Jak założyć firmę i współpracować z ZUS

Osoba, która planuje założyć własną firmę, najpierw musi uzyskać w gminie wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej. Następnie w urzędzie skarbowym otrzymać numer identyfikacji podatkowej (NIP), a w wojewódzkim urzędzie statystycznym numer REGON. To właśnie tymi numerami przedsiębiorca będzie się posługiwać w kontaktach z ZUS.

Kiedy zgłoszenie

Po uzyskaniu wszystkich wymaganych wpisów w rejestrach przedsiębiorca, w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia wykonywania działalności zobowiązany jest dokonać zgłoszenia w ZUS (we właściwym dla siedziby firmy). Będzie do tego potrzebował:

- dowodu osobistego,

- zaświadczenia potwierdzającego wpis do ewidencji,

- kserokopię (oryginał do wglądu) numeru NIP oraz REGON,

- numer firmowego rachunku bankowego.

Należy pamiętać, że obowiązek ubezpieczeń społecznych osoby prowadzącej działalność, a tym samym konieczność opłacania składek, powstaje nie od momentu uzyskania wszystkich koniecznych wpisów i numerów do jej prowadzenia, ale dopiero od dnia faktycznego rozpoczęcia wykonywania działalności. Ustaje natomiast z dniem zaprzestania jej wykonywania.

REJESTR DLA OSÓB FIZYCZNYCH I PRAWNYCH

Przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą po uzyskaniu wpisu do rejestru w Krajowym Rejestrze Sądowym albo do Ewidencji Działalności Gospodarczej. Do ewidencji wpisywani są przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, a do KRS spółki.

5 KROKÓW ABY ZAŁOŻYĆ DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZĄ, NALEŻY:

1. uzyskać w gminie wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej

2. Uzyskać w urzędzie skarbowym numer identyfikacji podatkowej (NIP)

3. Uzyskać w wojewódzkim urzędzie statystycznym numer REGON

4. Założyć w banku konto firmowe

5. Po rozpoczęciu wykonywania działalności w ciągu 7 dni wysłać zgłoszenie do ZUS jako płatnik składek i do odpowiednich ubezpieczeń

To właśnie od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności osoba ją prowadząca podlega obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu, zdrowotnemu i opłaca składkę na Fundusz Pracy (poza wyjątkami). Może też dobrowolnie opłacać składkę na ubezpieczenie chorobowe.

Bardzo często jest bowiem tak, że osoba nie rozpoczyna wykonywania działalności gospodarczej od dnia oznaczonego we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Okres faktycznego rozpoczęcia działalności nie musi się więc pokrywać z datą wskazaną we wpisie jako data rozpoczęcia wykonywania działalności. Nawet ta data nie przesądza o faktycznym prowadzeniu działalności, a w konsekwencji nie rodzi obowiązku ubezpieczeń społecznych i opłacania składek od dnia wskazanego w uprawnieniu (przykład 1).

PRZYKŁAD 1: KIEDY ZGŁOSIĆ SIĘ DO ZUS

Osoba uzyskała w styczniu wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej, NIP i REGON, ale zamierza rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej dopiero w marcu. Wtedy otrzyma pierwsze zlecenie na remont mieszkania. Osoba taka powinna zgłosić się do ZUS po faktycznym rozpoczęciu prac budowlanych. Jeśli będzie to marzec, to dopiero za ten okres (w kwietniu) będzie zobowiązana odprowadzać składki do ZUS.

Jak zgłosić się do ZUS

Zgłoszenie do ubezpieczeń do ZUS odbywa się na odpowiednich dokumentach zgłoszeniowych, które udostępnia Zakład. W ZUS trzeba zgłosić:

- siebie jako płatnika składek

- siebie do odpowiednich ubezpieczeń (tj. jako osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą podlegającą z tego tytułu określonym ubezpieczeniom).

Trzeba też pamiętać o obowiązku zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, spełniających w tym zakresie warunki określone ustawą z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Członka rodziny ubezpieczonego zgłasza się do ubezpieczenia zdrowotnego w terminie 7 dni od dnia powstania jego uprawnień do tego ubezpieczenia (z tytułu zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego ubezpieczonego przez danego płatnika składek).

Zgłoszenia siebie jako płatnika składek dokonuje się na formularzu ZUS ZFA (zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek osoby fizycznej). Do dokumentu tego trzeba dołączyć kopię decyzji urzędu skarbowego o nadaniu NIP i kopię zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON.

W tym zgłoszeniu (ZUS ZFA), w bloku II (Dane identyfikacyjne płatnika składek), trzeba podać następujące dane:

- NIP (zgodny z załączoną kopią decyzji urzędu skarbowego),

- aktualny numer REGON (zgodny z załączoną kopią zaświadczenia urzędu statystycznego),

- nazwisko, imię pierwsze i datę urodzenia,

- w przypadku zamiaru przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS w formie elektronicznej (poprzez teletransmisję danych) nazwę skróconą płatnika.

Jeśli płatnik oprócz rachunku bankowego podanego w dokumencie ZUS ZFA posiada inne rachunki, powinien przekazać do ZUS formularz ZUS ZBA (informacja o numerach rachunków bankowych płatnika składek).

Z kolei jeśli adres (adresy) prowadzenia działalności gospodarczej jest inny niż adres siedziby płatnika składek podany w dokumencie ZUS ZFA, płatnik przekazuje do ZUS odpowiednią informację na formularzu ZUS ZAA (adresy prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek).

Jakie formularze do ubezpieczeń

Równocześnie ze zgłoszeniem siebie jako płatnika składek trzeba też zgłosić się w ZUS do odpowiednich ubezpieczeń. Zgłoszenia takiego dokonuje się:

- na formularzu ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej) - jeśli osoba podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu lub tylko ubezpieczeniom społecznym,

- na formularzu ZUS ZZA (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych), jeśli osoba podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (przykład 2),

- ZUS ZCZA - zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, lub

- ZUS ZCNA - zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego.

PRZYKŁAD 2: JAKI FORMULARZ DO ZUS DLA PRACOWNIKA

Pracownik zarabia średnią krajową. Postanawia rozpocząć wykonywanie działalności gospodarczej. Ponieważ jego pierwszy tytuł do ubezpieczeń społecznych stanowi stosunek pracy, zgłasza się do ubezpieczeń do ZUS na formularzu ZUS ZZA (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych) jako osoba podlegająca z tytułu działalności wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Jaka forma zgłoszenia

Osoby prowadzące własny biznes są zobowiązane do przekazywania dokumentów do ZUS albo w formie elektronicznej (utworzonej w aktualnej wersji programu PŁATNIK i obowiązkowej dla płatników składek rozliczających składki za więcej niż 5 osób), albo papierowej (na oryginalnych formularzach dostępnych w terenowych jednostkach ZUS lub w formie wydruków z programu PŁATNIK dla płatników składek rozliczających składki nie więcej niż za 5 osób).

Osoba prowadząca firmę sama lub taka, która zatrudnia nie więcej niż 5 osób (wliczając w to osoby współpracujące), może więc zgłosić się do ZUS, przesyłając dokumenty w formie papierowej. Nie ma jednak przeszkód, aby przesyłała je elektronicznie. Ta forma ma wiele zalet, bo eliminuje ręczne wypełnianie dokumentów i minimalizuje ryzyko pomyłek.

Jeśli ktoś jednak chce składać dokumenty w formie papierowej (lub wydruki z programu PŁATNIK), to musi to zrobić w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS, właściwej dla siedziby firmy (na stanowiskach przyjmowania dokumentów) lub przesyłać je pocztą.

Kto zgłasza się do ZUS

Obowiązek zgłoszenia się do ZUS i opłacania składek ciąży na:

- osobie prowadzącej pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych,

- twórcy i artyście,

- osobie prowadzącej działalność w zakresie wolnego zawodu,

- wspólniku jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, wspólniku spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej,

- wspólniku spółki cywilnej.

Jak rozliczać składki

Rozliczanie wpłacanych do ZUS składek odbywa się na dokumentach udostępnianych przez zakład. Są to:

- ZUS DRA - deklaracja rozliczeniowa,

- ZUS RCA - imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,

- ZUS RZA - raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,

- ZUS RSA - raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.

Imienne raporty (3 ostatnie) składa się wtedy, gdy osoba prowadząca działalność zatrudnia choćby jedną osobę. Jeśli nikogo nie zatrudnia, do rozliczenia wystarczy sama deklaracja ZUS DRA.

ZUS nie wymaga jednak, aby tę deklarację składać co miesiąc. Jeśli osoba prowadząca działalność płaci składki wyłącznie za siebie i nic się nie zmienia w stosunku do danych wykazanych w ostatnio złożonej deklaracji, nie musi składać co miesiąc ZUS DRA. Takie zwolnienie dotyczy sytuacji, gdy następuje zmiana w stosunku do danych wykazanych w ostatnio przekazanej do ZUS deklaracji rozliczeniowej, ale jest to zmiana wynikająca wyłącznie ze zmiany wysokości minimalnej podstawy wymiaru składek. Osoba taka musi więc opłacać tylko składki za kolejne miesiące w obowiązującej wysokości. Wtedy w dokumencie polecenia przelewu/wpłaty gotówkowej, w polu 10 (nr deklaracji) wpisuje 01, a w polu 11 (deklaracja) miesiąc i rok, którego wpłata dotyczy (wymienione pola powinna zatem wypełnić następująco: na przykład za maj 2006 r. - 01 052006, za czerwiec 2006 r. - 01 062006).

Od 1 czerwca 2006 r. osoby prowadzące działalność opłacające składki wyłącznie za siebie (lub za osoby współpracujące), ale od 30 proc. minimalnego wynagrodzenia, też są zwolnione z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za kolejny miesiąc. Zwolnienie to obowiązuje, jeśli w ostatnio złożonej deklaracji lub raporcie zadeklarowały jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 30 proc. minimalnego wynagrodzenia, a na ubezpieczenie zdrowotne kwotę minimalnej podstawy wymiaru składek (75 proc. przeciętnego wynagrodzenia).

Osoby te są zwolnione z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych za kolejny miesiąc także wówczas, gdy zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego jest spowodowana wyłącznie zmianą minimalnego wynagrodzenia lub przeciętnego wynagrodzenia (tak jak ma to miejsce w styczniu tego roku). Osoby te (jeśli prowadziły działalność z ulgą na przykład od początku ubiegłego roku) powinny były złożyć deklarację za kwiecień i maj (2006 r.), a za czerwiec i kolejne miesiące z tego obowiązku są zwolnione (jeżeli w stosunku do miesiąca poprzedniego nie zajdą żadne zmiany).

Gdy pomaga rodzina

Osobom zakładającym własną firmę często pomagają członkowie ich rodzin. Także oni podlegają ubezpieczeniom społecznym (właściciel firmy musi zgłosić je do ZUS i opłacać składki), ale jako tzw. osoby współpracujące.

ENCYKLOPEDIA PRAWA

- Za członka rodziny - dla celów ubezpieczenia zdrowotnego - uważa się:

   - dziecko własne, małżonka, przysposobione, wnuka albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli kształci się dalej - do ukończenia 26 lat (jeżeli posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne, traktowane na równi bez ograniczenia wieku),

   - małżonka,

   - wstępnych (tj. rodziców, dziadków itp.) pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

ENCYKLOPEDIA PRAWA

- Osoby współpracujące to:

   - małżonek,

   - dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione,

   - rodzice, macocha i ojczym,

   - osoby przysposabiające.

KIEDY NIE TRZEBA WYSYŁAĆ ELEKTRONICZNIE

Osoba prowadząca działalność i zatrudniająca więcej niż 5 osób za zgodą dyrektora oddziału ZUS może też przekazać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej albo przez nośniki elektroniczne (np. CD-ROM) w formie dokumentu elektronicznego z aktualnej wersji Płatnika.

SPÓŁKA CYWILNA Z MAŁŻONKIEM

Jeśli spółka cywilna, której wspólnicy są traktowani jako osoby prowadzące działalność gospodarczą, zatrudni na umowie o pracę małżonka jednego ze wspólników, osoba ta traktowana będzie dla celów ubezpieczeń społecznych jako pracownik, a nie współpracujący.

Warunkiem koniecznym uznania osób bliskich za współpracowników jest to, że pozostają z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu działalności.

Jeżeli osoba taka spełnia wskazane kryteria, to dla celów ubezpieczeń społecznych jest traktowana jako osoba współpracująca i musi opłacać składki takie same jak osoba prowadząca działalność gospodarczą. Jest to korzystne rozwiązanie, bo składki te są zazwyczaj niższe niż gdyby osoba musiała je opłacać jak pracownik. Jeśli więc prowadzący firmę zatrudnia na podstawie umowy o pracę żonę, to dla celów ubezpieczeniowych będzie ona traktowana jako osoba współpracująca. Oczywiście pod warunkiem, że małżonkowie prowadzą wspólne gospodarstwo domowe i współpracują przy prowadzeniu działalności.

Ile do ZUS

Osoba prowadząca działalność gospodarczą musi opłacać za siebie oraz za osoby z nią współpracujące składki ubezpieczeniowe. Cztery z nich to składki na ubezpieczenia społeczne:

- na ubezpieczenie emerytalne - 19,52 proc. tzw. podstawy wymiaru, która zależy od wysokości wynagrodzeń,

- na ubezpieczenie rentowe - 10 proc. (od 1 lipca 2007 r.),

- na ubezpieczenie chorobowe 2,45 proc. (składka ta jest dobrowolna).

- na ubezpieczenie wypadkowe składka jest zróżnicowana i wynosi od 0,97 proc. do 3,86 proc. podstawy; dla osób prowadzących działalność i zatrudniających do 9 osób wynosi 1,8 proc.

Poza tym prowadzący biznes (poza wyjątkami) muszą opłacać składkę na Fundusz Pracy. Wynosi 2,45 proc. podstawy wymiaru. Dodatkowo przedsiębiorca ma obowiązek opłacać składkę na ubezpieczenie zdrowotne, wynoszącą 9 proc., ale liczone od innej podstawy wymiaru (patrz niżej).

Jeśli osoba prowadzi działalność sama i nie zatrudnia pracowników, nie musi opłacać składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Trzy podstawy

Składki, w procentowej wysokości, o której pisaliśmy wyżej (na przykład na ubezpieczenie rentowe 13 proc.), przedsiębiorcy opłacają od zadeklarowanej kwoty, która nie może wynieść mniej niż:

- 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, w poprzednim kwartale - jeśli działalność rozpoczęli przed 25 sierpnia 2005 r. albo po tym dniu, ale w ostatnich 5 latach prowadzili już biznes, albo

- 30 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia jeśli działalność rozpoczęli 25 sierpnia 2005 r. lub później,

- podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne dla obydwu grup wynosi nie mniej niż 75 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw z poprzedniego kwartału, wraz z wypłatami z zysku.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (jest ogłaszana przez ZUS 5 razy w roku - na okresy styczeń-luty, marzec-maj, czerwiec-sierpień, wrzesień-listopad i grudzień) dla większości osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą stanowi zadeklarowana kwota, która nie może być niższa niż wspomniane 60 proc.

Przedsiębiorcy muszą też (po samodzielnym ustaleniu stopy procentowej) opłacić składki na ubezpieczenie wypadkowe. Zasady ustalania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe są omówione w poradniku dla płatników składek - pt. Ustalanie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe za okres od 1 stycznia 2003 r. - dostępnym na stronach internetowych ZUS oraz w formie broszury w jednostkach organizacyjnych ZUS.

Ponadto, osoby prowadzące własny biznes muszą też opłacać składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Podstawę jej wymiaru stanowi 75 proc. wspomnianego wynagrodzenia.

Dla debiutujących - ulga

Ponieważ dla osób debiutujących w biznesie kwota ta może stanowić wysokie obciążenie, ustawodawca wprowadził dla nich specjalne rozwiązanie. Wybrane osoby, które rozpoczęły działalność swojej firmy 25 sierpnia 2005 r. lub później, mogą korzystać z ulgi w opłacaniu składek do ZUS. Przez pierwsze 2 lata od daty rozpoczęcia wykonywania działalności opłacają składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe (dobrowolna) od preferencyjnej podstawy wymiaru. Nie opłacają składki na Fundusz Pracy.

Podstawa do obliczenia składek jest zdecydowanie niższa niż ta, którą opłacają osoby już prowadzące działalność. Wynosi nie 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia, ale 30 proc. minimalnego wynagrodzenia (przez cały 2007 rok 280,80 zł tj. 30 proc. z kwoty 936 zł).

TRZEBA PŁACIĆ BEZ WZGLĘDU NA DOCHÓD

Obowiązek opłacania składek do ZUS nie zależy od uzyskiwania dochodów z działalności. Sama gotowość do jej prowadzenia powoduje powstanie tego obowiązku. Składki trzeba też opłacać niezależnie od tego, czy przedsiębiorca osiąga jakiekolwiek zyski z działalności.

WAŻNE WYJAŚNIENIA

- Gdzie wpŁacać

Składki trzeba opłacać na rachunki bankowe ZUS odrębnie na:

- ubezpieczenia społeczne (nr konta: 83101010230000261395100000),

- ubezpieczenie zdrowotne (nr konta: 78101010230000261395200000),

- Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (nr konta: 73101010230000261395300000).

- W jakich terminach

Osoby prowadzące firmę są zobowiązane do opłacania składek do ZUS nie później niż do 10 dnia następnego miesiąca.

Trzeba zaznaczyć, że wszystkie te wartości obliczone są od aktualnie obowiązującej podstawy naliczania składek i kwoty minimalnego wynagrodzenia za 2007 rok (zmienia się co roku). W przyszłości będą różne podstawy naliczania składek (w związku z tym ich kwoty) i poziom minimalnej płacy. Jednak ulga - ze względu na różnicę podstawy wymiaru składek - zawsze będzie znacząca.

Kto zapłaci mniej

Preferencyjne składki na ubezpieczenia społeczne mogą opłacać jedynie osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych, w tym wspólnicy spółki cywilnej. Także wykonywanie wolnego zawodu (np. adwokata, lekarza) stanowi działalność gospodarczą i te osoby też mogą korzystać z ulgi. Z preferencyjnych zasad opłacania składek nie mogą natomiast korzystać wspólnicy spółek jawnych, komandytowych lub partnerskich oraz jednoosobowy wspólnik spółki z o.o., a także twórcy i artyści.

Z ulgi mogą skorzystać osoby, które nie prowadzą obecnie działalności gospodarczej ani nie prowadziły jej w ciągu ostatnich 60 miesięcy. Nie można więc zamknąć prowadzonej firmy i założyć nowej, chcąc skorzystać z możliwości opłacania niższych składek. Ponadto, z możliwości skorzystania z ulgi wykluczone są osoby, które prowadząc firmę, wykonywałyby działalność dla byłego pracodawcy, na rzecz którego w roku założenia firmy (lub poprzednim) wykonywały czynności wchodzące w zakres aktualnie prowadzonej działalności na podstawie stosunku pracy albo spółdzielczego stosunku pracy. Trzeba też pamiętać, że składki w normalnej wysokości (od kwoty nie niższej od 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia) opłacają osoby współpracujące z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność gospodarczą. Nawet wtedy, gdy osoby takie współpracują z osobą prowadzącą działalność i opłacającą preferencyjne składki (przykład 3).

PRZYKŁAD 3: KIEDY MOŻNA WSPÓŁPRACOWAĆ Z BYŁYM PRACODAWCĄ

Do końca 2005 roku pracownik pracował na etacie w firmie budowlanej. Umowa o pracę wygasła 31 grudnia 2005 r. Obecnie dawny pracodawca oferuje mu zlecenie, ale musi on prowadzić działalność gospodarczą. Osoba taka będzie mogła założyć firmę i opłacać preferencyjne składki, bo w jej sytuacji liczy się data zakończenia umowy o pracę. Ponieważ założy firmę w 2007 roku, to będzie mogła skorzystać z ulgi (mimo wykonywania usług dla byłego pracodawcy), gdyż nie wykonywała ich ani w bieżącym, ani w poprzednim roku kalendarzowym. Bierze się w tym przypadku pod uwagę lata 2006-2007.

Jak płacić

Składki trzeba opłacać za każdy miesiąc prowadzonej działalności. Ich wysokości nie trzeba oczywiście wyliczać samemu - są podawane w komunikacie ZUS i na stronach intenetowych Zakładu (pod adresem www.zus.pl/ubezpie/podstawa.htm). Składki trzeba opłacać w formie bezgotówkowej (w drodze obciążenia rachunku ZUS).

Jeśli przedsiębiorca prowadził działalność tylko przez część miesiąca, na przykład rozpoczął jej wykonywanie w trzeciej dekadzie września, nie musi opłacać składek na ubezpieczenia społeczne za cały miesiąc. Składki na te ubezpieczenia są podzielne i jeśli rozpoczęcie wykonywania działalności nastąpiło w trakcie miesiąca, można je pomniejszyć odpowiednio do liczby dni prowadzonej działalności.

Inaczej jest z ubezpieczeniem zdrowotnym. Nawet jeśli rozpoczęcie działalności nastąpiło w trakcie miesiąca, składka na to ubezpieczenie musi być opłacona w pełnej wysokości. Jest ona miesięczna i niepodzielna. (przykład 4).

PRZYKŁAD 4: ROZPOCZĘCIE DZIAŁALNOŚCI W TRAKCIE MIESIĄCA

Osoba rozpoczęła prowadzenie działalności 2 stycznia tego roku. Jest to jej pierwsza działalność, nie wykonuje jej na rzecz byłego pracodawcy, może więc skorzystać z ulgowej podstawy wymiaru. W takiej sytuacji minimalną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za styczeń trzeba podzielić przez 31 (liczba dni stycznia) i pomnożyć przez 30 (liczba dni podlegania ubezpieczeniom w styczniu)

280,80 zł: 31 x 30 = 271,74 zł.

Od ustalonej w ten sposób podstawy trzeba naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne za styczeń. Wynoszą one:

- na ubezpieczenie emerytalne - 271,74 zł x 19,52 proc. = 53,04 zł

- na ubezpieczenie rentowe - 271,74 zł x 13,00 proc. = 35,33 zł

- na ubezpieczenie wypadkowe - 271,74 zł x 1,80 proc. = 4,89 zł

- na ubezpieczenie chorobowe - 271,74 zł x 2,45 proc. = 6,66 zł

Ponieważ podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne nie ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu, w sytuacji gdy działalność została rozpoczęta lub zakończona w trakcie miesiąca, osoba taka musi zapłacić pełną składkę wynoszącą 177,36 zł.

Składki z tytułu prowadzonej działalności płaci się do 10 następującego miesiąca, a jeżeli przedsiębiorca będzie zatrudniał pracowników, do 15 dnia następnego miesiąca. Jeśli więc ktoś rozpocznie wykonywanie działalności 1 stycznia, to składki za ten miesiąc musi wpłacić najpóźniej do 10 lutego.

Od nieopłaconych w terminie składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i Fundusz Pracy ZUS nalicza odsetki za zwłokę. Od 1 marca 2006 r. wynoszą one 11 proc. w stosunku rocznym. Odsetki te trzeba uregulować wraz z opłaconą po terminie kwotą składki.

Jak korygować dokumenty

W przypadku zmiany danych wykazanych w złożonych do ZUS dokumentach ubezpieczeniowych, bądź po tym jak samemu stwierdzi się (lub zrobi to ZUS) błędy w tych dokumentach, trzeba przekazać do ZUS odpowiednie zgłoszenie zmiany lub korekty danych. Przed dokonaniem tego płatnik składek powinien upewnić się, jaki formularz należy zastosować w danym przypadku, jak prawidłowo go wypełnić, w jakiej formie dany dokument powinien zostać przekazany do ZUS, a także czy i jakie dokumenty należy do niego dołączyć. Na innych bowiem formularzach dokonuje się zgłoszenia zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych, na innych - zmiany lub korekty pozostałych danych (np. ewidencyjnych lub adresowych), a jeszcze na innych - korekty rozliczeń składek.

Ponadto inne formularze i zasady obowiązują (np. termin zgłoszenia zmiany lub korekty danych do ZUS) w przypadku zgłaszania zmiany lub korekty danych dotyczących płatnika składek, a inne w przypadku danych dotyczących osoby ubezpieczonej.

Jak wyrejestrować działalność

Gdy osoba prowadząca działalność zaprzestanie jej prowadzenia (co oznacza, że faktycznie nie wykonuje żadnych czynności związanych z prowadzeniem tej działalności - patrz wyjaśnienia eksperta), wyrejestrowuje z ZUS siebie:

- jako ubezpieczonego - na formularzu ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń),

- jako płatnika składek - na formularzu ZUS ZWPA (wyrejestrowanie płatnika składek) w terminie 14 dni od zakończenia działalności.

Inna praca oprócz firmy

Często zdarza się, że osoby prowadzące działalność gospodarczą są równocześnie pracownikami, emerytami, rencistami czy podpisują umowy zlecenia. Mogą wtedy zmieniać się ich obowiązki wobec ZUS, łącznie ze sposobem opłacania składek. Generalną zasadą jest to, że jeśli osoba prowadzi wyłącznie działalność, podlega wszystkim ubezpieczeniom (społecznym i zdrowotnemu). Jeśli natomiast ma inny tzw. tytuł do ubezpieczeń, może podlegać tym ubezpieczeniem w inny sposób.

Gdy przedsiębiorca ma zlecenie

Gdy umowa zlecenie jest wykonywana w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej (przedmiot prowadzonej działalności jest taki sam jak przedmiot wykonywanej umowy i w zakresie podatkowym przychód z umowy zlecenia jest traktowany jako przychód z działalności), nie ma tzw. zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych. Wtedy ubezpieczony podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu z tytułu prowadzonej działalności. Osoba taka nie podlega więc ani obowiązkowo, ani dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym i w konsekwencji ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu umowy zlecenia. Umowę tę należy wtedy traktować jako jedną z umów, w wyniku której działalność jest prowadzona i uzyskiwany jest przychód.

Sytuacja zmienia się, gdy umowa zlecenie jest zawarta z osobą, która równocześnie prowadzi działalność gospodarczą, ale przedmiot wykonywanej umowy jest inny niż przedmiot prowadzonej działalności. Wówczas występuje zbieg tytułów do ubezpieczeń: umowa zlecenia i działalność gospodarcza. W takiej sytuacji z jednego z tych tytułów, wybranego przez ubezpieczonego, ubezpieczenia, są obowiązkowe, z drugiego - dobrowolne.

Od 1 listopada 2005 r. zleceniobiorca prowadzący działalność i równocześnie wykonujący umowę zlecenia może jako tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń wybrać umowę zlecenia, gdy z tej umowy uzyskuje wynagrodzenie równe co najmniej obowiązującej go minimalnej podstawie wymiaru składek z działalności gospodarczej (przykład 5).

PRZYKŁAD 5: KIEDY WŁAŚCICIEL FIRMY MA WYBÓR

Od listopada 2006 r. osoba prowadzi działalność gospodarczą i opłaca składki na ubezpieczenia społeczne z tej działalności od 30 proc. minimalnego wynagrodzenia. Od grudnia wykonuje dodatkowo umowę zlecenia (otrzymuje z tego tytułu wynagrodzenie w wysokości 500 zł). W związku z tym w grudniu mogła ona w dalszym ciągu podlegać obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z działalności lub jako tytuł do tych ubezpieczeń wybrać umowę zlecenia.

Zmiany w zakresie wyboru tytułu do ubezpieczeń dotyczą wyłącznie osób prowadzących działalność gospodarczą na podstawie przepisów ustawy o działalności gospodarczej (w tym wspólników spółek cywilnych) lub innych przepisów szczególnych. W dalszym ciągu prawo wyboru tytułu do ubezpieczeń, bez względu na wysokość wynagrodzenia uzyskiwanego z umowy zlecenia, mają osoby prowadzące działalność w ramach spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej, jednoosobowi wspólnicy spółki z o.o. oraz osoby podlegające ubezpieczeniom jako twórcy i artyści.

Ile na etacie

Osoby będące pracownikami, spełniające warunki do objęcia ich obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z innych tytułów (np. prowadzenia pozarolniczej działalności) są objęte ubezpieczeniami tylko ze stosunku pracy. Nie muszą więc opłacać składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu prowadzonej działalności, ale pod warunkiem że miesięczny przychód z umowy o pracę jest wyższy od minimalnego wynagrodzenia (w 2007 roku 936 zł).

Osoba taka musi jednak opłacać składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Składka ta zostanie w tym przypadku opłacona zarówno z tytułu pozostawania w stosunku pracy, jak i prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej. Dla osoby mającej etat koszt prowadzenia działalności gospodarczej będzie się więc ograniczał do opłacania składki zdrowotnej (177,36 zł).

Przedsiębiorczy emeryt

Osoby posiadające ustalone prawo do emerytury lub renty prowadzące jednocześnie działalność nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu tej działalności. Mogą natomiast przystąpić do tych ubezpieczeń na zasadzie dobrowolności. Przepisy nie przesądzają przy tym, jaka ma to być emerytura lub renta - dlatego dotyczy to świadczeń zarówno z ZUS, jak i KRUS oraz tzw. świadczeń mundurowych.

Osoby te, posobnie jak pracownicy, podlegają natomiast obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu z prowadzonej działalności. Jednak składka na to ubezpieczenie z tytułu działalności nie jest opłacana przez osobę, której świadczenie emerytalne lub rentowe nie przekracza miesięcznie kwoty minimalnego wynagrodzenia, w przypadku gdy osoba ta:

- uzyskuje dodatkowe przychody z tego tytułu w wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 50 proc. kwoty najniższej emerytury albo

- opłaca podatek dochodowy w formie karty podatkowej.

Od 1 czerwca 2006 r. planowane było wejście w życie nowych przepisów dotyczących ubezpieczenia społecznego rencistów prowadzących działalność. Osoby te, mając ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy, miały podlegać obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu tej działalności, aż do czasu ustalenia prawa do emerytury. Wejście w życie tego przepisu przesunięto jednak.

Funkcjonariusz z firmą

Osoby pozostające w stosunku służby, czyli żołnierze zawodowi, policjanci, funkcjonariusze Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Więziennej oraz Biura Ochrony Rządu, które podejmują prowadzenie działalności pozarolniczej, obejmowane są ubezpieczeniami społecznymi z tytułu tej działalności na zasadzie dobrowolności. Obowiązkowa jest składka zdrowotna. Wyjątek stanowią funkcjonariusze Służby Celnej - prowadząc działalność pozarolniczą, podlegają oni dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym z tej działalności, pod warunkiem że ich miesięczny przychód tytułu służby odpowiada kwocie co najmniej minimalnego wynagrodzenia.

Natomiast, jeśli działalność prowadzi żołnierz niezawodowy lub odbywający służbę zastępczą, podlega on ubezpieczeniom wyłącznie z tytułu prowadzenia działalności.

Gdy rolnik rozpoczyna działalność

Osoba ubezpieczona w KRUS, rozpoczynająca prowadzenie działalności gospodarczej, generalnie przechodzi na ubezpieczenie do ZUS. Istnieje jednak możliwość pozostania tych osób w ubezpieczeniu rolniczym. Chodzi o osoby, dla których działalność gospodarcza jest jedynie dodatkowym obok gospodarstwa rolnego źródłem zarobkowania.

Rolnik lub domownik, który podlegając ubezpieczeniu rolniczemu w pełnym zakresie z mocy ustawy nieprzerwanie przez co najmniej 3 lata, rozpocznie prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej lub rozpocznie współpracę przy prowadzeniu tej działalności, podlega nadal ubezpieczeniu rolniczemu, jeśli spełnia łącznie następujące warunki:

- złoży w KRUS oświadczenie o kontynuowaniu tego ubezpieczenia w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej lub współpracy przy tej działalności,

- jednocześnie nadal prowadzi działalność rolniczą lub stale pracuje w gospodarstwie rolnym, obejmującym obszar użytków rolnych powyżej 1 ha przeliczeniowego, lub w dziale specjalnym,

- nie jest pracownikiem i nie pozostaje w stosunku służbowym,

- nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty albo do świadczeń z ubezpieczeń społecznych,

- kwota należnego podatku dochodowego za poprzedni rok podatkowy od przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie przekracza kwoty 2528 zł. Kwotę należnego podatku dochodowego od przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy rolnik lub domownik obowiązany jest udokumentować zaświadczeniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego i złożyć w KRUS wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 1, chyba że ten rolnik lub domownik nie prowadził pozarolniczej działalności gospodarczej w poprzednim roku podatkowym. Dokumenty te należy złożyć do 31 maja każdego roku podatkowego.

Niezachowanie terminu złożenia oświadczenia oraz zaświadczenia z urzędu skarbowego jest równoznaczne z ustaniem ubezpieczenia rolniczego z końcem kwartału, w którym rolnik lub domownik rozpoczął wykonywanie pozarolniczej działalności gospodarczej lub współpracę przy prowadzeniu tej działalności. Od dnia, w którym KRUS wyłączy tę osobę z ubezpieczenia rolniczego, jest ona zobowiązana zgłosić się do ubezpieczeń społecznych w ZUS - ma na to 7 dni.

WAŻNE INFORMACJE

- aktualną wersję programu Płatnik można otrzymać bezpłatnie (na płycie cd-rom) w każdej jednostce ZUS lub pobrać ze strony internetowej ZUS,

- we wszystkich dokumentach ubezpieczeniowych, w tym płatniczych, w polach dotyczących danych identyfikacyjnych płatnika składek, trzeba podawać odpowiednio takie same dane (NIP, REGON, nazwa skrócona spółki), jakie zostały podane w dokumencie zgłoszeniowym płatnika,

- zgłaszając daną osobę do ubezpieczeń, trzeba zwrócić szczególną uwagę na podanie prawidłowych danych identyfikacyjnych tej osoby, tj. nazwiska i imienia, daty urodzenia oraz numeru PESEL i NIP (jeśli nie nadano jej tych numerów lub jednego z nich - serii i numeru dowodu osobistego lub paszportu),

- osobom, które podlegają dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu, prawo do zasiłku z tego ubezpieczenia przysługuje po upływie 180 dni nieprzerwanego ubezpieczenia,

- w przypadku gdy wspólnik (wspólnicy), jako osoba prowadząca działalność gospodarczą, przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, należy pamiętać o opłacaniu należnych składek za wszystkich ubezpieczonych w obowiązującym terminie i pełnej wysokości, bo w przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą (a więc także wspólnika spółki) dobrowolne ubezpieczenie chorobowe ustaje m.in. od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego, za który nie opłacono w terminie składki należnej na to ubezpieczenie,

- w uzasadnionych przypadkach - na wniosek ubezpieczonego - ZUS może wyrazić zgodę na opłacenie składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe po terminie.

PODSTAWA PRAWNA

- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.).

- Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2005 r. nr 31, poz. 267).

- Ustawa z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (t.j. Dz.U z 1998 r. poz. 7, poz. 25).

- Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 149, poz. 982 z późn. zm.)

BARTOSZ MARCZUK

bartosz.marczuk@infor.pl