Koszty bez faktury - kiedy nie jest potrzebna faktura lub rachunek?

Koszty uzyskania przychodu

Kosztami uzyskania przychodu są wydatki, jakie ponoszone są przez podatnika w celu uzyskania przychodu. Nie jest jednak prostą sprawą ustalenie co można zaliczyć do kosztów. Przyjmuje się jednak, że kosztami uzyskania przychodów będą wydatki, związane bezpośrednio z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a ich poniesienie może w sposób bezpośredni przyczynić się do powiększenia osiąganego przychodu.

Co więcej większość wydatków, aby mogła być zakwalifikowana jako koszty musi być potwierdzona wystawioną fakturą lub rachunkiem. Istnieją jednak takie koszty które nie muszą być potwierdzone wskazanymi dokumentami.

Zobacz: Więcej firm powstaje niż się zamyka

Dowód wewnętrzny

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą potwierdzić poniesione koszty firmowe, na które nie mają faktury ani rachunku, poprzez wystawienie dowodu wewnętrznego. Jest to jednak możliwe jedynie w przypadku, gdy osoba prowadząca taką działalność prowadzi własną księgowość. Dowód wewnętrzny stanowi potwierdzenie poniesienia kosztów przez przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą.

Dowody wewnętrzne, które dokumentują niektóre wydatki muszą być zaopatrzone w podpisy osób, które dokonały potwierdzanych w ten sposób wydatków oraz muszą być opatrzone datą. Dowód wewnętrzny powinien określać nazwę, ilość, ceną jednostkową oraz wartość towaru.

Zobacz: Zakaz prowadzenia działalności gospodarczej - prawo upadłościowe

Koszty bez faktury i rachunku

Jak już było wspominane, tylko wyjątkowo możliwe jest nieudokumentowanie poniesionych kosztów fakturą lub rachunkiem. Poniżej prezentujemy listę wydatków, które można zaliczyć do kosztów firmowych, a które nie wymagają potwierdzenia w formie faktury lub rachunku. Wydatkami tymi są:

     
Koszty zakupu materiałów biurowych - wystarczy paragon,

    
 Wydatki na bilety, np. PKP - bilet zastępuje fakturę. Należy jednak wspomnieć, że bilet musi być na podróż dalszą niż 50 kilometrów, posiadać nazwę i numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy, datę wystawienia, numer biletu, kwotę do zapłaty wliczającą podatek oraz kwotę podatku.

     
Wydatki na prąd i gaz, - w przypadku prowadzenia biura we własnym domu lub w wynajętym mieszkaniu. Wystarczające jest okazanie potwierdzenia zapłaty.

     
Wydatki na środki czystości - wystarczy paragon,

     
Koszty diety podczas wyjazdów służbowych - diety nie wymagają żadnych potwierdzeń.

     
Zakup paliwa, przejazdów i parkingów zagranicą - koszty związane z zagraniczną podróżą służbową samochodem można udowodnić paragonem.

      
Koszty operacji finansowych - do potwierdzenia wystarczy wyciąg z konta bankowego, czy potwierdzenie wymiany pieniędzy w kantorze.

Zobacz: Zagrożenia dla przedsiębiorstw w 2013 roku