Papierowe kopie paragonów firmy muszą przechowywać przez 5 lat

Jan Warzecha z PiS w interpelacji poselskiej skierowanej do resortu finansów zwrócił uwagę, że wcześniejsze przepisy dopuszczały możliwość przechowywania kopii papierowych paragonów fiskalnych nie krócej niż przez dwa lata, ale od 2013 r. okres ten został wydłużony do pięciu lat. Poseł pytał o argumenty przemawiające za zmianą. Wskazał, że zdaniem ekspertów nowe regulacje uderzą zwłaszcza w małe i średnie firmy zajmujące się głównie handlem detalicznym.

"Większości z nich nie będzie stać na wprowadzenie nowych kas fiskalnych, które są wyposażone w elektroniczną kopię paragonu. Tak długi okres przechowywania dokumentów kasowych wydaje się mało racjonalny, tym bardziej, że papierowe kopie stają się nieczytelne już po kilku miesiącach" - napisał Warzecha w interpelacji.

Wiceminister finansów Maciej Grabowski napisał w odpowiedzi na wystąpienie posła, że zgodnie z rozporządzeniem MF dotyczącym kas fiskalnych z końcem 2012 r. upłynął okres przejściowy, podczas którego przedsiębiorcy mogli korzystać ze skróconego (do dwóch lat) obowiązkowego przechowywania kopii paragonów fiskalnych.

"Wprowadzenie tego szczególnego rozwiązania związane było z sygnalizowanymi przez podatników trudnościami technicznymi archiwizowania znacznej ilości rolek dokumentacji paragonowej oraz wprowadzeniem nowego rozwiązania konstrukcyjnego kas, umożliwiającego archiwizowanie kopii dokumentów kasowych na informatycznych nośnikach danych" - wyjaśnił wiceminister.

Dodał, że regulacja miała zachęcić podatników - zwłaszcza takich, dla których archiwizowanie dużej ilości rolek dokumentacji mogło być uciążliwe - do nabywania kas z elektronicznym zapisem kopii dokumentów kasowych. "Regulacja ta nie miała mieć charakteru stałego. Zważyć bowiem należy, że paragon i jego kopia są dowodami dokumentującymi sprzedaż i kwoty podatku należnego, potwierdzającymi dokonanie konkretnej transakcji w określonym czasie" - podkreśliło MF.

Resort wskazał, że zgodnie z ustawą o VAT podatnicy muszą przechowywać ewidencję prowadzoną dla celów rozliczenia VAT co do zasady przez pięć lat - licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Według MF stosowanie pięcioletniego okresu przechowywania dokumentów kasowych jest istotne z punktu widzenia zapewnienia kontroli rozliczeń VAT.

Zdaniem ministerstwa przypadki braku czytelności paragonów fiskalnych mogą wystąpić u podatników stosujących kasy fiskalne z kopią papierową, którzy nie korzystają z atestowanych gatunków papieru albo nie zapewniają prawidłowych warunków przechowywania paragonów.

"Powyższe nie uzasadnia zatem w mojej opinii dalszego skrócenia okresu przechowywania tych dokumentów" - napisał Grabowski.

Według podanych przez MF danych z urzędów skarbowych dotyczących nowo rejestrowanych kas, w ostatnim okresie wzrasta sprzedaż kas z elektronicznym zapisem kopii oraz podaż tego typu urządzeń. Od 1 stycznia 2011 r. do 31 października 2012 r. udział tego typu kas w ogólnej liczbie nowo rejestrowanych kas wyniósł ok. 42 proc. Zdaniem MF dane te świadczą o tym, że stosowne rozwiązania techniczne istnieją - podatnicy mieli możliwość zapewnienia prawidłowych warunki przechowywania paragonów sporządzonych na nośnikach papierowych lub nabycia kasy z elektronicznym zapisem kopii.

"W świetle powyższego nie przewiduję podjęcia prac legislacyjnych w zakresie wprowadzenia dwuletniego okresu przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzonych na nośnikach papierowych" - podsumował Grabowski.