Problematyczne koszty

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się nieodzownie z ponoszeniem kosztów. Aby zarobić, trzeba najpierw zainwestować. W celu wspomożenia rozwoju gospodarczego ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie do systemu podatkowego instytucji kosztów uzyskania przychodu. Zależność jest bardzo prosta - im większe koszty uzyskania przychodu, tym mniejszy podatek do zapłacenia. Stąd też od lat najwięcej kontrowersji między podatnikami a urzędami skarbowymi budzi zaliczenie konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Na tym tle powstało już wiele interpretacji i orzeczeń sądowych, ponieważ przepisy dotyczące tej kwestii nie są jednoznaczne.

Definicje

Po zmianie definicji od 1 stycznia 2007 r. kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.) oraz art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Ważne!

Aby zaliczyć wydatek do kosztów podatkowych, niezbędne jest właściwe udokumentowanie wydatku. Ponadto między wydatkiem a przychodem musi istnieć związek przyczynowy.

Wiążące interpretacje

W razie wątpliwości, czy dany wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu zawsze można zwrócić się z takim pytaniem do Ministra Finansów. Do lipca br. wiążących interpretacji podatkowych dokonywały urzędy skarbowe. Konsekwencją funkcjonowania takiego systemu były liczne rozbieżności w odpowiedziach udzielanych przez różne urzędy na zapytania podatników. Aby uniknąć takich sytuacji od 1 lipca 2007 r. wydawanie interpretacji podatkowych leży w kompetencji Ministra Finansów. Wykonuje on swoje uprawnienia za pośrednictwem czterech izb skarbowych: bydgoskiej, katowickiej, poznańskiej i warszawskiej.

Dyrektor Izby Skarbowej:

- w Bydgoszczy jest właściwy do wydania interpretacji indywidualnej, jeżeli wnioskodawca ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w województwie: kujawsko-pomorskim, podlaskim, pomorskim, warmińsko-mazurskim lub zachodniopomorskim,

 w Bydgoszczy jest właściwy do wydania interpretacji indywidualnej, jeżeli wnioskodawca ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w województwie: kujawsko-pomorskim, podlaskim, pomorskim, warmińsko-mazurskim lub zachodniopomorskim,

- w Katowicach jest właściwy do wydania interpretacji indywidualnej, jeżeli wnioskodawca ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w województwie: małopolskim, opolskim, podkarpackim, śląskim lub świętokrzyskim,

- w Poznaniu jest właściwy do wydania interpretacji indywidualnej, jeżeli wnioskodawca ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w województwie: dolnośląskim, lubuskim lub wielkopolskim,

- w Warszawie jest właściwy do wydania interpretacji indywidualnej, jeżeli wnioskodawca ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w województwie: lubelskim, łódzkim lub mazowieckim.

Jeżeli wnioskodawca ma miejsce zamieszkania lub siedzibę poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, właściwy miejscowo do wydania interpretacji indywidualnej jest Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie.

Aby uzyskać interpretację, należy złożyć wniosek na formularzu, którego wzór został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z 20 czerwca 2007 r. w sprawie wzoru wniosku o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego oraz sposobu uiszczenia opłaty od wniosku (DzU nr 112, poz. 771). Od złożonego wniosku w ciągu 7 dni należy uiścić opłatę w kwocie 75 zł. Konsekwencją niezapłacenia tej kwoty będzie pozostawienie wniosku bez rozpoznania.

Niestety na wydanie interpretacji trzeba poczekać. Co prawda, interpretację indywidualną przepisów prawa podatkowego wydaje się bez zbędnej zwłoki, jednak jak stanowi dalej art. 14 d ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.) - nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania wniosku. W związku z tym należy liczyć się, że termin „niezwłocznie” będzie oznaczał właśnie owe 3 miesiące. Poniżej są omówione te wydatki, z którymi podatnicy miewają problemy interpretacyjne przy zaliczeniu ich do kosztów uzyskania przychodu.

Rozmowy kontrolowane

Nie ma już chyba firm, w których nie byłoby telefonów stacjonarnych czy też komórkowych. Ich używanie wiąże się z ponoszeniem określonych (często niemałych) wydatków. Powstaje zatem pytanie, czy wszystkie wydatki ponoszone w związku z wykorzystywaniem telefonów mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, zwłaszcza w sytuacji, gdy telefony służą pracownikom nie tylko do prowadzenia rozmów służbowych, ale i prywatnych.

Przy rozmowach służbowych raczej nie pojawiają się wątpliwości, jednak zaliczenie wydatków związanych z prowadzeniem przez pracowników prywatnych rozmów budzi już kontrowersje. Zdaniem organów skarbowych kosztem nie może być część wydatków przypadająca na prywatne rozmowy pracownika, gdyż nie ma ona związku z prowadzaną przez podatnika działalnością gospodarczą. Problem taki powstaje w szczególności w sytuacji, gdy pracodawca w związku z przyznaniem pracownikowi telefonu komórkowego zawiera z pracownikiem umowę, w której określa kwotę, jaka będzie przysługiwała pracownikowi na rozmowy prywatne. Nie jest to najszczęśliwsze rozwiązanie, chociaż taki wydatek może zostać zakwalifikowany jako część wynagrodzenia pracownika, a tym samym z tego tytułu może stanowić koszt uzyskania przychodu. Stąd w praktyce najczęściej spotyka się umowy, w których zostaje określony ogólny limit kosztów połączeń, który pracodawca uznaje za rozmowy służbowe.

Świadczenia dla członków zarządu

Do kosztów uzyskania nie można zaliczyć wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych z wyjątkiem wynagrodzeń wypłaconych z tytułu pełnionych funkcji (art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - DzU z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.). W związku z powyższym, czy świadczenia dla prezesa zarządu spółki stanowią koszt uzyskania przychodów spółki? Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy określić status zarządu jako organu w działalności spółki. W świetle prawa handlowego zarząd jest organem wykonawczym, a nie stanowiącym spółki, stąd też wyłączenie z ww. przepisu nie znajduje zastosowania do wydatków na rzecz osób wchodzących w skład zarządu, nawet gdyby członek zarządu był jednocześnie udziałowcem spółki. Do kosztów uzyskania przychodu nie można zaliczyć wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy), jednak przedmiotowe świadczenia dla członka zarządu nie wynikają przecież z posiadania przez niego udziałów, lecz stanowią wynagrodzenie za wykonaną pracę.

Bartłomiej Sikora

Doradca podatkowy