| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Przedsiębiorcy: dokumentacja tylko w wersji elektronicznej

Przedsiębiorcy: dokumentacja tylko w wersji elektronicznej

Przedsiębiorcy domagają się zniesienia obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat. ZUS twierdzi, że mogą pojawić się problemy z dokumentowaniem zarobków i ustalaniem wysokości świadczeń. Dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej, jeśli będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.

NOWOŚĆ

Przedsiębiorcy proponują, aby skrócić okres przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej oraz umożliwić ich przechowanie w formie elektronicznej. Chcą też, aby dokumenty te były przechowywane tylko do czasu przejścia ubezpieczonego na rentę lub emeryturę. Ich zdaniem przechowywanie przez 50 lat dokumentów na przykład 65-letniego mężczyzny jest bezpodstawne. Takie rozwiązanie powoduje duże koszty związane z opłacaniem archiwum lub zatrudnieniem osoby, która zajmuje się porządkowaniem dokumentów.

ZUS twierdzi, że skrócenie okresu przechowywania dokumentów może spowodować problemy z uzyskaniem w przyszłości świadczeń. Archiwiści twierdzą natomiast, że rozwiązanie proponowane przez pracodawców będzie możliwe do wprowadzenia dopiero, gdy dokumenty będą potwierdzane bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej określa art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2004, nr 39, poz. 353 z późn. zm.). Wcześniejsze problemy z dokumentowaniem wysokości zarobków przez osoby ubiegające się o renty i emerytury spowodowały, że ustawodawca od 1 stycznia 2003 r. wprowadził obowiązek przechowania przez pół wieku list płac i kart wynagrodzeń. Było to podyktowane tym, że zgodnie z obowiązującymi przepisami ubiegający się o renty lub emerytury mogą przedstawić w ZUS zaświadczenia o wysokości zarobków z dowolnie wybranych 20 lat z całego okresu pracy lub z 10 kolejnych lat. Według Teresy Guzelf, dyrektora Departamentu Świadczeń Pieniężnych ZUS, istnieje więc potrzeba zapewnienia ubiegającym się o świadczenia możliwości otrzymania od płatników składek zaświadczeń potwierdzających wysokość wynagrodzeń nawet z odległych lat.

Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku dodaje, że 50-letni okres przechowywania dokumentacji jest różnie ustalany. W przypadku dokumentacji osobowej jest liczony od daty zwolnienia pracownika z pracy, a płacowej od roku następnego po tym, w którym nastąpiła wypłata.

- Firmy, przechowując dokumenty przez 50 lat, ponoszą ogromne koszty. Dlatego trzeba nie tylko skrócić ten okres, ale też wprowadzić możliwość ich archiwizowania w formie elektronicznej - mówi Jeremi Mordasewicz, przedstawiciel PKPP Lewiatan w Radzie Nadzorczej ZUS.

Pracodawcy zwrócili się w tej sprawie do sejmowej Komisji Nadzwyczajnej Przyjazne Państwo. Według zapewnień Janusza Palikota, przewodniczącego tej komisji, posłowie wkrótce zajmą się tą propozycją.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Zuzanna Świerc

specjalistka w zakresie gospodarki finansowej i rachunkowości podmiotów leczniczych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »