Jaką nazwę sprzedawcy na fakturze i paragonie fiskalnym powinna podać osoba fizyczna prowadząca działalność

rada

Powinna Pani w dokumentach sprzedaży (tj. paragon i faktura) podawać obowiązkowo imię i nazwisko. Może Pani podawać dodatkowo przyjętą nazwę XYZ.

uzasadnienie

Przedsiębiorca (osoba fizyczna, prawna) działa pod firmą (nazwą). Może posługiwać się również skrótem tej firmy (nazwy). Firma i jej skrót (nazwa i nazwa skrócona) jest ujawniana we właściwym rejestrze: np. ewidencji działalności gospodarczej, Krajowym Rejestrze Sądowym. Oznacza to, że firmy (ich nazwy) są indywidualnym oznaczeniem przedsiębiorcy. Firmą osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą jest jej imię, nazwisko i ewentualne dodatkowe oznaczenia (np. nazwa firmy, nazwa skrócona). Nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu.

Nazwą podaną na zgłoszeniu (w tym zawierającą imię i nazwisko osoby fizycznej) firma ma obowiązek się posługiwać na wszelkiego rodzaju dokumentach urzędowych, na firmowej pieczątce itd. Ponieważ w tym przypadku podatnikiem jest osoba fizyczna, jej dane to imię i nazwisko, które mogą być rozszerzone o przyjętą nazwę. Ponadto w przypadku rejestracji jako podatnik VAT podatnik podaje tylko imię i nazwisko.

Taką zatem nazwą firma powinna się posługiwać również w dokumentach potwierdzających dokonywaną sprzedaż dokumentowaną zarówno fakturami VAT, jak i paragonem fiskalnym.

Faktury VAT

Paragraf 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur stanowi, że faktura VAT powinna zawierać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy. Zastosowane w przepisie wyrażenie „lub” nie oznacza bynajmniej dowolności. Przepis rozporządzenia koresponduje z art. 106 ustawy o VAT, w myśl którego podatnicy VAT obowiązani są wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dane dotyczące podatnika i nabywcy. Użyte w przepisie pojęcie „dane dotyczące podatnika” wskazuje jednoznacznie na to, że muszą to być takie dane, które jednoznacznie identyfikują te podmioty, czyli według ich nazw, pod którymi są zarejestrowani jako przedsiębiorcy.

Stanowisko takie potwierdził m.in. Urząd Skarbowy Warszawa-Ursynów w piśmie z 25 maja 2006 r. (nr 1438/443/92-40/2006/AO), w którym stwierdził: „Przedsiębiorca prowadzący działalność jednoosobowo jako osoba fizyczna winien podawać na fakturach imię i nazwisko oraz adres zamieszkania. Powyżej wymienione dane zawarte są bowiem w zgłoszeniu rejestracyjnym w zakresie podatku od towarów i usług ww. podmiotów (VAT-R) i obok numeru identyfikacji podatkowej (NIP) stanowią podstawowe elementy identyfikacji podatnika zarejestrowanego dla potrzeb tego podatku”.

Paragon fiskalny

Taka sama zasada dotyczy danych podatnika zamieszczanych na paragonie fiskalnym.

Paragon fiskalny powinien zawierać m.in.: imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby podatnika (§ 4 pkt 6 lit. a) rozporządzenia w sprawie warunków, jakie muszą spełniać kasy fiskalne). Jeżeli prowadzi Pani sprzedaż w kilku punktach, każda z zainstalowanych kas przypisana jest temu stanowisku, o czym świadczy m.in. drukowany na paragonie adres punktu sprzedaży. Pani nazwa jako sprzedawcy powinna być tożsama z nazwą przedsiębiorcy, pod jaką została Pani zarejestrowana w ewidencji działalności gospodarczej i rejestracji na potrzeby VAT, czyli powinna zawierać przede wszystkim imię i nazwisko. Może Pani podawać dodatkowo przyjętą nazwę „XYZ”. Nie może Pani podawać samej nazwy.

WAŻNE!

Firmą (nazwą) osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą jest jej imię, nazwisko i ewentualne dodatkowe oznaczenia (np. nazwa firmy, nazwa skrócona itp.). Taka nazwa powinna być podawana w wystawianych fakturach dokumentujących sprzedaż oraz na paragonach fiskalnych.

• art. 106 ust. ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 141, poz. 888

• § 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 95, poz. 798; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 89, poz. 542

• § 4 pkt 6 lit. a) rozporządzenia Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników - Dz.U. Nr 108, poz. 948; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 85, poz. 798

Mariusz Darecki

ekspert w zakresie VAT