Coraz więcej firm korzysta z długoterminowego wynajmu pojazdów służbowych. Średnia miesięczna rata za użytkowanie małego samochodu osobowego nie przekracza 2 tysięcy zł.
Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego wynajem długoterminowy polega na oddaniu najemcy rzeczy do używania (w tym wypadku samochodu) przez czas oznaczony lub nieoznaczony. Natomiast najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. W przeciwieństwie do umowy leasingu, wynagrodzenie płatne w ratach (czynsz) nie osiąga wielkości równej cenie lub wynagrodzeniu z tytułu nabycia danej rzeczy przez wynajmującego.
Suma ustalonych w umowie rat czynszu jest mniejsza od wartości początkowej środków trwałych, ponieważ jest pomniejszona o należny podatek od towarów i usług (VAT) oraz szacunkową wartość pojazdu po okresie najmu na rynku wtórnym. I tym głównie różni się od bardzo popularnego w naszym kraju leasingu.
Dla średnich i dużych
Wynajem długoterminowy jest usługą przeznaczoną głównie dla dużych i średnich firm, choć może z niego skorzystać również osoba prowadząca jednoosobową działalność i wynajmująca jeden samochód, np. taksówkarz.
Jednak małej firmie nie zawsze to się opłaca, ponieważ istotą wynajmu jest ponoszenie kosztów związanych z użytkowaniem samochodu w postaci stałych, miesięcznych rat. W ramach raty znajdują się również koszty: przeglądów, napraw, wymiany i przechowania ogumienia oraz wszelkie koszty związane z ubezpieczeniami i kwestiami urzędowymi (rejestracja, homologacja itp.).
Od leasingu różni się on głównie tym, że w momencie zakończenia umowy klient nie dokonuje wykupu samochodu, lecz zwraca go do najemcy, który później sprzedaje go na rynku wtórnym.
Kwota, jaką można uzyskać za auto po okresie użytkowania, to tzw. wartość resztkowa. Od jej wysokości (szacunkowej) zależy także poziom raty, płaconej wynajmującemu.
Istotnym elementem różnicującym wynajem od leasingu jest również brak wpłaty wstępnej, dzięki czemu klient nie musi angażować swojego kapitału. Wynajmujący podpisuje jedynie umowę, wybiera markę i rodzaj samochodu, jego wyposażenie i ustala kwotę miesięcznej raty. Od tego momentu jedynym jego kosztem jest paliwo do samochodu. Średnio za najpopularniejsze, małe samochody osobowe w zależności od marki (najtańsze fiat i skoda) płacimy od 1,3 tys. do 1,8-2 tys. zł miesięcznie (toyota, ford).
Podstawową zaletą wynajmu są nie tylko korzyści podatkowe (takie jak w przypadku leasingu operacyjnego), ale także możliwość łatwego zaplanowania wydatków związanych z utrzymaniem floty w założonym okresie.
Organizacją napraw, sezonową wymianą ogumienia, ubezpieczeniem i likwidacją szkód czy też zapewnieniem samochodu zastępczego zajmuje się wynajmujący. Klient ma możliwość prowadzenia efektywnej polityki w zakresie transportu dzięki szczegółowym, otrzymywanym regularnie raportom zarządczym.
Atuty zarządzania flotą
Do atutów przemawiających za wdrożeniem kompleksowych systemów zarządzania (wspólnie z zastosowaniem usług finansowych) zaliczamy: pełną kontrolę nad posiadanym parkiem samochodowym, łatwość pozyskania niezbędnych informacji co do bezpieczeństwa i stanu pojazdów, odciążenie użytkownika od kosztów serwisowych oraz skupienie się na podstawowych czynnościach wpływających bezpośrednio na cele przedsiębiorstwa.
Uwaga na przepisy
Przedmiot umowy wynajmu nie jest wykazywany w księgach rachunkowych najemcy, bowiem jego właścicielem jest firma wynajmująca pojazd i jej też przysługuje prawo do dokonywania odpisów amortyzacyjnych.
Natomiast czynsz stanowi koszt uzyskania przychodu dla najemcy, z istotnym zastrzeżeniem wynikającym z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Otóż najemca musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu tzw. kilometrówkę, a następnie przemnożyć liczbę przejechanych kilometrów przez określoną odgórnie przez Ministerstwo Finansów stawkę za jeden kilometr przebiegu.
Dopiero gdy ta kwota przewyższa ratę, można ją w całości zaliczyć w koszty. W innym wypadku kosztem jest kwota faktycznie wydana na utrzymanie samochodu. Nie ma żadnych ograniczeń, jeśli chodzi o czas trwania wynajmu, ale najpopularniejsze są umowy zawierane na okres od roku do czterech lat.
