Kiedy zaciągać zobowiązania

Firma powinna rozważyć, czy należy skorzystać z opustu za wcześniejszą płatność lub za płatność gotówką, czy też wybrać opcję związaną z odroczeniem terminu płatności.

Wybór jest uproszczony w momencie, gdy firma posiada wolne środki pieniężne. Wówczas należy porównać możliwy do uzyskania opust za płatność gotówkową z zyskiem, jaki można uzyskać, korzystając z alternatywnej inwestycji, np. lokaty bankowej.

Natomiast w przypadku, gdy przedsiębiorstwo nie posiada wolnych środków pieniężnych, wysokość opustu za płatność gotówkową (lub płatność przyśpieszoną) należy porównać do wysokości odsetek od kredytu zaciągniętego na wcześniejszą spłatę należności.

Przykład:

Przedsiębiorstwo X zakupiło produkty o łącznej wartości 200 000 zł. Dostawca udzielił kredytu kupieckiego na okres 60 dni, ale jednocześnie zaproponował opust w wysokości 2% za płatność gotówkową. Przedsiębiorstwo X nie dysponuje obecnie wolnymi środkami na zakup produktów, ale posiada możliwość zaciągnięcia kredytu w banku. Koszt zaciągnięcia takiego kredytu wynosi 10% w skali roku. Czy firma powinna skorzystać z oferowanego kredytu kupieckiego, czy też zaciągnąć kredyt i zapłacić gotówką?

1) Oszacowanie, jaka jest kwota zmniejszająca wartość faktury po skorzystaniu przez firmę z opustu

200 000 *0,02 = 4 000 - wartość udzielonego opustu

2) Określenie kwoty do zapłaty za towar w przypadku skorzystania z opustu

200 000 - 4 000 = 196 000

3) Obliczenie odsetek od zaciągniętego kredytu bankowego. Jest to kwota odsetek, jaką firma musi zapłacić za to, że nie korzysta z 60 dni terminu płatności. Dla założenia, że firma spłaci kredyt dokładnie po upływie dni odpowiadających terminowi płatności można zastosować wzór:

kwota do zapłaty po uzyskaniu rabatu * roczna stopa procentowa * liczba odroczonego terminu płatności/365

Dlaczego taki wzór? Ponieważ przypadku, gdy dostawca udziela np. 60 dni terminu płatności, ale za płatność gotówkową daje np. opust 2%, oznacza, że odbiorca wybierając odroczenie terminu, uzyskuje de facto kredyt na 60 dni, który kosztuje go 2%. Teraz należy więc policzyć, ile kosztowałby go alternatywny kredyt w banku również spłacony po 60 dniach:

196 000 * 0,1 * 60 / 365 = 3 221,92

Oczywiście jest tutaj jeden warunek. Zakładamy, że po 60 dniach firma spłaci kredyt. W tym przypadku firma musi oszacować, jaka jest rotacja produktu. Czy sprzeda go na tyle szybko, aby po 6o dniach odzyskać pieniądze i spłacić kredyt. Jeśli kredyt byłby spłacany dłużej niż 60 dni, wówczas należy oszacować koszt odsetek dla całego okresu, przez który będzie spłacany.

4) Ustalenie kwoty do zapłaty po uwzględnieniu odsetek bankowych

196 000 + 3 221,92= 199 221,92

5) Ustalenie zysku / straty kupującego

200 000 - 199 221,92 = 778,07

Przykład świadczy o tym, że nie zawsze kredyt kupiecki jest rozwiązaniem idealnym. Dostawca, udzielając kredytu handlowego, musi sam sfinansować zapotrzebowanie na środki pieniężne. Koszt tego finansowania niewątpliwie ukryje w cenie produktu oferowanego z odroczonym terminem płatności.

Ważna uwaga dla dostawców. Opust za wcześniejszą płatność jest często oferowany w celu ograniczenia ryzyka kredytowego. Należy jednak oszacować, czy z opustu są w stanie skorzystać odbiorcy, którzy generują nadmierne ryzyko kredytowe. Bardzo często okazuje się, że korzystają z niego tylko firmy o dobrej płynności, które i tak płacą w terminie. W takim przypadku opust, który ma ograniczać ryzyko kredytowania, nie spełni swojej roli, a dodatkowo narazi dostawcę na zwiększone koszty.

 

Ogólne warunki dostaw od strony finansowej

Zarządzanie zobowiązaniami powinno obejmować szerszy zakres czynności niż tylko podejmowanie decyzji: opust czy termin płatności. Po pierwsze firma powinna opracować, zasady obowiązujące przy zaciąganiu zobowiązania. Są one sprecyzowane w ogólnych warunkach dostaw (OWD). Co powinny zawierać OWD od strony finansowej?

Przede wszystkim termin płatności. Warto określić standardowy, obowiązujący w firmie, termin płatności w dniach. Będzie to doskonała baza do rozpoczęcia negocjacji. Obok samej długości terminu płatności należy zdefiniować zasady obowiązywania terminu płatności. Najlepiej, aby termin płatności obowiązywał od momentu otrzymania poprawnej faktury. Wpisanie takiej klauzuli w umowie chroni odbiorcę przed konsekwencjami złego obiegu dokumentów u dostawcy. Każde opóźnienie w wysyłce dokumentów powstałe z winy dostawcy będzie skutkowało wydłużeniem terminu zapłaty. To bardzo ważne, gdyż pozwala lepiej zaplanować płynność finansową i budżet wydatków. Wyznaczając długość terminu płatności przedsiębiorstwo powinno pamiętać o ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (ustawa z 12 czerwca 2003). W myśl tej ustawy, jeśli termin płatności jest dłuższy niż 30 dni, wierzyciel może domagać się odsetek karnych za każdy dzień ponad dni określone w ustawie.

Obok warunków płatności ogólne warunki dostaw powinny precyzować również: zasady promocji, wynagrodzenia za usługi świadczone przez kupującego na rzecz sprzedającego (np. usługi związane z ekspozycją zakupionych towarów), rodzaje i wysokość kar umownych (m.in. za niekompletne zamówienia, za opóźnienia w dostawie), regulacje dotyczące cennika (cennik obowiązujący, terminy dostarczenia nowego cennika).

Należy również zwrócić uwagę, w jakiej walucie następuje rozliczenie. Wielu dostawców zastrzega w umowie, że cena jest określona np. w euro, ale płatność nastąpi faktycznie w złotówkach. Może to być kosztowne dla odbiorcy, szczególnie w czasach, gdy kursy walut zmieniają się dynamicznie. Jeśli odbiorca jednak zaakceptuje taki zapis, powinien pomyśleć nad zabezpieczeniem kursu.

Przed podpisaniem umowy przez zarząd każda umowa powinna być zaopiniowana i parafowana przez dział finansowo-księgowy.

Kontrola najwyższą formą zaufania

Podpisanie umowy nie oznacza, że proces kontroli zobowiązań handlowych jest zakończony. Firma powinna wdrożyć standardowe mechanizmy kontrolne.

Po pierwsze kontroli powinna podlegać dokumentacja związana z dostawą oraz same dokumenty dostawy. Fakturę przed zapłatą należy sprawdzić pod kątem zgodności warunków płatności oraz cen. Błędy w tym zakresie powinny skutkować wygenerowaniem żądania korekty do faktury.

Skontrolowany musi być również termin płatności uzyskiwany od dostawców. Im dłuższy, tym bardziej dla niej korzystny. Umożliwia dłuższe „obracanie” gotówką i uzyskiwanie dodatkowego dochodu. Jeśli firma nie ma gotówki, termin płatności zastępuje kredytem bankowym, który musi zaciągnąć, żeby zapłacić dostawcy. Zmniejsza to angażowanie zewnętrznych kapitałów, a w konsekwencji ogranicza koszty finansowe. Miarą, którą można wykorzystać w ocenie, po jakim czasie przedsiębiorstwo płaci swoim dostawcom, jest średni ważony termin płatności. Oblicza się go za pomocą wzoru:

ŚWTP =(X1*WF1 + X2*WF2 + ....... + Xn*WFn) / WFO

gdzie:

ŚWTP - średni ważony termin płatności

X1- termin płatności dla faktury numer 1

X2 - termin płatności dla faktury numer 2

Xn - termin płatności dla faktury n

WF1 - wartość faktury numer 1

WF2 - wartość faktury numer 2

WFn - wartość faktury numer n

WFO - wartość faktur ogółem

Średni ważony termin płatności obok liczby dni odroczenia płatności w czasie uwzględnia dodatkowo wartość faktury. Odbiorca może uzyskiwać korzystne terminy zapłaty od dostawców, których obroty nie są duże, krótsze natomiast od dostawców kluczowych. Zastosowanie średniej ważonej poprzez uwzględnienie wartości faktury dostarcza lepszych informacji zarządczych z punktu widzenia płynności finansowej.

Obok ważonego terminu płatności kontrolą należy objąć również terminowość księgowania dokumentów. W tym celu wykorzystuje się wzór:

TKD = DZF - DWF

gdzie:

TKD - terminowość księgowania faktury

DZF - data zaksięgowania (wprowadzenia) faktury w systemie FK

DWF - data wystawienia faktury przez dostawcę

Zbyt późnie księgowanie dokumentów nie jest korzystne dla firmy. Może istotnie zachwiać jej płynnością finansową. Płatność nieuwzględniona w preliminarzu gotówkowym może spowodować problemy z terminowym uregulowaniem faktury.

 

Ocenie trzeba poddać również terminowość wykonywania płatności. W tym celu wykorzystuje się wzór:

TWP = DRF - DPF

gdzie:

TWP - terminowość wykonania płatności

DRF - rozliczenia faktury

DPF - data płatności faktury otrzymana od dostawcy

Kontrola terminowości wykonywania płatności obejmuje nie tylko płatności wykonane z opóźnieniem. Może wystąpić sytuacja, że część faktur została uregulowana wcześniej. Powoduje to, że firma ponosi koszty utraconych korzyści, jakie mogłaby uzyskać, dysponując gotówką przez dłuższy czas. Co więcej, może okazać się, że odbiorca oczekiwał na wpływ gotówki, a wcześniejsza zapłata wymagała pozyskania kapitału zewnętrznego, za który trzeba było zapłacić.

Nie bez znaczenia pozostaje również kontrola czasu potrzebnego na przygotowywanie płatności. Oblicza się go za pomocą wzoru:

CPP = DPF - DZF

gdzie:

CPP - czas na przygotowanie płatności

DPF - data płatności faktury otrzymana od dostawcy

DZF - data zaksięgowania (wprowadzenia) faktury w systemie FK

Zbyt krótki okres na przygotowanie faktury do płatności wpływa niekorzystnie na wyniki przedsiębiorstwa.

Przeanalizujmy następującą sytuację. Faktura od dostawcy przed skierowaniem do płatności bardzo często musi zostać zaakceptowana przez właściciela miejsca powstawania kosztów (MPK), które obciąży jej wartość. Im krótszy czas na akceptację, tym większe prawdopodobieństwo, że nie zostanie zaakceptowana i zapłacona w terminie.

Korzyści

Dokładna kontrola zobowiązań handlowych umożliwia firmie:

• ograniczenie ilości opóźnień w dokonywanych płatnościach;

• zmniejszenie kosztów związanych z płaconymi odsetkami karnymi;

• lepsze planowanie płynności;

• usprawnienie obiegu dokumentów;

• ograniczenie zewnętrznych źródeł finansowania;

• ograniczenie kosztów finansowych;

• zarządzanie zdolnością do spłaty długów;

• kształtowanie struktury kapitałów;

• optymalizację decyzji dotyczących relacji z dostawcami.

Zobowiązania handlowe to bez wątpienia jeden z najrzadziej kontrolowanych obszarów w przedsiębiorstwie. Wymienione korzyści powinny skłonić firmy do zastosowania opisanych narzędzi.

Jacek Folga