REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

50 lat to za długo na przechowywanie akt

Bożena Wiktorowska
Bożena Wiktorowska

REKLAMA

Określając zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej powinno się wziąć pod uwagę, że ZUS może kontrolować płatników tylko przez dziesięć lat.

• Pracodawcy chcą skrócić okresy przechowywania akt osobowych. Dlaczego?

REKLAMA

- Ponieważ zdarzało się, że nie płacili składek ubezpieczeniowych za pracowników. Natomiast ZUS mógł dochodzić roszczeń z tego tytułu jedynie przez pięć lat, od 1 stycznia 2003 r. przez dziesięć lat. Automatycznie wydłużył się okres przechowywania przez pracodawców deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących opłaconych składek z pięciu do dziesięciu lat od dnia przekazania ich do ZUS.

• Dlaczego akta osobowe pracowników od dawna muszą być przechowywane przez 50 lat?

- Wynikało to m.in. z faktu, iż nieletni, podejmując naukę zawodu, której czas trwania liczył się do okresów zatrudnienia będących podstawą do naliczenia emerytury lub renty, miał po skończonej szkole podstawowej 15 lat, a osiągał wiek emerytalny po przekroczeniu 65 roku życia (mężczyzna). Od 1 stycznia 2003 r. ten 50-letni okres przechowywania akt osobowych został po prostu formalnie potwierdzony w zapisie ustawowym.

• Kto powinien ponosić koszty przechowywania akt osobowych?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Dla pracodawcy, który płaci pracownikowi wynagrodzenie i inne świadczenia oraz pochodne od wynagrodzenia, jest to dodatkowy podatek. Skoro dokumentacja ta jest potrzebna dla celów praktycznych ubezpieczonemu (i ewentualnie jego spadkobiercom) oraz ubezpieczycielowi (ZUS), a konieczność jej przechowywania wymusza system prawny państwa, to koszty tej czynności można rozłożyć inaczej.

• W jaki sposób powinna być traktowana dokumentacja płacowa?

- Obowiązujący sposób obliczania wysokości świadczeń emerytalno-rentowych w Polsce powoduje, że dla osób urodzonych do 31 grudnia 1968 r. konieczny jest 50-letni okres przechowywania tej dokumentacji. Jednak zasady przechowywania dokumentacji płacowej należy rozpatrywać razem z okresem, w jakim ZUS może kontrolować płatników składek. Jeżeli założymy, że pozostanie utrzymany dziesięcioletni okres kontroli prawidłowości wpłacanych składek przez pracodawcę, to analogicznie, jak w przypadku akt osobowych można przyjąć, iż jest to wyłącznie sprawa między ZUS a ubezpieczonym.

• Dlaczego?

- Ubezpieczony jest informowany przez ZUS o stanie jego składek wniesionych przez pracodawcę. Jeżeli w ciągu dziesięciu lat nie zgłosi zastrzeżeń w tej sprawie, to znaczy, że podane kwoty akceptuje. Nie ma zatem potrzeby, aby dokumenty dla osób, których emeryturę nalicza się wyłącznie w nowy sposób (czyli bez kapitału początkowego), przechowywać przez 50 lat.

• Co zrobić z dokumentami osób, które będą przechodzić na emeryturę mieszaną?

- Wówczas przez kilkadziesiąt lat należałoby prowadzić dwa zbiory umownych list płac. Jeden, o 50-letnim okresie przechowywania, dla osób, których emeryturę lub rentę nalicza się łącznie z kapitałem początkowym, i drugi dla pozostałych osób. W tym drugim przypadku okres przechowywania dokumentacji płacowej mógłby być krótszy.

Notowała BOŻENA WIKTOROWSKA

• JAROSŁAW PORAZINSKI

od 2002 roku prezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, profesor w Instytucie Historii i Archiwistyki UMK w Toruniu

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Model pracy w firmie: work-life balance czy work-life integration? Pracować by żyć, czy żyć, by pracować?

    Zacierają się granice między życiem prywatnym i zawodowym. Jednak dla większości pracowników życie osobiste jest ważniejsze niż zawodowe. Pracodawcy powinni wsłuchiwać się w potrzeby i oczekiwania swoich pracowników i w zależności od tego wybierać model pracy w firmie.

    Jak handel wykorzystuje nowe technologie

    Technologia to nieodłączna część funkcjonowania nowoczesnej dystrybucji towarów. Pracownicy sektora sprzedaży nie wyobrażają sobie bez niej pracy. Tak wynika z raportu Slack przygotowanego na bazie ankiety wśród dyrektorów i menadżerów z sektora handlowego. 

    Komisja Europejska wydała wstępną pozytywną ocenę pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy

    Mamy dobrą wiadomość: jest formalna zgoda KE ws. akceptacji pierwszego wniosku z Krajowego Planu Odbudowy, jak też warunku związanego z Kartą Praw Podstawowych UE - poinformowała w czwartek minister funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz.

    Ukrainie trzeba pomagać, ale import produktów rolnych do Unii Europejskiej nie może mieć takiej formy jak obecnie

    Po wybuchu wojny doszło do załamania wymiany handlowej Ukrainy. Obecnie głównym kierunkiem ukraińskiej sprzedaży zagranicznej jest Unia Europejska. Otwarcie UE na ukraiński import produktów rolnych nie może mieć takiej formy jak obecnie. Rolnicy polscy i z innych krajów unijnych nie wytrzymają konkurencji.

    REKLAMA

    Firma źle zarządzająca ryzykiem może pożegnać się z ubezpieczeniem?

    Jedynie 44 proc. firm w Polsce ma sformalizowaną politykę zarządzania ryzykiem. Podejście do zarządzania ryzykiem w biznesie wciąż wymaga jeszcze dużo pracy. Co firmy ubezpieczają najczęściej? 

    Ponad 20 mln zł z tytułu niezapłaconych podatków. Rozbita została zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową

    Zorganizowana grupa przestępcza zajmująca się przestępczością akcyzową została rozbita. Śledczy szacują straty Skarbu Państwa na ponad 20 mln zł.

    Co to jest działalność badawczo-rozwojowa? W teorii i praktyce

    Działalność badawczo-rozwojową definiuje m.in. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. oraz Podręcznik Frascati. Zgodnie z definicją działalność badawczo-rozwojowa to twórcza praca podejmowana w sposób celowy i systematyczny, mająca na celu zwiększenie zasobów wiedzy oraz tworzenie nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy. Działalność B+R zawsze ukierunkowana jest na nowe odkrycia, oparte na oryginalnych koncepcjach lub hipotezach. Nie ma pewności co do ostatecznego wyniku, ale jest ona planowana i budżetowana, a jej celem jest osiągnięcie wyników, które mogłyby być swobodnie przenoszone lub sprzedawane na rynku. Co to oznacza w praktyce? 

    Każdy projekt finansowany z UE musi uwzględniać zasady horyzontalne. O jakie zasady chodzi?

    Polityka horyzontalna Unii Europejskiej, która powinna być uwzględniona w każdym projekcie dofinansowanym z Funduszy Europejskich, to równe szanse i niedyskryminacja, równość kobiet i mężczyzn, zrównoważony rozwój oraz zasada „nie czyń poważnych szkód”. Ponadto, beneficjenci są zobligowani do przestrzegania Karty Praw Podstawowych UE oraz spełnienia horyzontalnego warunku podstawowego w zakresie wdrażania postanowień Konwencji o Prawach Osób Niepełnosprawnych.

    REKLAMA

    Polskie bizneswoman systematycznie przejmują kierowanie firmami z branży hotelarskiej i gastronomicznej

    Już prawie co czwarta firma działająca w branży HoReCa – hotele, restauracje, catering, ma szefową a nie szefa. W firmach mających jednego właściciela ten odsetek jest nawet wyższy i wynosi 48 procent. Biznesy zarządzane przez kobiety z tej branży należą do prowadzonych najlepiej.

    Dlaczego opłaca się ponownie wykorzystywać, odnawiać lub odsprzedawać stare urządzenia elektroniczne?

    Współczesny rynek elektroniki użytkowej opiera się głównie na handlu nowym sprzętem w sieciach sprzedaży stacjonarnej i na platformach online. Ostatnio dużym zainteresowaniem cieszy się również recommerce (reverse commerce), czyli sprzedaż zakupionych produktów w celu ich ponownego wykorzystania, odnowienia, poddania recyklingowi lub odsprzedaży. Jakie zalety ma handel zwrotny? Komu i czemu służy? Czy ma szansę dalej się rozwijać? 

    REKLAMA