| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Jak korygować dane w dokumentach ubezpieczeniowych

Jak korygować dane w dokumentach ubezpieczeniowych

Płatnik ponosi odpowiedzialność za prawidłowe sporządzanie i przekazywanie do ZUS dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Jeśli popełnił w nich błąd, powinien je niezwłocznie skorygować. Sposób korygowania dokumentów i termin, w jakim trzeba sporządzać te korekty, zależy od rodzaju dokumentu i rodzaju popełnionej nieprawidłowości.

PRZYKŁAD

Płatnik składek przekazał do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych (deklarację rozliczeniową + imienne raporty miesięczne) oznaczony numerem identyfikatora 01. Po pewnym czasie stwierdził, że błędnie wyliczył składki na Fundusz Pracy. W związku z tym powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą, którą oznacza numerem identyfikatora 02. Następnie okazało się, że popełnił błędy w imiennych raportach miesięcznych. Musi skorygować imienne raporty miesięczne oraz deklarację rozliczeniową. Zarówno deklaracja rozliczeniowa korygująca, jak i imienne raporty miesięczne korygujące będą oznaczone numerem identyfikatora 03.

W przypadku gdy imienne raporty miesięczne i deklaracje rozliczeniowe oraz dokumenty korygujące te dokumenty nie zostały zidentyfikowane w systemie informatycznym, ZUS może żądać od płatnika składek ponownego złożenia dokumentu. Może również sporządzić z urzędu wymienione dokumenty, jak też może korygować z urzędu błędy stwierdzone w tych dokumentach.

Płatnik nie musi składać imiennego raportu korygującego, jeśli różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł, chyba że podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota (art. 41 ust. 6a i 6b ustawy systemowej). Nie trzeba zatem korygować takiego raportu za pracowników i zleceniobiorców, dla których podstawą wymiaru składek jest osiągnięty przychód (gdy w umowie zlecenia wynagrodzenie określono kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie). Natomiast w przypadku, gdy błąd powstał w raporcie np. za osobę prowadzącą działalność, trzeba taki raport skorygować, nawet jeśli różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł - ponieważ podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorców jest kwota deklarowana, nie niższa niż 60% przeciętnego wynagrodzenia albo 30% minimalnego wynagrodzenia.

WAŻNE!

Płatnik zawsze musi skorygować raport rozliczeniowy za osobę, dla której podstawą wymiaru składek jest kwota deklarowana.

Terminy na sporządzenie i przekazanie do ZUS dokumentów rozliczeniowych korygujących to:

• 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości przez płatnika we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS,

• 7 dni od dnia uprawomocnienia się decyzji ZUS, w której ZUS wskazał nieprawidłowości, jakie płatnik musi skorygować,

• 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli - jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.

Kopie złożonych do ZUS dokumentów rozliczeniowych oraz dokumentów korygujących płatnik składek musi przechowywać przez 10 lat od dnia przekazania ich do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Płatnik składek ma obowiązek corocznie, do końca kwietnia, sprawdzać poprawność dokumentów rozliczeniowych za poprzedni rok i skorygować ewentualne nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia ich stwierdzenia. Za niewywiązywanie się z tego obowiązku płatnik albo osoba zobowiązana do działania w jego imieniu może zostać ukarana grzywną do 5000 zł (art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy systemowej).

Raporty imienne należy korygować w ramach raportu danego typu, tj. np. sam raport składkowy (ZUS RCA lub ZUS RZA), jeśli błąd powstał tylko w raporcie tego typu i wyłącznie raporty świadczeniowe (ZUS RSA) - jeśli błędy powstały w raporcie lub w raportach tego typu. Ponadto należy korygować raporty w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia.

PRZYKŁAD

Za ubezpieczonego Jarosława S. zostały wypełnione:

dwa raporty składkowe ZUS RCA: jeden z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00 (za pierwszą część miesiąca, podczas której pracował na zlecenie) oraz z kodem 01 10 00 (za drugą część miesiąca, kiedy pracował na podstawie umowy o pracę) oraz

dwa raporty świadczeniowe ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00.

W celu dokonania korekty błędu popełnionego w raporcie składkowym ZUS RCA z kodem 01 10 00 płatnik powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA z załączonym do niej raportem ZUS RCA sporządzonym z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00. Nie załącza raportu ZUS RCA z kodem 04 11 00 (ten sam typ raportu, ale inny kod tytułu ubezpieczenia) ani raportów ZUS RSA (raporty z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, ale raporty innego typu).

Za jednego ubezpieczonego za ten sam miesiąc można złożyć tylko jeden raport składkowy (ZUS RCA lub ZUS RZA) z tym samym 6-znakowym kodem tytułu ubezpieczenia. W przypadku złożenia z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia dwóch raportów składkowych za tę samą osobę, np. dwóch ZUS RCA lub ZUS RCA i ZUS RZA, płatnik powinien złożyć właściwy raport ZUS RCA lub ZUS RZA i oznaczyć go jako korygujący.

PRZYKŁAD

Płatnik pomylił się i sporządził za danego ubezpieczonego, zamiast imiennego raportu ZUS RCA, zarówno raport ZUS RCA, jak i ZUS RZA z takim samym kodem tytułu ubezpieczenia. Aby dokonać korekty, płatnik powinien złożyć jeden właściwy raport ZUS RCA, oznaczając go jako korygujący. Raport ten powinien być dołączony do deklaracji rozliczeniowej korygującej oznaczonej takim samym numerem identyfikatora. Płatnik nie powinien przekazywać „zerowego” raportu ZUS RZA.

Jeśli płatnik złożył raport składkowy za ubezpieczonego, za którego nie powinien złożyć raportu, musi raport skorygować do „zera”. Aby wycofać raport składkowy, należy wypełnić nowy raport, wpisując - w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek - wartość „0,00”.

PRZYKŁAD

Płatnik sporządził raport rozliczeniowy ZUS RCA za ubezpieczonego, który został już wyrejestrowany z ubezpieczeń i za którego nie miał obowiązku sporządzenia raportu rozliczeniowego. Aby dokonać korekty, powinien przekazać za tego ubezpieczonego imienny raport miesięczny korygujący, w którym w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wpisuje „0,00”. Raport ten dołącza do deklaracji rozliczeniowej korygującej.

Jeżeli płatnik składek pomylił się sporządzając imienny raport miesięczny w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, np. w nazwisku lub imieniu, albo w identyfikatorze numerycznym, musi złożyć za tego ubezpieczonego nowy raport wypełniony poprawnie (raport ten i deklarację rozliczeniową oznacza kolejnym numerem identyfikatora).

PRZYKŁAD

Płatnik składek sporządzając za danego ubezpieczonego imienny raport miesięczny ZUS RCA pomylił się i wpisał błędny numer PESEL ubezpieczonego. Aby skorygować błąd, powinien przekazać do ZUS raport ZUS RCA z prawidłowymi danymi identyfikacyjnymi ubezpieczonego oraz deklarację rozliczeniową korygującą.

• art. 36 ust. 13, art. 41 ust. 6, ust. 6b, ust. 7-7b, art. 44 ust. 1, art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Małgorzata Kozłowska

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Łukasz Ciołko

Ekspert Prawny Salomon Finance

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »