| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Rejestracja zbiorów danych osobowych

Rejestracja zbiorów danych osobowych

Kiedy, w jakiej sytuacji przedsiębiorca zobowiązany jest zgłosić do GIODO zbiory danych klientów i kontrahentów? Czy dane osób fizycznych i podmiotów gospodarczych gromadzone do innych celów niż księgowe muszą być zawsze rejestrowane?

Zgłoszenia zbioru danych do rejestracji należy dokonać przed rozpoczęciem ich przetwarzania. Co do zasady, będzie to chwila przed pierwszą czynnością podjętą przez administratora danych. Administrator danych może bowiem rozpocząć ich przetwarzanie w zbiorze dopiero po zgłoszeniu go do rejestracji. Nie dotyczy to jednak tzw. danych wrażliwych, będących w posiadaniu np. instytucji kościelnych czy zakładów opieki medycznej, ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne lub inne szczególne informacje. Tu nie wystarczy sam fakt zgłoszenia zbioru Generalnemu Inspektorowi. Administrator może przetwarzać zbiór dopiero po zarejestrowaniu go w GIODO. Poza tym dane wrażliwe są pod szczególna ochroną i podlegają bardzo dużym restrykcjom.

Zgłoszenie można przesłać pocztą lub złożyć w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Mogą być przygotowane standardowo, na papierze lub w formie elektronicznej z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji powinno zawierać między innymi:

● wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych;

● oznaczenie podmiotu prowadzącego zbiór i adresu jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numeru identyfikacyjnego rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany;

● podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru;

● cel przetwarzania danych;

● opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych;

● sposób zbierania oraz udostępniania danych;

● informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane.

Ustawa przewiduje krąg podmiotów, które zwolnione są, z różnych przyczyn, z obowiązku rejestracji danych. W większości przypadków zwolnienie jest spowodowane charakterem informacji. I tak na przykład z obowiązku rejestracyjnego zwolnieni są administratorzy danych gromadzonych i przetwarzanych w związku z zatrudnieniem, świadczeniem usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się. Zwolnieni są także administratorzy przetwarzający dane wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej. Należy jednak w tym miejscu zastrzec, że jeśli zgromadzone w zbiorze dane służą dodatkowym celom, innym niż wskazane w tym przepisie, administrator będzie musiał zbiór zarejestrować. Przykładem takiej sytuacji jest wykorzystywanie danych w celach księgowych z jednoczesnym wykorzystywaniem ich do celów np. marketingowych. Ponadto z obowiązku rejestracji zwolnieni są administratorzy danych powszechnie dostępnych. Przesłanka ta jest spełniona, jeżeli z danymi zawartymi może się zapoznać nieograniczony krąg podmiotów (np. dane zostały opublikowane w Internecie).

Paulina Ołdziejewska

prawnik

Skoczyński Wachowiak Strykowski Kancelaria Prawna sp. k.

www.sws.com.pl

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Ceret Grzywaczewska

Kancelaria Radców Prawnych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »