Bony czy gotówka na święta - korzystniejsze rozwiązanie

Zbliżają się święta, czyli czas, w którym tradycyjnie wielu pracowników otrzymuje od swoich pracodawców różnorodne bonusy. W tym roku zapewne bardziej popularne niż dotychczas stanie się wręczanie gotówki lub refundacja zakupów czynionych przez samych beneficjentów. Zachętą do tego jest właśnie znowelizowany art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f.

Ustawą z 17 lipca 2009 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. Nr 125, poz. 1037) znowelizowano art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f. Zmiana ta weszła w życie 22 sierpnia 2009 r. i dotyczy dochodów uzyskanych przez podatników od 1 stycznia br. Zgodnie ze zmodyfikowaną treścią art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f. wolna od podatku dochodowego jest obecnie wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Opierając się na nowym brzmieniu tego przepisu, pracodawca może ofiarować pracownikowi pieniądze w kwocie do 380 zł, bez konieczności doliczania ich do przychodów ze stosunku pracy. Warunkiem neutralności podatkowej świadczenia jest jednak odpowiednie źródło jego finansowania, co oznacza, że środki powinny w całości pochodzić z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS).

Jeśli kryterium to zostanie spełnione, od wypłaconej kwoty nie będą także naliczane składki na ubezpieczenia społeczne ani składka na ubezpieczenie zdrowotne.

Warto zwrócić uwagę, że podatkowy limit 380 zł odnosi się łącznie do wszystkich świadczeń rzeczowych i pieniężnych otrzymanych przez pracownika z ZFŚS w trakcie całego roku podatkowego.

PRZYKŁAD

W październiku br., w związku z koniecznością przeprowadzenia remontu mieszkania, Tomasz O. otrzymał na ten cel bezzwrotne dofinansowanie w kwocie 300 zł. Natomiast w grudniu, tytułem przedświątecznej pomocy materialnej, na konto podatnika wpłynęło dodatkowo 150 zł. W obu przypadkach pieniądze pochodziły z ZFŚS i wypłacone zostały na wniosek pracownika.

Wobec tego, że suma świadczeń otrzymanych przez Tomasza O. w 2009 r. przekroczy 380 zł, nadwyżka ponad tę kwotę stanie się przychodem ze stosunku pracy, od którego należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy na ogólnych zasadach.

Jednak przekroczenie limitu podatkowego nie będzie miało wpływu na oskładkowanie świadczeń pieniężnych z ZFŚS. Podstawy wymiaru składek ZUS nie powiększają świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, bez względu na ich wysokość.

Możliwość otrzymania nieopodatkowanej gotówki jest kusząca. Jak wynika z praktyki, świąteczny prezent w takiej właśnie formie jest najbardziej oczekiwany przez beneficjentów.

Niestety, presja wywierana na pracodawców w tej sprawie może prowadzić do nadużyć, a w konsekwencji do przykrych skutków podatkowych i nie tylko podatkowych.

Jak wynika z przepisów ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn.zm.), środki zgromadzone w ramach tego funduszu powinny być przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej.

Zgodnie z art. 2 pkt 1 tej ustawy przez pojęcie „działalność socjalna” rozumie się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Skoro zatem świadczenia rzeczowe lub pieniężne z ZFŚS mają charakter pomocy socjalnej, powinny być przyznawane tylko tym osobom, które potrzebują takiego wsparcia. W regulaminie funduszu należy zatem uściślić kryteria udzielania pomocy. Wskazuje na to art. 8 ust. 1 ustawy, który mówi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Przypomina o tym również Ministerstwo Finansów w ciągle aktualnym piśmie z 27 kwietnia 1999 r. (nr PB3-942/722-136/WK/99): „przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Mając powyższe na uwadze, należy stwierdzić, że zakup bonów towarowych przez zakład pracy celem przekazania ich wszystkim pracownikom (bez oceny stopnia ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej) - nie może pochodzić ze środków funduszu. Zakup omawianych bonów może natomiast być sfinansowany z innych środków znajdujących się w dyspozycji pracodawców”.

Ponadto świadczenia z ZFŚS powinny być dostępne dla zainteresowanych dopiero po złożeniu przez nich wniosku, w którym określą oczekiwaną formę pomocy oraz wykażą (oświadczą) spełnienie kryteriów koniecznych do jej otrzymania.

Tymczasem świadczenia okolicznościowe, finansowane z funduszu, przyznawane są często wszystkim pracownikom danego zakładu w tej samej wysokości. Jest to działanie oczywiście niepoprawne, choć częściowo zrozumiałe - pracodawcy, dbając o dobrą atmosferę, nie chcą różnicować swoich pracowników ze względu na wysokość dochodów.

Ignorowanie zapisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych może jednak okazać się kosztowne. Jeśli bowiem w toku kontroli urząd skarbowy stwierdzi, że naruszono zasady (określone w ustawie lub w regulaminie funduszu) finansowania świadczeń z ZFŚS, pracodawca jako płatnik będzie odpowiadał za zaległości powstałe z tytułu niepobrania zaliczek na podatek. Taka sama odpowiedzialność może dotyczyć składek ZUS od wypłaconych kwot lub wartości udzielonych świadczeń rzeczowych (np. paczek świątecznych nieprawidłowo sfinansowanych środkami z funduszu). W sytuacji gdy nadużycia będą rażące, pracodawca powinien również liczyć się z konsekwencjami karno-skarbowymi. Ponadto, jeśli nieprawidłowy sposób gospodarowania środkami funduszu odkryje Państwowa Inspekcji Pracy, pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za wykroczenie.

Z powyższych względów, przed ofiarowaniem pracownikowi świątecznych prezentów (w postaci: gotówki, bonów, paczek) sfinansowanych z ZFŚS, pracodawca powinien rozważyć, czy świadczenie takie ma istotnie charakter pomocy socjalnej.