Czy można przechowywać paragony fiskalne w formie elektronicznej

RADA

Od 1 grudnia 2008 r. można archiwizować kopie paragonów fiskalnych w wersji elektronicznej. Niestety, nie można archiwizować w tej wersji kopii faktur, wydrukowanych uprzednio za pomocą kas fiskalnych.

UZASADNIENIE

Od 1 grudnia obowiązuje nowe rozporządzenie z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz.U. Nr 212, poz. 1338).

Kopie paragonów fiskalnych mogą być archiwizowane w postaci elektronicznej

Nowe rozporządzenie daje możliwość przechowywania kopii paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej. Paragon fiskalny, zdefiniowany (§ 2 pkt 11) jako wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży, nadal musi jednak posiadać postać papierową w każdym przypadku, również jeśli jest tworzony przez kasę fiskalną z elektronicznym zapisem kopii.

W rozporządzeniu zostały szczegółowo określone kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy fiskalne), w tym kasy fiskalne z elektronicznym zapisem kopii (§ 4, 5 i 6). Dla użytkowników kas istotniejsze od warunków technicznych (które powinny zainteresować raczej producentów) są warunki stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii. Podatnicy mogą stosować kasy z elektronicznym zapisem kopii, pod warunkiem (§ 7 ust. 5) że:

• posiadają i stosują określone przez producenta krajowego lub importera w książce kasy urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych oraz

• stosują zgodnie z kartą kasy autoryzowany przez producenta krajowego lub importera program archiwizujący.

SŁOWNICZEK

Kasa z elektronicznym zapisem kopii - kasa konstrukcyjnie dostosowana do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych (§ 2 pkt 5 rozporządzenia).

Kopie faktur nie mogą być archiwizowane w postaci elektronicznej

Kasy konstrukcyjnie przystosowane wyłącznie do sprzedaży obsługowej mogą opcjonalnie posiadać funkcję wydruku faktur VAT (§ 5 ust. 3). W przypadku wystawiania przez kasę z elektronicznym zapisem kopii faktur VAT kasa musi drukować również kopie tych faktur (§ 6 ust. 1 pkt 3).

Okres przechowywania kopii paragonów fiskalnych

Papierowe kopie paragonów fiskalnych, potwierdzające dokonanie do 31 grudnia 2011 r. sprzedaży, podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Elektroniczne kopie paragonów fiskalnych (a także kopie faktur wystawianych z zastosowaniem kas) podatnicy muszą przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

• § 2 pkt 5, § 2 pkt 11, § 4-7 rozporządzenia z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania - Dz.U. Nr 212, poz. 1338

Ewa Szczepankiewicz

główna księgowa w spółce z.o.o.