Intranet. Czy warto tworzyć wewnętrznej sieć firmową?

Podejmując decyzję o wprowadzeniu komunikacji wewnętrznej każda firma musi ocenić konieczność, przydatność, możliwości i potrzeby w tym zakresie. Jeśli jest to firma średnia lub duża - z całą pewnością koszty związane z wprowadzeniem sieci wewnętrznej zostaną zniwelowane przez zyski wynikające z użycia tego narzędzia. Dobrze stworzony i administrowany intranet bardzo skutecznie zaspokaja bowiem potrzeby w zakresie obiegu i pozyskania informacji, może też być świetną platformą komunikacji interaktywnej. Co więcej, dla różnych pracowników można określić różne poziomy dostępu. Niektórzy mogą edytować teksty, inni je czytać, dla jeszcze innych pewne części mogą być niewidoczne. Jest to szczególnie istotne w przypadku informacji o wynagrodzeniach, rezerwacji urlopów, a także informacji przeznaczonych wyłącznie dla zarządu. Co więcej, intranet można stworzyć stosunkowo niewielkim kosztem.

Dwa systemy

W naszym kraju najpopularniejsze są dwa systemy tworzenia i działania intranetu. Pierwszy z nich, to wykorzystanie istniejącego narzędzia do pracy wspólnej. Ze względu na popularność produktów Microsoft, najczęściej jest to SharePoint. Platforma ta pozwala na zarządzanie składowymi portalu, dowolne kompilowanie tabel, tekstów i obrazów. Pozwala też na odtwarzanie filmów, prowadzenie blogów lub pracy wspólnej określonych osób i działów. Pozwala też na łatwe określanie poziomów dostępu (szczególnie, jeśli intranet jest zintegrowany z usługą katalogową Active Directory, która pozwala na rozróżnienie użytkowników i odpowiednie logowanie). Dzięki usłudze Active Directory intranet pobiera dane o użytkownikach, takie jak imię, nazwisko, telefon, adres elektroniczny, miejsce w strukturze, co z kolei pozwala na prezentację aktualnej struktury firmy i książki telefoniczno-mailowej.

Drugi najczęściej spotykany sposób tworzenia intranetu, to budowanie aplikacji na bazie istniejących rozwiązań dla stron internetowych. Sposób ten jest wykorzystywany szczególnie przez firmy, w których rozwiązania takie były tworzone specjalnie dla potrzeb stron internetowych organizacji i częściowo można je wykorzystać w tworzeniu intranetu. Wówczas osoba, która zajmuje się stroną internetową, ze względu na doświadczenie w tym zakresie, będzie także najczęściej osobą odpowiedzialną za aktualizację i rozbudowę intranetu.

Zdarzają się także intranety zbudowane na bezpłatnych i dostępnych technologiach open source. Zwykle jednak taka forma wymaga większego zaangażowania firmowych informatyków do zarządzania stroną.

W każdym przypadku koszty intranetu w porównaniu do oszczędności jakie generuje są niewspółmiernie niższe. Jeśli weźmiemy pod uwagę firmę, w której pracuje 200 osób, średnio zarabiających po 4000 złotych, to jeśli dzięki istnieniu intranetu zaoszczędzą oni jedynie 30 minut dziennie, nie szukając danych dokumentów i informacji oraz pracując na wspólnej platformie, zamiast odbywać niepotrzebne spotkania, firma zaoszczędzi co najmniej 2500 złotych miesięcznie.

Mimo wszystkich swoich zalet intranet ma też ograniczenia. Zakłada, że wszyscy pracownicy mają stały dostęp do komputera oraz łącze internetowe. Zakłada także, że firma może sobie pozwolić na zatrudnienie osoby lub firmy zewnętrznej do administrowania stroną. Niestety bowiem, z doświadczenia wielu firm wynika, że samo stworzenie intranetu - nawet o najbardziej szerokim spektrum działań - nie jest wystarczające dla jego sukcesu, usprawnienia komunikacji wewnętrznej oraz efektywności pracy. Intranet powinien zawierać aktualne dokumenty, sprawne aplikacje, najnowsze dane i statystyki na temat firmy i rynku. To wszystko wymaga przeznaczenia co najmniej kilku godzin tygodniowo z etatu jednego z pracowników. Do tej osoby muszą także spływać najnowsze dane, co wymaga wyrobienia kultury dzielenia się informacją w firmie.

Przepływ informacji

Dlaczego zatem firmy decydują się na wprowadzenie intranetu? Jest on szczególnie istotny w firmach, w których jest duża liczba pracowników rezydujących w różnych miejscach, oraz w organizacjach pracujących w systemie projektowym. Jednak na inwestycje w intranet decydują się nie tylko takie firmy, ale także przedsiębiorstwa, w których dzielenie się wiedzą i powszechny dostęp do informacji są niezwykle istotne. Dla tych firm kluczowa jest efektywność i optymalizacja przepływu informacji. W małych firmach podobną rolę spełniać może „dysk wspólny”, jednak nie będzie on mógł zawierać czatu, bloga szefa, książki telefonicznej ze zdjęciami, automatycznych wniosków urlopowych. Na takim dysku pracownicy mogą się wymieniać dokumentami i dzielić informacjami, ale jest to zbyt mało dla większych organizacji.

Jakie informacje i funkcjonalności może zawierać intranet? Przede wszystkim w intranecie możemy umieścić „całą firmę” - czyli jej strukturę obudowaną w informacje dodatkowe. Można do niej dołączyć książkę telefoniczno-adresową. W dużych, dynamicznie rozwijających się organizacjach warto rozważyć dołączenie małego zdjęcia danej osoby do jej danych kontaktowych. Wiedza, jak nasz rozmówca wygląda, niezwykle ułatwia komunikację.

Co więcej, dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy będą się czuli bardziej zintegrowani, ponieważ będą mieli poczucie, że znają się lepiej. Będą wiedzieli, jak wygląda kadrowa i do kogo należy mówić „panie prezesie”. A nie zawsze jest to takie oczywiste dla nowego pracownika. Nowy pracownik jest osobą, która oprócz zdjęć kolegów może znaleźć w intranecie wiele innych pomocnych informacji, dzięki którym szybko wdroży się w pracę i stanie się bardziej efektywny. Szkolenia on-line, multimedialne wystąpienia zarządu lub ekspertów firmowych, plan firmy, prezentacje na temat organizacji, a nawet przewodnik po najbliższych sklepach czy knajpkach. Intranet powinien bowiem ułatwiać pracę, ale i optymalizować wszystkie - także pozazawodowe - elementy naszego dnia pracy.

W intranecie można znaleźć także wiele elementów spraw kadrowych, którymi mogą być zainteresowani pracownicy firmy. Przede wszystkim są to urlopy - bardzo często akceptowane przez przełożonego on-line i wpisywane w grafik, w którym można zobaczyć, kiedy danych osób nie zastaniemy przy biurku. Ponadto, w intranecie można zamieszczać wnioski potrzebne pracownikom, regulaminy, obowiązujące wzory dokumentów, wewnętrzne ogłoszenia o pracę, informacje na temat bonów lub innych pozapłacowych bonusów. Co więcej, ponieważ intranet może dawać różne poziomy dostępu, jeśli firma uzna za stosowne, może na przykład udzielić wyłącznie menedżerom informacji na temat bonusów dla nich przewidzianych, samochodów służbowych, systemów motywacyjnych. Intranet może także zawierać funkcjonalność pozwalającą każdemu pracownikowi na otrzymywanie rozliczeń telefonu służbowego, rezerwację samochodu czy podgląd pozostałych do wykorzystania dni urlopu. Oczywiście poza wymienionymi funkcjonalnościami, w intranecie można stworzyć bazę aktualnych i archiwalnych dokumentów występujących w firmie, wraz z zaawansowaną wyszukiwarką, która pomoże znaleźć dokument o określonym tytule i treści. Intranet może także służyć jako miejsce pracy wspólnej, gdzie kilka osób może pracować nad tymi samymi plikami, jednocześnie komunikując się on-line i obserwując pracę kolegów.

Mapa strony

Ponieważ intranet nie musi być dostępny wyłącznie na terenie firmy, jest on bardzo często wykorzystywany jako narzędzie pracy dla sprzedawców czy handlowców. W intranecie mogą oni bowiem znaleźć najnowsze katalogi, cenniki, informacje o produktach i o samej firmie. Intranet może także zawierać informacje na temat konkurentów i dane porównawcze. Każdy ze sprzedawców może także mieć dostępną przez intranet bazę klientów, zawierającą niezbędne informacje. Może również mieć podgląd do stanu magazynów, a także listę odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Ważne jest, aby dane zamieszczone w intranecie były często aktualizowane, tak, aby stał się on miejscem, w którym pracownik z pewnością znajdzie obowiązujące dokumenty i aktualne dane. Dzięki temu możliwe będzie kierowanie przepływem dokumentów w firmie oraz stworzenie możliwości ich szybkiego wyszukiwania. Ponadto dobry intranet jest dwukierunkowym kanałem komunikacji. Wykorzystuje multimedia i narzędzia społecznościowe, czyli czaty i forum. Taki intranet rozwija się dzięki użytkownikom i ich opiniom, a to oznacza, że będzie narzędziem coraz bardziej używanym i dopasowanym do potrzeb pracowników firmy. Jednak rozpoczynając tworzenie intranetu w organizacji trzeba także pamiętać, że nie jest możliwe spełnienie potrzeb wszystkich grup użytkowników. Na początku trzeba się skoncentrować na dwóch - trzech grupach, zrozumieć ich potrzeby i zaproponować rozwiązania, które będą spełniały ich oczekiwania. W miarę rozwoju intranetu, będzie on pełnił coraz więcej funkcji i spełniał potrzeby coraz większej liczby osób.

Przygotowując się do wdrożenia intranetu nie wystarczy zakupić technologie służące do jego wykorzystania. Należy najpierw zastanowić się i spisać, czemu intranet ma służyć, przedstawić wizję intranetu grupom osób zainteresowanych - w tym oczywiście zarządowi. Po uzyskaniu akceptacji kierunku rozwoju aplikacji trzeba rozpisać mapę strony. Równolegle należy prowadzić listę możliwych do wdrożenia funkcjonalności oraz życzeń pracowników, które możemy spełnić dzięki temu narzędziu. Następnie porównujemy nasze szerokie plany i przykrawamy je do możliwości technicznych, jakie oferuje nam wybrane narzędzie. Jak w każdym projekcie - warto, aby w proces tworzenia intranetu zaangażowani byli przedstawiciele przyszłych użytkowników. Jeśli działamy sprawnie, a działania są na bieżąco monitorowane z ustalonym harmonogramem, wystarczy około 2-3 miesiące na wdrożenie intranetu w wersji w pełni użytkowej.

Promocja intranetu

Po wdrożeniu intranetu nie można zapomnieć o jego promocji. Jest on bowiem niewątpliwie niezwykle istotnym elementem wsparcia komunikacji i funkcjonowania organizacji. Jednak jeśli nie uświadomimy pracownikom potrzeby przyspieszenia pracy i nie pokażemy zalet tego narzędzia - intranet pozostanie narzędziem martwym. Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie konkursów, przeniesienie komunikacji jednostronnej od zarządu do pracowników do intranetu, zamieszczenie maksymalnej ilości łatwo dostępnych dokumentów i linków niezbędnych na co dzień. Można także przeprowadzić kampanie promocyjne (np. plakaty w firmie z pytaniami: „Czy wiesz o czym myśli prezes?”, „Czy sprawdziłeś już nowe wyniki finansowe?” „Czy wiesz ile jeszcze urlopu możesz wykorzystać?” - i w odpowiedzi: „zajrzyj do intranetu!”), a także ustawić intranet jako stronę startową we wszystkich firmowych komputerach.

Po wypromowaniu intranetu nie można zapomnieć o jego rozwoju. Oprócz zbierania informacji od użytkowników i potencjalnych użytkowników, możemy także zastosować narzędzie bardziej obiektywne - podłączyć do strony statystyki. Dzięki nim będziemy wiedzieli, ile osób dziennie, tygodniowo i miesięcznie odwiedza dane części strony i będziemy mogli lepiej układać kolejność stron. Najpopularniejsze powinny znaleźć się „na wierzchu”, aby poszukiwany najczęściej dokument, plik czy aplikację można było znaleźć w maksymalnie trzech kliknięciach.

Intranet to sieć wewnętrzna organizacji. To jednak nie tylko narzędzie pracy wspólnej, ale także system wymiany informacji, baza aktualnych danych, narzędzie wielotorowej i dwukierunkowej komunikacji. Od osoby lub osób administrujących wymaga zaangażowania w aktualizacje, śledzenia i wdrażania nowinek technicznych. Usprawnia pracę całej organizacji, przyspiesza obieg dokumentów, sprawia, że wszyscy mają dostęp do niezbędnych zasobów informacyjnych, a także - wbrew pozorom - integruje pracowników. Być może dlatego właśnie jego popularność w ostatnich latach lawinowo rośnie.

 (...)

Katarzyna Golińska