| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes > Firma > e-Firma > Sprzęt biurowy i sieci > Jak komunikować się z klientem w przypadku awarii systemu informatycznego?

Jak komunikować się z klientem w przypadku awarii systemu informatycznego?

Awaria systemu informatycznego może być równa prawdziwemu kataklizmowi dla kondycji przedsiębiorstwa. Brak kontaktu z klientem, brak zamówień, strata przychodów. Jak sobie poradzić w takiej sytuacji?

Firmy można podzielić na dwie grupy – te, które dosięgła choć jedna poważna awaria oraz te, które taka sytuacja dopiero spotka. Czasem na niektóre zdarzenia, zarówno spowodowane czynnikami wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi, zwyczajnie nie ma się wpływu. Grunt to szybka reakcja, która pozwoli zminimalizować negatywne skutki tej nieoczekiwanej sytuacji.

W przypadku nieprzewidzianych awarii kluczem jest szybka i sprawna komunikacja. Dobrze opracowany i przygotowany scenariusz działania obejmie kilka newralgicznych punktów, z których najważniejszymi będzie powiadomienie o zaistniałej sytuacji zarówno współpracowników, jak i najbliższego otoczenia firmy (ze szczególnym naciskiem na komunikację z klientami).

Jeśli o zdarzeniu należy jednocześnie powiadomić wielu współpracowników, dobrze sprawdzą się listy adresowe działające na zasadzie przekierowania poczty. W panelu klienta dostawcy usług hostingowych najlepiej mieć przygotowany jeden adres, typu pracownicy@nazwafirmy.pl, który przeznaczony będzie wyłącznie do wewnętrznych zastosowań. Wtedy z tego adresu wystarczy już tylko ustawić przekierowania na skrzynki pocztowe poszczególnych osób. Z kolei w złożonych strukturach idealnie sprawdzi się system wielostopniowy: z głównej skrzynki przekierowanie na poszczególne działy, a następnie na pracowników. Jeśli menedżerowie działów będą na bieżąco uaktualniać listy swoich pracowników w przekierowaniach, wtedy istnieje szansa zbudowania bardzo sprawnego kanału komunikacji. Techniczna realizacja jest prosta.

W przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej liczy się szybka reakcja. Kluczem do udanej komunikacji zewnętrznej jest wybór odpowiedniego kanału – najczęściej jest to strona internetowa firmy, gdzie możliwie szybko powinna znaleźć się informacja mówiąca o zaistniałej sytuacji. Jeżeli jednak awaria dotknęła również serwer, a czas potrzebny do jej usunięcia przekracza 3-4 godziny, warto podjąć kroki w celu utworzenia choćby zastępczej planszy. Profesjonalna firma informatyczna bez większego problemu pomoże w przekierowaniu danej domeny.

Polecamy: Komunikat reklamowy - jak wybrać odbiorcę?

Kolejnym elementem, który warto rozważyć, jest szybkie ustawienie odpowiednich autoresponderów, czyli automatycznych odpowiedzi. Pomoże w tym intuicyjny panel klienta Dzięki temu każdy, kto prześle zgłoszenie w formie maila, będzie wiedział, że musi liczyć się z wydłużonym czasem oczekiwania na odpowiedź. Warto w takim komunikacie wskazać, że ze względu na ogromną liczbę zgłoszeń, trudności dotyczą także kontaktu telefonicznego, w przeciwnym razie ruch mailowy może „przenieść się” na centralę telefoniczną.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Anna Mosiej

Aplikant radcowski

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »