REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

50 lat to za długo na przechowywanie akt

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Bożena Wiktorowska
Bożena Wiktorowska

REKLAMA

Określając zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej powinno się wziąć pod uwagę, że ZUS może kontrolować płatników tylko przez dziesięć lat.

• Pracodawcy chcą skrócić okresy przechowywania akt osobowych. Dlaczego?

REKLAMA

- Ponieważ zdarzało się, że nie płacili składek ubezpieczeniowych za pracowników. Natomiast ZUS mógł dochodzić roszczeń z tego tytułu jedynie przez pięć lat, od 1 stycznia 2003 r. przez dziesięć lat. Automatycznie wydłużył się okres przechowywania przez pracodawców deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących opłaconych składek z pięciu do dziesięciu lat od dnia przekazania ich do ZUS.

• Dlaczego akta osobowe pracowników od dawna muszą być przechowywane przez 50 lat?

- Wynikało to m.in. z faktu, iż nieletni, podejmując naukę zawodu, której czas trwania liczył się do okresów zatrudnienia będących podstawą do naliczenia emerytury lub renty, miał po skończonej szkole podstawowej 15 lat, a osiągał wiek emerytalny po przekroczeniu 65 roku życia (mężczyzna). Od 1 stycznia 2003 r. ten 50-letni okres przechowywania akt osobowych został po prostu formalnie potwierdzony w zapisie ustawowym.

• Kto powinien ponosić koszty przechowywania akt osobowych?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Dla pracodawcy, który płaci pracownikowi wynagrodzenie i inne świadczenia oraz pochodne od wynagrodzenia, jest to dodatkowy podatek. Skoro dokumentacja ta jest potrzebna dla celów praktycznych ubezpieczonemu (i ewentualnie jego spadkobiercom) oraz ubezpieczycielowi (ZUS), a konieczność jej przechowywania wymusza system prawny państwa, to koszty tej czynności można rozłożyć inaczej.

• W jaki sposób powinna być traktowana dokumentacja płacowa?

- Obowiązujący sposób obliczania wysokości świadczeń emerytalno-rentowych w Polsce powoduje, że dla osób urodzonych do 31 grudnia 1968 r. konieczny jest 50-letni okres przechowywania tej dokumentacji. Jednak zasady przechowywania dokumentacji płacowej należy rozpatrywać razem z okresem, w jakim ZUS może kontrolować płatników składek. Jeżeli założymy, że pozostanie utrzymany dziesięcioletni okres kontroli prawidłowości wpłacanych składek przez pracodawcę, to analogicznie, jak w przypadku akt osobowych można przyjąć, iż jest to wyłącznie sprawa między ZUS a ubezpieczonym.

• Dlaczego?

- Ubezpieczony jest informowany przez ZUS o stanie jego składek wniesionych przez pracodawcę. Jeżeli w ciągu dziesięciu lat nie zgłosi zastrzeżeń w tej sprawie, to znaczy, że podane kwoty akceptuje. Nie ma zatem potrzeby, aby dokumenty dla osób, których emeryturę nalicza się wyłącznie w nowy sposób (czyli bez kapitału początkowego), przechowywać przez 50 lat.

• Co zrobić z dokumentami osób, które będą przechodzić na emeryturę mieszaną?

- Wówczas przez kilkadziesiąt lat należałoby prowadzić dwa zbiory umownych list płac. Jeden, o 50-letnim okresie przechowywania, dla osób, których emeryturę lub rentę nalicza się łącznie z kapitałem początkowym, i drugi dla pozostałych osób. W tym drugim przypadku okres przechowywania dokumentacji płacowej mógłby być krótszy.

Notowała BOŻENA WIKTOROWSKA

• JAROSŁAW PORAZINSKI

od 2002 roku prezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, profesor w Instytucie Historii i Archiwistyki UMK w Toruniu

Zapisz się na newsletter
Zakładasz firmę? A może ją rozwijasz? Chcesz jak najbardziej efektywnie prowadzić swój biznes? Z naszym newsletterem będziesz zawsze na bieżąco.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Moja firma
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Firma za granicą jako narzędzie legalnej optymalizacji podatkowej. Fakty i mity

W dzisiejszych czasach, gdy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed koniecznością konkurowania na globalnym rynku, pojęcie optymalizacji podatkowej staje się jednym z kluczowych elementów strategii biznesowej. Wiele osób kojarzy jednak przenoszenie firmy za granicę głównie z próbą unikania podatków lub wręcz z działaniami nielegalnymi. Tymczasem, właściwie zaplanowana firma za granicą może być w pełni legalnym i etycznym narzędziem zarządzania obciążeniami fiskalnymi. W tym artykule obalimy popularne mity, przedstawimy fakty, wyjaśnimy, które rozwiązania są legalne, a które mogą być uznane za agresywną optymalizację. Odpowiemy też na kluczowe pytanie: czy polski przedsiębiorca faktycznie zyskuje, przenosząc działalność poza Polskę?

5 sprawdzonych metod pozyskiwania klientów B2B, które działają w 2025 roku

Pozyskiwanie klientów biznesowych w 2025 roku wymaga elastyczności, innowacyjności i umiejętnego łączenia tradycyjnych oraz nowoczesnych metod sprzedaży. Zmieniające się preferencje klientów, rozwój technologii i rosnące znaczenie relacji międzyludzkich sprawiają, że firmy muszą dostosować swoje strategie, aby skutecznie docierać do nowych odbiorców. Dobry prawnik zadba o zgodność strategii z przepisami prawa oraz zapewni ochronę interesów firmy. Oto pięć sprawdzonych metod, które pomogą w pozyskiwaniu klientów w obecnym roku.

Family Business Future Summit - podsumowanie po konferencji

Pod koniec kwietnia niniejszego roku, odbyła się druga edycja wydarzenia Family Business Future Summit, które dedykowane jest przedsiębiorczości rodzinnej. Stolica Warmii i Mazur przez dwa dni gościła firmy rodzinne z całej Polski, aby esencjonalnie, inspirująco i innowacyjne opowiadać i rozmawiać o sukcesach oraz wyzwaniach stojących przed pionierami polskiej przedsiębiorczości.

Fundacja rodzinna po dwóch latach – jak zmienia się myślenie o sukcesji?

Jeszcze kilka lat temu o sukcesji w firmach mówiło się niewiele. Przedsiębiorcy odsuwali tę kwestię na później, często z uwagi na brak gotowości, aby się z nią zmierzyć. Mówienie o śmierci właściciela, przekazaniu firmy i zabezpieczeniu rodziny wciąż należało do tematów „na później”.

REKLAMA

Potencjał 33 GW z wiatraków na polskim morzu. To 57% zapotrzebowania kraju na energię. Co dalej z farmami wiatrowymi w 2026 i 2027 r.

Polski potencjał na wytwarzanie energii elektrycznej z wiatraków na morzu (offshore) wynosi 33 GW. To aż 57% rocznego zapotrzebowania kraju na energię. W 2026 i 2027 r. powstaną nowe farmy wiatrowe Baltic Power i Baltica 2. Jak zmieniają się przepisy? Co dalej?

Jak zwiększyć rentowność biura rachunkowego bez dodatkowych wydatków?

Branża księgowa to jedna z dziedzin, w których wynagrodzenie za świadczone usługi często jest mocno niedoszacowane, mimo tego, że błędy w księgowości mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorców. W związku z tak doniosłą rolą biur rachunkowych powinny one dbać o poziom rentowności, który pozwoli właścicielom skupić się na podnoszeniu jakości świadczonych usług oraz większego spokoju, co niewątpliwie pozytywnie wpływa na dobrostan właścicieli biur oraz ich pracowników.

Samozatrudnieni i małe firmy w odwrocie? wzrasta liczba likwidowanych i zawieszanych działalności gospodarczych, co się dzieje

Według znawców tematu, czynniki decydujące ostatnio o likwidacji takich firm nie różnią się od tych sprzed roku. Znaczenie mają m.in. koszty prowadzenia biznesu, w tym składki zusowskie, a także oczekiwania finansowe pracowników.

Szybki wzrost e-commerce mocno zależny od rozwoju nowych technologii: co pozwoli na zwiększenie zainteresowania zakupami online ze strony klientów

E-commerce czyli zakupy internetowe przestają być jedynie wygodną alternatywą dla handlu tradycyjnego – stają się doświadczeniem, którego jakość wyznaczają nie tylko oferta i cena, lecz także szybkość, elastyczność i przewidywalność dostawy oraz prostota ewentualnego zwrotu.

REKLAMA

Przedsiębiorczość w Polsce ma się dobrze, mikroprzedsiębiorstwa minimalizując ryzyko działalności gospodarczej coraz częściej zaczynają od franczyzy

Najliczniejszą grupę firm zarejestrowanych w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, a wśród nich ponad 87 tys. to podmioty działające w modelu franczyzowym. Jak zwracają uwagę ekonomiści ze Szkoły Głównej Handlowej, Polska jest liderem franczyzy w Europie Środkowo-Wschodniej.

Rewolucyjne zmiany w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), co oznacza, że już od 1 stycznia 2026 r. zmieni się sposób ich prowadzenia.

REKLAMA