| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Korespondencja wizytówką firmy

Korespondencja wizytówką firmy

Każde pismo, które wychodzi z firmy, reprezentuje ją na zewnątrz. Przejrzyście przygotowana korespondencja urzędowa przekazuje odbiorcy informację o profesjonalizmie pracowników. Pisma urzędowe powinny reklamować firmę przez wysoką jakość listów.

Umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony na wysokości podpisu lub wyjątkowo na odwrocie pisma w lewym górnym prostokącie. Mają postać informacji, jakie dokumenty (dowody) potwierdzają niniejszą treść oraz dla kogo są przeznaczone kopie niniejszego pisma.

Jeżeli te dwa elementy występują łącznie, to w pierwszej kolejności umieszcza się załączniki.

Jeżeli do pisma załączone są jakieś dokumenty, należy ten fakt zaznaczyć po lewej stronie, w tym samym wierszu, w którym wpisywane jest stanowisko osoby podpisującej pismo. Stosuje się dwa sposoby zapisywania w piśmie załączników.

Na przykład w piśmie, do którego załączono reklamację i fakturę, można przyjąć jeden ze sposobów zapisu:

a) Załączniki: 2

b) Załączniki:

1. reklamacja

2. faktura

W pewnych sytuacjach z treścią pisma powinny się zapoznać, oprócz adresata, także i inne instytucje lub osoby. W takich przypadkach z lewej strony pisma, w trzecim wierszu po zakończonej treści wpisuje się: „Do wiadomości:” lub „Otrzymują:”, a następnie nazwę instytucji lub imię, nazwisko i dokładny adres osoby, która ma otrzymać kopię pisma. W obiegu wewnętrznym można posługiwać się symbolami literowymi komórek organizacyjnych. Na każdej z kopii przekreśla się nazwę na polu adresowym i jednocześnie podkreśla nazwę i adres podmiotu, do którego dana kopia będzie wysłana.

Ważne jest przyswojenie sobie stałych zasad odnoszących się do adresowania kopert:

• dane adresata umieszczamy w sferze prostokątnej, nie bliżej niż 5 mm od prawego brzegu koperty i nie bliżej niż 15 mm od jej dolnego brzegu,

• dane zapisuje się w kolejności: nazwa lub imię i nazwisko nadawcy, nazwa ulicy i nr domu, kod pocztowy i nazwa miejscowości,

• jeżeli nazwa odbiorcy jest długa, należy ją podzielić zgodnie z podziałem logicznym, ale nie wolno jej skracać,

• po nazwie lub nazwisku odbiorcy robimy odstęp, aby wizualnie oddzielić tę część od adresu,

• w adresie nie tworzymy skrótów, oczywiście nie dotyczy to powszechnie stosowanych skrótów, jak: ul., al., mgr, dr, inż.,

• przesyłka powinna mieć odpowiednio dopasowaną do swojej objętości kopertę, której nie należy zaklejać taśmą klejącą lub zszywać zszywaczem,

• adnotacje dotyczące rodzaju listu (polecony, priorytetowy) umieszczamy nad adresatem.

Listy do kopert składamy tak, by część, która zawiera nagłówek była wewnątrz. W miarę możliwości odpowiadamy na korespondencję niezwłocznie lub zachowujemy zwyczajowe terminy, co świadczy dobrze o właściwej organizacji firmy.

Przykład pisma według standardu polskiego

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład pisma według standardu Europejskiego

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zdzisława Koźmin

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Mikołaj Lech

prawnik, aplikant rzecznikowski

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »