Rozliczenie niedoborów towarów handlowych w kosztach

Z prowadzeniem działalności gospodarczej nierozerwalnie złączone jest ryzyko poniesienia określonych strat w towarach handlowych. Z niedoborem mamy do czynienia wówczas, gdy stan rzeczywisty jest niższy od stanu ewidencyjnego, natomiast w odwrotnej sytuacji występuje nadwyżka. Rozliczenie podatkowe tych strat w zakresie kosztów uzyskania przychodów zależne jest od przyczyn ich powstania. Ważne jest przed wszystkim, czy niedobory są zawinione czy też nie.

Niedobory zawinione

Do zawinionych zaliczamy takie niedobory, które powstały z winy osób materialnie odpowiedzialnych lub innych osób wskutek niedbalstwa, nadużyć, braku właściwego zabezpieczenia itp. Niedobory zawinione można podzielić na:

1) niedobory bezsporne - osoba winna wyraża zgodę na ich pokrycie,

2) niedobory sporne - osoba winna nie wyraża zgody na ich pokrycie; wówczas kierownik jednostki podejmuje decyzję, czy zalicza dany niedobór do niedoborów dochodzonych czy niedoborów niedochodzonych; w przypadku pierwszej ze wskazanych grupy niedoborów spór kierowany jest na drogę sądową; w przypadku natomiast niedoborów niedochodzonych właściciel (kierownik jednostki) rezygnuje z takiej formy rozstrzygnięcia sporu, godząc się z poniesieniem straty albo stosując, w stosunku do osoby obwinionej, sankcje przewidziane w wewnętrznym regulaminie jednostki.

Niedobory zawinione nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, co było wielokrotnie potwierdzane zarówno przez sądy, jak i organy podatkowe. Przykładowo w wyroku NSA z 14 marca 2000 r. (sygn. akt III SA 1095/99) możemy przeczytać: „(...) nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów braki w środkach obrotowych zawinione przez samego podatnika, na przykład powstałe na skutek niewłaściwego składowania, braku nadzoru (...)”.

Również Ministerstwo Finansów nie pozostawia wątpliwości w omawianej kwestii. W piśmie z 26 kwietnia 2001 r. (nr PB3-MD-289-8214-35/2001) uznaje: „(...) Z obowiązujących przepisów ww. ustawy nie wynika, aby straty w środkach obrotowych należało a priori wykluczyć z kosztów uzyskania przychodów, a zatem, co do zasady, straty te mogą być uznane za koszty podatkowe, jednakże każdy przypadek i każde tego rodzaju zdarzenie gospodarcze należy rozpatrywać i oceniać indywidualnie jako konkretny przypadek z uwzględnieniem okoliczności faktycznych badanej sprawy (...). Co do zasady, poniesienie wydatków na nabycie środków obrotowych, np. towarów handlowych, materiałów, opakowań, ma na celu osiągnięcie przychodów. Wobec tego straty w tych środkach obrotowych, powstające w trakcie normalnego i racjonalnego działania podatnika (np. właściwie udokumentowane ubytki naturalne), oraz straty powstałe w wyniku zdarzeń losowych (np. kradzieży), przy uznaniu ich za koszty uzyskania przychodów powinny być uwzględniane w rachunku podatkowym (...). W każdym jednak przypadku obciążenie kosztów podatkowych i forma udokumentowania strat będzie uzależniona od indywidualnej sytuacji. Zważywszy na różnorodność rodzajów prowadzonej działalności i zdarzeń powodujących straty nie jest możliwe przyjęcie jednej - obowiązującej w każdej sytuacji wykładni (...)”.