Depozytory na klucze i przedmioty: jak je wdrożyć

Na początku warto skontaktować się ze specjalistą, który dzięki zgromadzonemu doświadczeniu będzie potrafił przeprowadzić proces doboru urządzeń, który często bywa wypadkową potrzeb z realiami posiadanego budżetu. Dotyczy to wszystkich urządzeń, zarówno tych na klucze, jak i na broń i inne przedmioty. Z uwagi na dostępność rozwiązań na rynku i zmieniające się standardy, właściwa analiza potrzeb jest pomocna, także dla doświadczonych administratorów systemów bezpieczeństwa.

Przewidywana rozbudowa depozytora lub systemu depozytorów

 

 

Z uwagi na specyfikę danego budynku bądź instytucji, czy wreszcie kwestie związane z określonym budżetem, trudno jednoznacznie skodyfikować zasady związane z projektowaniem systemów przechowywania broni, telefonów komórkowych czy laptopów. To, co należy brać pod uwagę, to możliwość dalszej rozbudowy zarówno każdego depozytora, jak i całego systemu. Czyli: jeśli w danym momencie nie wiemy, czy potrzebujemy dwadzieścia czy trzydzieści skrytek na laptopy, to lepiej zamówić mniejszą ilość z zapewnieniem możliwości późniejszej rozbudowy. Pozwoli to na ograniczenie kosztów przy pierwszym zakupie i większą elastyczność. 

Wybór odpowiedniego miejsca

Depozytor do prawidłowej pracy potrzebuje co najmniej podłączenia do sieci elektrycznej, a niemal zawsze także do sieci logicznej Ethernet. W tym celu warto zaplanować takie miejsce, które umożliwia łatwe doprowadzenie okablowania, np. w pobliżu tras kablowych lub punktów dystrybucyjnych.

 

 

Jeśli możemy – zamontujmy urządzenie tak, żeby pracownicy mieli do niego dostęp podczas swojej standardowej drogi do miejsca wykonywania pracy.

Większość depozytorów posiada także otwierane, uchylne drzwi chroniące zawartość. Weźmy pod uwagę także fakt, że przed takim urządzeniem gromadzić się mogą pracownicy. Jeśli depozytor ma zostać zamontowany w korytarzu, co dzieje się najczęściej, to należy wybrać takie miejsce, które spełnia wymagania przepisów ppoż. oraz umożliwia swobodne przejście za plecami osób korzystających z depozytora

Personalizacja urządzeń

 

Wygląd urządzeń jest także istotny, ponieważ biorąc pod uwagę najczęstsze miejsca montażu – przy głównych wejściach, w częściach ogólnodostępnych – warto zdecydować się na takie urządzenia, które nie tylko nie będą szpecić dotychczasowej przestrzeni, ale dodadzą również pewnego szyku i nowoczesności. Do elementów, które możemy personalizować, można zaliczyć takie aspekty jak: kolor, wielkość urządzenia, podświetlane logo na szybie, ekran zamiast szyby czy logo zamawiającego w obudowie.

Integracje systemów bezpieczeństwa z depozytorami

Większość organizacji posiada w swoich budynkach różne systemy bezpieczeństwa. Należą do nich systemy zabezpieczenia technicznego, takie jak: systemy kontroli dostępu (KD), systemy monitoringu wizyjnego (CCTV), system alarmowy (SSWiN) oraz system ochrony przeciwpożarowej (PPOŻ). Coraz częściej spotykaną sytuacją jest integracja w/w systemów w jedną zintegrowaną platformę bezpieczeństwa (SMS czy PSIM). Zazwyczaj depozytory kluczy są wdrażane w organizacji, gdy pozostałe systemy bezpieczeństwa są już użytkowane, stąd wymóg integracji z nimi jest oczekiwany i stanowi wartość dodaną dla administratorów i operatorów tych systemów. 

Oprogramowanie systemu depozytorów

System depozytorów powinien posiadać własne, dedykowane oprogramowanie do zarządzania całością systemu. Należy zwrócić uwagę, aby licencja na oprogramowanie nie była ograniczona czasowo albo ilościowo np. przez ograniczenie ilości stanowisk administracyjnych, ilości użytkowników lub ilości urządzeń w systemie. 

 

 

W zależności od producenta systemu depozytorów oprogramowanie do zarządzania jest dostępne w wersji dedykowanej aplikacji do instalacji na komputerze z systemem Windows i/lub jako aplikacja webowa dostępna z poziomu przeglądarki internetowej. Najlepsi producenci depozytorów udostępniają obie wersje oprogramowania, więc w trakcie użytkowania systemu można samodzielnie zdecydować, która wersja jest lepsza i wygodniejsza.

Wybrane funkcje programowe

Lista funkcji, które posiada każdy depozytor dobrej klasy, jest na tyle obszerna, że przedstawianie jej tutaj mogłoby być nużące. Oczywiście nie wszystkie opcje oprogramowania depozytorów muszą być wykorzystywane, dobrze jednak, jeśli urządzenie da nam możliwość ich użycia wg naszych potrzeb. Oto kilka przykładowych funkcji oprogramowania, których posiadanie pozwoli na pełne wykorzystywanie i dopasowanie systemu do przeróżnych potrzeb. 

Gradacja uprawnień administracyjnych – możliwość ustawienia różnych poziomów uprawnień administratorów i operatorów systemu.

Weryfikacja dwuetapowa – najczęściej jest to weryfikacja pracownika przez depozytor na podstawie identyfikatora (karty zbliżeniowej) oraz indywidualnego kodu PIN. 

Przedziały czasowe – możliwość pobrania i zwrotu klucza bądź przedmiotu tylko w określonych godzinach i dniach (np. od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 17:00).

Przydział jednorazowy – możliwość pobrania klucza jeden raz, następnie uprawnienia zostaną automatycznie skasowane.

Przydział grupowy – nadanie uprawnień do pobrania klucza grupie pracowników. Dla takich przydziałów każdy nowy pracownik dopisany do tej grupy automatycznie otrzymuje uprawnienia grupy.

Dostęp podwójny (komisyjny) – czyli tzw. pobranie komisyjne, możliwość pobrania wybranego klucza (np. od sejfu lub archiwum) lub przedmiotu przez dwie osoby, które posiadają uprawnienia do tego klucza i zautoryzują się jednocześnie przy urządzeniu.

Obsługa personelu sprzątającego – dostęp do kluczy z ograniczeniem pobrania np. maksymalnie 3 kluczy jednocześnie. Pozwala to uniknąć problemu, gdy wszystkie drzwi na korytarzu są otwarte do sprzątania bez nadzoru. System może też zablokować klucze, które nie były pobierane od ostatniego sprzątania – dzięki temu mamy dodatkową oszczędność, gdyż nie sprzątamy nieużytkowanych pomieszczeń.

Ankiety – przy zwrocie klucza lub przedmiotu depozytor wyświetli do wypełnienia ankietę, którą można zdefiniować w oprogramowaniu systemu. Jest szczególnie pomocna przy zwrocie kluczyków od pojazdów, wtedy pracownik może wpisać przebieg, miejsce wizyty, poziom paliwa czy ewentualne uszkodzenia. Ponadto uzupełnienie określonych pól ankiety może skutkować wysłaniem automatycznego powiadomienia na wskazany e-mail, a nawet blokadą kluczy w urządzeniu (np. zawiadomienie o uszkodzeniu pojazdu).

Moduł rezerwacji – opcja oprogramowania umożliwiająca pracownikom zarezerwowanie przydzielonych im kluczy lub przedmiotów, przykładowo jest wykorzystywana do kluczy od sal konferencyjnych.

Zdalny dostęp – możliwość otworzenia drzwi depozytora lub skrytki i odblokowanie klucza w sposób zdalny, za pomocą oprogramowania systemu depozytorów dostępnego na komputerze administratora.

Rejestracja czasu pracy (rcp) – możliwość wykorzystania dowolnego depozytora jako terminala, który zbiera informacje o wejściach i wyjściach, zarówno służbowych, jak i prywatnych. Zgromadzone informacje następnie mogą zostać przekazane do zewnętrznego systemu kadrowego. Zazwyczaj istnieje również możliwość korzystania z modułu RCP bez dostępu do kluczy czy przedmiotów w danym depozytorze.

Raporty historyczne

Wszystkie zarejestrowane zdarzenia czy wykonane czynności operatorskie, jakie zachodzą w systemie depozytorów, powinny być trwale zapisane bazie danych. Nawet administrator główny, który ma dostęp do wszelkich uprawnień, nie powinien mieć możliwości modyfikacji zapisów historii zdarzeń. Obecny stan technologii komputerowej pozwala na przechowywanie takich danych bez ograniczeń ilościowych czy czasowych. Każde pobranie czy zwrot klucza, każde otwarcie drzwi depozytora, również każde logowanie i wylogowanie z oprogramowania powinny być rejestrowane i dostępne do raportowania.

 

 

Dodatkowo powinna istnieć możliwość wygodnego filtrowania określonych typów zdarzeń w połączeniu z wyborem pracowników i zakresem czasu. Podsumowując, administrator zawsze powinien mieć możliwość sprawdzenia, czy np. Jan Kowalski pobrał klucz od samochodu służbowego 1 marca ubiegłego roku.

Serwer oprogramowania i danych 

W zależności od producenta systemu depozytorów serwer oprogramowania jest wymagany, opcjonalny, a czasem nie ma go wcale. Zazwyczaj przy mniejszych systemach, czyli takich do 3 – 5 urządzeń lub do 200 kluczy, można przyjąć, iż jeden z depozytorów pracuje jako serwer, a pozostałe – komunikują się z nim.

W przypadku większych systemów należy przygotować środowisko serwerowe do płynnej obsługi wszystkich depozytorów i stanowisk operatorskich. Może to być dedykowany sprzętowy serwer lub maszyna wirtualna. Czynnikami mającymi wpływ na wymagania sprzętowe serwera jest technologia serwera i bazy danych, ilość depozytorów i ich wyposażenie. Przykładem są wbudowane w depozytory kamery, które generują większe zapotrzebowanie na przestrzeń danych na serwerze. Należy przyjąć, że dla każdych 200 kluczy w systemie depozytorów z wbudowanymi kamerami fotografującymi wymagane jest około 12GB danych na rok, natomiast dla depozytorów bez wbudowanych kamer zapotrzebowanie na dane nie przekracza 2GB danych na rok.

Umowy

Zakup dużego systemu depozytorów prawie zawsze wiąże się z potrzebą podpisania umowy z dostawcą. Mimo, że żadna umowa nie zagwarantuje nam, że prace zostaną wykonane właściwie i w umówionym terminie, to obie strony będą miały pewność co do wymagań i warunków. Umowa z dostawcą powinna zawierać co najmniej kilka elementów. Podstawowe to: zakres prac i często w postępowaniach przetargów publicznych jest to OPZ (Opis Przedmiotu Zamówienia), termin ich wykonania (rozpoczęcia i zakończenia) i wynagrodzenie. Dodatkowo dobrze jest wskazać osoby odpowiedzialne za realizację prac zarówno po stronie zamawiającego, jak i dostawcy. Kolejnym elementem są zapisy dotyczące gwarancji; jeśli określimy warunki gwarancji w umowie, to są one nadrzędne względem warunków producenta depozytorów. Powinny one określać czas, przez jaki ma ona obowiązywać, sposób zgłaszania usterek oraz miejsce i czas realizacji napraw. W umowie należy też określić kary, jakie grożą dostawcy w razie niewykonania zapisów umowy.

Nie tylko cena – kryteria oceny ofert

Przy dobrze sporządzonym, obiektywnym opisie przedmiotu zamówienia, który uwzględnia wszystkie najważniejsze potrzeby organizacji oraz dostępne na rynku rozwiązania, warto również wziąć pod uwagę inne kryteria oceny ofert niż cena.

• Okres gwarancji – absolutne minimum to 1 rok, jednak dobre firmy oferują zazwyczaj 2 lata, a każdy kolejny rok to dodatkowe punkty dla dostawcy.
• Zużycie energii – depozytory będą włączone non-stop przez wiele lat swojej pracy, stąd ich zapotrzebowanie na energię może być punktowane.
• Czas reakcji serwisowej – reakcja rozumiana jako przyjazd serwisu na miejsce; standard to 24 godziny w dni robocze, wydłużony czas to mniej punktów dla wykonawcy.

Co powinna zawierać dostawa

Wdrożenia depozytorów realizowane są zwykle w formie dostaw. Należy zwrócić uwagę na to, że samo dostarczenie depozytora to za mało w przypadku tak wyspecjalizowanych urządzeń. Dlatego też w każdym przypadku należy minimalnie wymagać od dostawców, aby:

• przygotowali oferowany sprzęt,
• zapewnili jego transport do miejsca docelowego,
• przygotowali wymagane okablowanie, jeśli zamawiający tego nie realizuje samodzielnie,
• zamontowali depozytor w miejscu przeznaczenia, najczęściej na ścianie,
• podłączyli sprzęt do wyprowadzonej wcześniej sieci elektrycznej,
• podłączyli sprzęt do wyprowadzonej wcześniej sieci logicznej,
• przeprowadzili wszelkie testy poprawności podłączenia i działania,
• skonfigurowali urządzenia do pierwszego użycia (np. wgrali przygotowaną wcześniej bazę danych pracowników),
• przeprowadzili szkolenie dla administratorów,
• dostarczyli pełną instrukcję i dokumentację w języku polskim,
• zakończyli prace protokołem odbioru bez uwag.

Tylko wymóg zapewnienia wszystkich tych elementów pozwoli zamawiającemu na pewność, że po zakończeniu dostawy sprzęt będzie gotowy do pracy.

 Wiele organizacji traktuje dostawy i wdrożenie depozytorów kluczy jako usługi wykonania systemów zabezpieczeń, stąd dostawcy powinni posiadać koncesję na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony i mienia realizowanych w formie zabezpieczenia technicznego. Wraz z koncesją wymagane jest aktualne ubezpieczenie OC wykonawcy dla przedsiębiorcy wykonującego działalność gospodarczą w zakresie usług ochrony osób i mienia w zakresie zabezpieczenia technicznego. 

Wymagania gwarancyjne

Nie ma dobrego sprzętu bez właściwej opieki gwarancyjnej. Należy sprawdzić czy gwarancja obejmuje naprawę w miejscu zainstalowania depozytorów. Jest to konieczne, aby uniknąć sytuacji, gdy uszkodzony sprzęt trzeba będzie demontować i odesłać do serwisu dostawcy lub płacić za przyjazd serwisanta. Kolejną sprawą jest czas reakcji. Rozsądny standard to możliwość zgłoszenia usterek w trybie 24/7 przy użyciu poczty elektronicznej, z czasem reakcji rozumianym jako przyjazd do urządzenia i rozpoczęcia naprawy w ciągu 24 godzin w dni robocze. 

Wsparcie pogwarancyjne

Najlepiej, aby sprzęt działał bezawaryjnie jak najdłużej, a jeśli nawet zdarzy się usterka – bez względu na to, czy w trakcie, czy po gwarancji – użytkownik powinien mieć pewność, że zostanie skutecznie usunięta. W tym celu warto przed zakupem zorientować się, czy sprzęt jest polskiej produkcji lub pochodzi z dystrybucji na polski rynek, jak długo jest na rynku i jakie są o nim opinie. Zalecane jest zapytanie dostawcy, aby przedstawił referencje – listę klientów, przykładowe wdrożenia. Dobrym sposobem jest uzyskanie od producenta lub dystrybutora informacji na etapie planowania zakupu, jak długo dane urządzenia będą wspierane, czyli jak długo będzie gwarantował dostępność usług serwisowych i części zamiennych. Depozytory są bowiem na tyle specjalistycznymi urządzeniami, iż w przypadku awarii i braku wsparcia producenta/dostawcy pozostają praktycznie bezużyteczne. Średni czas życia dobrego depozytora to kilkanaście lat, dlatego należy wymagać takiej deklaracji na minimum 10 lat od momentu zakupu. Wskazane jest zapytać o pogwarancyjny cennik części zamiennych – sprawdźmy, ile kosztuje wymiana choćby głównej elektroniki lub komputera wbudowanego w depozytor po gwarancji – jeśli ta cena jest znaczącym elementem kosztu samego depozytora, to powinna nam się zaświecić „lampka awaryjna”. Warto także przejrzeć, jaki sprzęt wybierają organizacje (firmy, instytucje) o podobnym profilu działalności i zapytać ich o doświadczenia nie tylko z samego użytkowania sprzętu, ale i opieki serwisowej. 

 

Opracowano na podstawie poradnika pn. „Depozytor jako element systemu bezpieczeństwa. Praktyczny poradnik dla osób zainteresowanych wdrożeniem systemu automatycznej identyfikacji kluczy i przedmiotów” [poradnik dostępny pod linkiem https://saik.pl/poradnik].