| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Organizacja pracy > Organizacja zebrań, konferencji i narad

Organizacja zebrań, konferencji i narad

W celu wypowiadania poglądów lub przy podejmowaniu decyzji w sprawach zawodowych w firmie zwołuje się spotkanie kilku lub większej grupy osób. Są to spotkania które w zależności od celu i charakteru spotkania dzieli się na odprawy, narady, posiedzenia, szkolenia, zebrania i konferencje.

Zadanie zorganizowania tego typu spotkań powierza się sekretarkom lub asystentkom. Do których należy powiadomienie wszystkich uczestników o terminie, miejscu spotkania, tematyce i osobie która ja organizuje.

Osoby powinny zostać poinformowane jakie muszą dostarczyć materiały i prezentacje rozwiązania danego problemu. Jeśli wcześniej uczestnicy nie zostali poinformowani o konieczności pisemnego przygotowania muszą przygotować się odpowiednio do dyskusji na dany temat.

Przed każdym spotkaniem powinna zostać wyznaczona osoba która sporządzi notatki lub protokół z dyskusji. 

Polecamy: Wydajna komunikacja ze współpracownikami

Narada powinna rozpocząć się punktualnie a uczestnicy powinni się nie spóźniać, gdyż wprowadza to chaos i zamieszanie. Aby należycie przygotować się do zorganizowania większych spotkań i zebrań, należy przygotować wstępne założenia konferencji obejmujące:

  • ustalenie celu konferencji;
  • tematyki spotkania;
  • określenie ilości referatów i koreferatów;
  • ustalenie terminu i miejsca spotkania, a także porządku obrad, godziny rozpoczęcia i ewentualnie godziny zakończenia;
  • określenie sposobu wykorzystania wyników narady, oraz
  • dokonanie kalkulacji finansowych i możliwości pokrycia wynikającej z nich wydatków;
  • zapewnienie obsługi technicznej np: rzutniki, nagłośnienie ect.

Polecamy: Kultura osobista na spotkaniach biznesowych

Odpowiednio wcześnie należy wyznaczyć pracowników odpowiedzialnych za sprawną obsługę konferencji. Trzeba rozdysponować stosowne zadania zapewniając tym samym:

  • szatnie dla gości;
  • odpowiednią ilość wieszaków;
  • zaopatrzenie (napoje, ciastka ect.);
  • sporządzenie listy obecności-przygotowanie odpowiedniej ilości materiałów;
  • wytypowanie osoby do protokołowania.
reklama

Autor:

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Odpowiednio wcześnie należy wyznaczyć pracowników odpowiedzialnych za sprawną obsługę konferencji.
Odpowiednio wcześnie należy wyznaczyć pracowników odpowiedzialnych za sprawną obsługę konferencji.

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Anna Prymakowska

Ekoconsultant sp. z o.o.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »