| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Korespondencja wizytówką firmy

Korespondencja wizytówką firmy

Każde pismo, które wychodzi z firmy, reprezentuje ją na zewnątrz. Przejrzyście przygotowana korespondencja urzędowa przekazuje odbiorcy informację o profesjonalizmie pracowników. Pisma urzędowe powinny reklamować firmę przez wysoką jakość listów.

Umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony na wysokości podpisu lub wyjątkowo na odwrocie pisma w lewym górnym prostokącie. Mają postać informacji, jakie dokumenty (dowody) potwierdzają niniejszą treść oraz dla kogo są przeznaczone kopie niniejszego pisma.

Jeżeli te dwa elementy występują łącznie, to w pierwszej kolejności umieszcza się załączniki.

Jeżeli do pisma załączone są jakieś dokumenty, należy ten fakt zaznaczyć po lewej stronie, w tym samym wierszu, w którym wpisywane jest stanowisko osoby podpisującej pismo. Stosuje się dwa sposoby zapisywania w piśmie załączników.

Na przykład w piśmie, do którego załączono reklamację i fakturę, można przyjąć jeden ze sposobów zapisu:

a) Załączniki: 2

b) Załączniki:

1. reklamacja

2. faktura

W pewnych sytuacjach z treścią pisma powinny się zapoznać, oprócz adresata, także i inne instytucje lub osoby. W takich przypadkach z lewej strony pisma, w trzecim wierszu po zakończonej treści wpisuje się: „Do wiadomości:” lub „Otrzymują:”, a następnie nazwę instytucji lub imię, nazwisko i dokładny adres osoby, która ma otrzymać kopię pisma. W obiegu wewnętrznym można posługiwać się symbolami literowymi komórek organizacyjnych. Na każdej z kopii przekreśla się nazwę na polu adresowym i jednocześnie podkreśla nazwę i adres podmiotu, do którego dana kopia będzie wysłana.

Ważne jest przyswojenie sobie stałych zasad odnoszących się do adresowania kopert:

• dane adresata umieszczamy w sferze prostokątnej, nie bliżej niż 5 mm od prawego brzegu koperty i nie bliżej niż 15 mm od jej dolnego brzegu,

• dane zapisuje się w kolejności: nazwa lub imię i nazwisko nadawcy, nazwa ulicy i nr domu, kod pocztowy i nazwa miejscowości,

• jeżeli nazwa odbiorcy jest długa, należy ją podzielić zgodnie z podziałem logicznym, ale nie wolno jej skracać,

• po nazwie lub nazwisku odbiorcy robimy odstęp, aby wizualnie oddzielić tę część od adresu,

• w adresie nie tworzymy skrótów, oczywiście nie dotyczy to powszechnie stosowanych skrótów, jak: ul., al., mgr, dr, inż.,

• przesyłka powinna mieć odpowiednio dopasowaną do swojej objętości kopertę, której nie należy zaklejać taśmą klejącą lub zszywać zszywaczem,

• adnotacje dotyczące rodzaju listu (polecony, priorytetowy) umieszczamy nad adresatem.

Listy do kopert składamy tak, by część, która zawiera nagłówek była wewnątrz. W miarę możliwości odpowiadamy na korespondencję niezwłocznie lub zachowujemy zwyczajowe terminy, co świadczy dobrze o właściwej organizacji firmy.

Przykład pisma według standardu polskiego

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład pisma według standardu Europejskiego

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zdzisława Koźmin

reklama

Polecamy artykuły

Autor:

Źródło:

Sekretariat

Zdjęcia


Personel i Zarządzanie 4/201742.90 zł

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

dr Michał Wilk

radca prawny, doradca podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »