| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Telefon służbowy i prywatny - kiedy powstaje przychód podlegający składkom

Telefon służbowy i prywatny - kiedy powstaje przychód podlegający składkom

Telefon jest podstawowym narzędziem pracy wielu pracowników. Z tego względu pracodawcy często udostępniają pracownikom telefony służbowe lub zwracają koszty używania prywatnego telefonu do celów służbowych.

Muszą wówczas pamiętać, że pokryte koszty prywatnych rozmów pracownika mogą dla niego stanowić przychód z umowy o pracę, od którego są należne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia pracownika jest przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są to więc wszelkie świadczenia, jakie pracownik otrzymuje w związku z pozostawaniem w zatrudnieniu. Zatem również korzystanie przez pracownika z telefonu służbowego bądź zwracane mu koszty używania telefonu prywatnego do celów służbowych mogą dla niego stanowić przychód z tytułu zatrudnienia, od którego będą należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, chyba że przychód ten podlega zwolnieniu ze składek na podstawie przepisów szczególnych.

W praktyce pracownicy wykonują z telefonu służbowego nie tylko połączenia w celach służbowych, ale również w celach prywatnych. Wykorzystywanie telefonu do celów służbowych nie rodzi oczywiście po stronie pracownika żadnych skutków w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Po stronie pracownika nie powstaje bowiem przychód ze stosunku pracy.

Inaczej jest z połączeniami telefonicznymi wykonywanymi z telefonu służbowego w celach prywatnych. Jeśli pracodawca pokrywa koszt tych rozmów, po stronie pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy.

WAŻNE!

Przychód ze stosunku pracy nie powstaje, gdy pracownik zwraca pracodawcy koszty połączeń wykonywanych w celach prywatnych.

Jeżeli pracodawca opłaca cały rachunek telefoniczny, to koszt prywatnych rozmów pracownika stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. Nie ma w tym przypadku znaczenia fakt, że w ramach abonamentu jest przewidziana określona liczba tzw. darmowych minut, a prywatne połączenia telefoniczne wykonane przez pracownika z telefonu służbowego mieszczą się w puli tych minut. Koszt tzw. darmowych minut w istocie jest bowiem uwzględniony w cenie abonamentu, a co za tym idzie pracodawca pokrywa koszty prywatnych połączeń telefonicznych pracownika.

PRZYKŁAD

Jan K. pracuje na podstawie umowy o pracę jako przedstawiciel handlowy firmy zajmującej się sprzedażą materiałów budowlanych. Pracodawca wydał Janowi K. telefon służbowy. Na mocy zawartej przez Jana K. z pracodawcą umowy regulującej używanie telefonu służbowego, pracodawca pokrywa, poza połączeniami telefonicznymi wykonywanymi w celach służbowych, koszty połączeń telefonicznych w celach prywatnych miesięcznie do kwoty 100 zł. Koszt połączeń telefonicznych w celach prywatnych pokryty przez pracodawcę musi być uwzględniony w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne Jana K.

Niektóre firmy zamiast wydawać pracownikom telefony służbowe zawierają z nimi umowy, na mocy których pracownicy wykorzystują do celów służbowych prywatne telefony. W praktyce zwrot kosztów używania telefonu prywatnego do celów służbowych jest dokonywany przez pracodawców w formie ryczałtu pieniężnego albo w formie ekwiwalentu pieniężnego.

Zarówno ryczałt pieniężny, jak i ekwiwalent pieniężny wypłacany pracownikowi z tytułu używania telefonu prywatnego do celów służbowych, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych (np. postanowienie naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego z 23 maja 2005 r., sygn. 1472/RPŁ/415-24/05/KAR, postanowienie naczelnika Urzędu Skarbowego w Słupsku z 12 kwietnia 2004 r., sygn. PII/423-4/05). Nie oznacza to jednak, że od takiego przychodu zawsze należy obliczyć i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika.

Ryczałt pieniężny podlega oskładkowaniu, gdyż nie ma przepisów szczególnych, na mocy których tego rodzaju przychód ze stosunku pracy byłby zwolniony ze składek na ubezpieczenia.

PRZYKŁAD

Ewa N. jest pracownikiem firmy transportowej. Na mocy zawartej z pracodawcą umowy Ewa N. otrzymuje od niego miesięczny ryczałt pieniężny w wysokości 200 zł z tytułu używania telefonu prywatnego do celów służbowych. Kwota tego ryczałtu stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne Ewy N.

Z kolei ekwiwalent pieniężny może być zwolniony ze składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe). Wolny od składek jest ekwiwalent pieniężny za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika. Należy jednak pamiętać, że wysokość ekwiwalentu pieniężnego - jak wskazuje sama jego nazwa - stanowi równowartość kosztów używania przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu będącego własnością pracownika.

Ekwiwalent pieniężny nie może przekraczać kosztów używania do celów służbowych prywatnego telefonu, a koszty te muszą być w należyty sposób udokumentowane (np. billing, faktura VAT).

PRZYKŁAD

Dariusz W. jest pracownikiem firmy handlowej. Zgodnie z zawartą z pracodawcą umową, z tytułu używania prywatnego telefonu do celów służbowych otrzymuje co miesiąc ekwiwalent pieniężny. Kwota ekwiwalentu jest ustalana i wypłacana Dariuszowi W. na podstawie przedstawionego przez niego wykazu wykonanych połączeń telefonicznych oraz opłaconej faktury VAT. Z uwagi na to, że wypłacany Dariuszowi W. ekwiwalent pieniężny odpowiada kosztom używania prywatnego telefonu do celów służbowych, jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Marta Zofia Gan

Prawnik

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »