| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Zarządzanie > Sekretariat > Organizacja pracy > Organizacja zebrań, konferencji i narad

Organizacja zebrań, konferencji i narad

W celu wypowiadania poglądów lub przy podejmowaniu decyzji w sprawach zawodowych w firmie zwołuje się spotkanie kilku lub większej grupy osób. Są to spotkania które w zależności od celu i charakteru spotkania dzieli się na odprawy, narady, posiedzenia, szkolenia, zebrania i konferencje.

Zadanie zorganizowania tego typu spotkań powierza się sekretarkom lub asystentkom. Do których należy powiadomienie wszystkich uczestników o terminie, miejscu spotkania, tematyce i osobie która ja organizuje.

Osoby powinny zostać poinformowane jakie muszą dostarczyć materiały i prezentacje rozwiązania danego problemu. Jeśli wcześniej uczestnicy nie zostali poinformowani o konieczności pisemnego przygotowania muszą przygotować się odpowiednio do dyskusji na dany temat.

Przed każdym spotkaniem powinna zostać wyznaczona osoba która sporządzi notatki lub protokół z dyskusji. 

Polecamy: Wydajna komunikacja ze współpracownikami

Narada powinna rozpocząć się punktualnie a uczestnicy powinni się nie spóźniać, gdyż wprowadza to chaos i zamieszanie. Aby należycie przygotować się do zorganizowania większych spotkań i zebrań, należy przygotować wstępne założenia konferencji obejmujące:

  • ustalenie celu konferencji;
  • tematyki spotkania;
  • określenie ilości referatów i koreferatów;
  • ustalenie terminu i miejsca spotkania, a także porządku obrad, godziny rozpoczęcia i ewentualnie godziny zakończenia;
  • określenie sposobu wykorzystania wyników narady, oraz
  • dokonanie kalkulacji finansowych i możliwości pokrycia wynikającej z nich wydatków;
  • zapewnienie obsługi technicznej np: rzutniki, nagłośnienie ect.

Polecamy: Kultura osobista na spotkaniach biznesowych

Odpowiednio wcześnie należy wyznaczyć pracowników odpowiedzialnych za sprawną obsługę konferencji. Trzeba rozdysponować stosowne zadania zapewniając tym samym:

  • szatnie dla gości;
  • odpowiednią ilość wieszaków;
  • zaopatrzenie (napoje, ciastka ect.);
  • sporządzenie listy obecności-przygotowanie odpowiedniej ilości materiałów;
  • wytypowanie osoby do protokołowania.
reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Dittmajer i Wspólnicy sp. k.

Kancelaria prawna

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »