Mniejsze formalności z archiwizacją dokumentów przez pracodawców

Pomysły dotyczące powyższych zmian opracowywane są w Ministerstwie Gospodarki przy współpracy z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej. Odnoszą się przede wszystkim do niejasnych przepisów dotyczących obowiązku przechowywania dokumentów przez nawet pół wieku. Koszty tej powinności ponosi ponad 800 tys. przedsiębiorców. Firmy wydają na przechowywanie dokumentacji nawet 130 mln zł rocznie.

Resort gospodarki proponuje, aby przez 50 lat przechowywane były tylko dokumenty, które mogą być pomocne do celów emerytalnych. Aktualnie ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ogólnie stanowi, że należy przechowywać dokumentację pracowniczą. A firmy z ostrożności przechowują wszystko, poczynając od list obecności po ewidencję czasu pracy i listy płac. Opracowany zostanie katalog, które dokumenty będa objęte półrocznym okresem archiwizacji.

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!

Zasadą ma stać się przechowywanie dokumentów pracowniczych maksymalnie przez 5 lat od ustania zatrudnienia danej osoby. Taki termin jest zasadny, bo w tym czasie pracownik może wystąpić do sądu z roszczeniem przeciwko pracodawcy o zaległe wynagrodzenie lub wypłatę dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Przez ten czas US i ZUS mogą żądać zaległych podatków i składek. Projekt będzie wprost wskazywał jakie dokumenty nie muszą być przechowywane i od razu zutylizowane.

Zgodnie z planami przechowywane do końca zatrudnienia pracownika mają być: dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe i uprawnienia do wykonywania określonych zadań przez pracownika, orzeczenia lekarskie o zdolności do pracy.

Jakie roszczenia przysługują za niewydanie świadectwa pracy?

Przez 5 lat po ustaniu zatrudnienia byłyby przechowywane: ewidencja czasu pracy (urlopy), ewidencja wypłaconego wynagrodzenia (w tym za nadgodziny), ewidencja wyposażenia BHP wydanego pracownikowi. Przez 50 lat byłyby przechowywane do celów emerytalnych: umowa o pracę, umowa o zakazie konkurencji, umowa o dokształcanie pracownika, świadectwo pracy uzupełnione o dane zapisane obecnie w RP-7, czyli np. wysokość wypłaconego wynagrodzenia.

Dokładny termin rozpoczęcia prac na projektem nie jest jeszcze znany.

Jak uzyskać dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników 50+?