| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Korespondencja wizytówką firmy

Korespondencja wizytówką firmy

Każde pismo, które wychodzi z firmy, reprezentuje ją na zewnątrz. Przejrzyście przygotowana korespondencja urzędowa przekazuje odbiorcy informację o profesjonalizmie pracowników. Pisma urzędowe powinny reklamować firmę przez wysoką jakość listów.


Korespondencja to zarówno czynności związane ze sporządzaniem pism, wymianą myśli, jak i ustalaniem bądź uzgadnianiem stanowisk. Szczególne znaczenie ma korespondencja w działalności zakładów pracy. Zadania postawione przed nimi wymagają bowiem szerokich kontaktów z innymi firmami, nawiązywanych najczęściej w formie wymiany pism.

Przedmiotem korespondencji są zapytania, wyjaśnienia, informacje, decyzje. W biurach następuje wymiana pism informacyjnych, przewodnich, grzecznościowych. Taką korespondencję należy redagować w stylu urzędowym, którego główne cechy to rzeczowość, zwięzłość, przejrzystość, fachowość.

• Używając stylu urzędowego należy być bardzo precyzyjnym, nie rozwijać pobocznych wątków sprawy, skupić się wyłącznie na jej meritum.

• Należy używać zdań pojedynczych, stosować słownictwo jednoznaczne i specjalistyczne. W celu stworzenia przejrzystej treści warto stosować formę wyliczeń i wypunktowań.

• Należy pamiętać o używaniu zwrotów grzecznościowych oraz utrzymaniu uprzejmego tonu wypowiedzi.

• Wyznacznikami stylu urzędowego jest także stosowanie strony biernej, posługiwanie się formami nieosobowymi czasowników oraz powszechnie znanymi skrótami i skrótowcami.

Każdy list urzędowy powinien zawierać następujące elementy:

• Nagłówek (oznaczenie nadawcy - ma postać nadruku, pieczęci firmowej).

• Oznaczenie adresata (odbiorcy listu), miejscowość i datę sporządzenia,.

• Znak, czyli numer z rejestru korespondencji; zgodnie z ustalonym systemem kancelaryjnym, zwrot otwierający list, część zasadniczą treści, uprzejme zakończenie, podpis osoby upoważnionej do podpisywania korespondencji zewnętrznej, ewentualnie elementy dodatkowe, które umieszcza się pod podpisem mają charakter informacyjny w obiegu dokumentów.

Przy sporządzaniu korespondencji stosowane są układy pism według standardu polskiego i europejskiego. Pisma mogą być sporządzane na blankiecie korespondencyjnym albo na papierze maszynowym. Blankiet korespondencyjny, zwany także „papierem firmowym” czy „blankietem firmowym”, ma duży wpływ na kształtowanie wizerunku firmy, dlatego szczególnie warto zadbać o jego formę.

Korespondencja służbowa powinna być pisana komputerowo. Nie wypada, aby tekst miał poprawki, dopiski lub przekreślenia. Ponadto list odręczny wygląda nieprofesjonalnie. Jeżeli to możliwe, listy powinno się adresować do konkretnej osoby wymienionej z imienia i nazwiska, gdyż zwiększa to szanse na odpowiedź.

List lub pismo można sporządzić także na papierze bez nadruku. Papier powinien być formatu A4 (210x297mm) w układzie pionowym lub A5 (210x148.5mm) w układzie poziomym. Należy zachować marginesy według wymiarów (w milimetrach): lewy - 25-30, prawy - 10- 15, górny 15-20, dolny 20-30, tak, aby można było dokument wpiąć do segregatora.

Nagłówek, w którym jest nazwa, adres, numer telefonu, e-mail i numer faksu nadawcy, umieszcza się bezpośrednio przy lewym i pod górnym marginesem w kształcie prostokąta z pojedynczymi odstępami pomiędzy wierszami. Pole wpływu - miejsce na pieczątkę wpływu oraz adnotacje dotyczące obiegu i formy załatwienia, zlokalizowane jest po lewej stronie dokumentu, na wysokości danych adresata.

Przykład

Serwis komputerowy „Myszka”'

ul. Chodkiewicza 24

03-733 Warszawa

tel./faks 022 818 94 78

Nazwę odbiorcy pisma (adresata) umieszczamy po prawej stronie (dwa odstępy poniżej daty) w kształcie prostokąta z pojedynczymi odstępami pomiędzy wierszami. Dane te wpisuje się w mianowniku. Po imieniu i nazwisku lub nazwie przedsiębiorstwa należy zrobić podwójną interlinię.

Przykład

Szanowny Pan

Janusz Jędrzejewski

ul. Kasztanowa 32/4

42-300 Bielsko-Biała

Obecnie najczęściej rozpoczyna się pisma służbowe od zwrotów grzecznościowych typu: „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” czy „Szanowni Państwo”. Coraz częściej wprowadza się tego typu zwroty do korespondencji biurowej, uzupełniając je dodatkowo tytułami czy stanowiskami: „Szanowna Pani Dyrektor”, „Szanowny Panie Prezesie”.

Po zwrocie grzecznościowym rozpoczynającym list można postawić przecinek. Jeśli go postawimy, musimy pamiętać o tym, aby treść pisma po tym zwrocie rozpocząć małą literą. Zwrot grzecznościowy można też pozostawić bez żadnego znaku interpunkcyjnego - wtedy treść pisma rozpoczniemy dużą literą.

Celem tej części pisma jest bardzo krótkie określenie jego treści, aby przy przeglądaniu korespondencji nie było konieczności odczytywania całego pisma.

W krótkich pismach pomija się z reguły ten element. Nazwanie przedmiotu sprawy umieszcza się trzy linie poniżej pola adresata lub po zwrocie grzecznościowym rozpoczynającym list. Przy lewym marginesie zapisujemy „sprawa”.

Przykład

Sprawa: dokumentacja handlowa

Sprawa: reklamacja

Sprawa: sprostowanie świadectwa

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Häfele Polska

Producent okuć meblowych i budowlanych, a także elektronicznych systemów kontroli dostępu

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »