Dokument przesłany mailem nie jest fakturą VAT

Faktury w formie pliku pdf, html czy pobrane z serwera nie dają podatnikowi prawa do odliczenia podatku.

Wysyłanie faktur e-mailem bez zachowania warunków dotyczących faktur elektronicznych pozbawia prawa do odliczenia VAT. I nie jest to tylko interpretacja fiskusa. Takie stanowisko potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który uznał, że spółka, przesyłając fakturę zwykłym e-mailem, próbowała obejść przepisy o VAT. Choć eksperci nie są do końca zgodni w ocenach stanowiska sądu, taki wyrok oznacza jedno: duże kłopoty dla tych, którzy posługiwali się tylko fakturami przesyłanymi e-mailem.

WSA nie ma odliczenia

Wyrok WSA z 19 października 2007 r. jest jednoznaczny. Jeżeli dostawca towaru lub usługi, chcąc obniżyć koszty administracyjne, korzysta przy przekazie faktur z systemów komputerowych, musi uczynić to w trybie rozporządzenia z 14 lipca 2005 r. w sprawie faktur elektronicznych (Dz.U. nr 133, poz. 1119) oraz ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 ze zm.).

Zdaniem sądu organy podatkowe zasadnie uznały, że wystawienie kontrahentowi faktury poprzez systemy elektroniczne, bez stosowania przepisów regulujących tę materię, powoduje, że wystawione faktury nie są dokumentem wprowadzonym do obrotu prawnego. A to pozbawia prawa do odliczenia VAT (wyrok WSA sygn. akt III SA/Wa 1341/07, niepublikowany).

Grożą sankcje

Zdaniem Adriana Joncy, doradcy podatkowego z Beiten Burkhardt, obecne przepisy rozporządzeń wykonawczych do ustawy o VAT, jak też przepisy Unii Europejskiej, nie przewidują możliwości skutecznego dla celów odliczenia VAT przesyłania faktur VAT w formie pliku pdf czy też html, jak również pobierania ich z serwera, a potem drukowania.

- Możliwe i dopuszczalne jest jedynie przesyłanie e-faktur podpisanych podpisem elektronicznym lub korzystanie z systemu EDI - wyjaśnia Adrian Jonca.

Ekspert nie ma wątpliwości, że faktury powinny spełniać wymogi przewidziane przepisami. W przypadku faktur przesyłanych elektronicznie muszą one spełniać wymogi określone w rozporządzeniu o tzw. e-fakturach.

- Do dnia wydania rozporządzenia w sprawie e-faktur, tj. od maja 2004 r. do lipca 2005 r. w praktyce często stosowano wysyłanie faktury w formie elektronicznej e-mailem - mówi Adrian Jonca.

Zwłaszcza że ze względu na brak obowiązku umieszczania podpisu na fakturze dokument po wydrukowaniu u odbiorcy nie różnił się od dokumentu, który mógł być fizycznie doręczony mu pocztą czy kurierem. Obecnie sytuacja diametralnie się zmieniła.

- Dla odbiorcy faktury przesłanej elektronicznie, niespełniającej wymogów rozporządzenia w sprawie e-faktur, skutkiem jest brak odliczenia wykazanego w takim dokumencie VAT - mówi Adrian Jonca. Jest to konsekwencją przyjęcia, że w takim przypadku podatnik w ogóle tej faktury nie otrzymał w rozumieniu art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT. Sankcje dotyczą nie tylko odbiorcy faktury.

- U wystawcy takiej faktury nie można wykluczyć, że organy podatkowe mogą sformułować zarzut wystawienia i wprowadzenia do obrotu faktury z wykazanym VAT - mówi ekspert. A konsekwencją tego będzie obowiązek zapłaty podatku.

Podobnego zdania jest Piotr Karwat, radca prawny z kancelarii Leśnodorski Ślusarek i Wspólnicy.

- Nie sposób uznać, że prawodawca wspólnotowy, a w ślad za nim krajowy, wprowadził pojęcie faktury w formie elektronicznej jako dokumentu elektronicznego spełniającego różne kwalifikowane kryteria i jednocześnie dopuścił do obrotu na równych prawach plik danych niemający postaci trwałej (w tym przypadku plik pdf), przesyłany do klienta pocztą elektroniczną - wyjaśnia Piotr Karwat. Gdyby tak było, prawodawca z góry musiałby pogodzić się z tym, że przepisy o wystawianiu faktury w formie elektronicznej pozostaną martwe.

Jak podkreśla nasz rozmówca, z przepisów UE wyraźnie wynika przeciwstawienie dokumentu w formie elektronicznej dokumentowi w formie papierowej (np. art. 218 i 232 Dyrektywy 112). W jego ocenie już na tej podstawie można twierdzić, że jeżeli faktura nie spełnia przewidzianych przepisami wymogów faktury elektronicznej, musi być wystawiona w formie papierowej. Inaczej nie jest fakturą. Fakt, że nabywca wydrukuje dokument otrzymany pocztą elektroniczną, nie jest równoznaczny z wystawieniem faktury papierowej przez wystawcę.

Wykładnia rozszerzająca

Nie wszyscy zgadzają się jednak z wykładnią sądu administracyjnego. Zdaniem Roberta Krasnodębskiego, radcy prawnego z Kancelarii Weil, Gotshal & Manges, teza wyroku WSA jest dość zaskakująca i trudno zgodzić się z jego stanowiskiem.

- W odniesieniu do należności wynikających z faktur ustawodawca daje prymat prawdzie formalnej - podkreśla ekspert. Jeżeli bowiem weźmie się pod uwagę, że ustęp 4 art. 29 ustawy o VAT dopuszcza zmniejszenie obrotu między innymi o kwoty wynikające z dokonanych korekt faktur, dochodzi się do wniosku, że obrotem nie jest kwota obiektywnie należna, ale kwota należna według dokumentu.

- W jego ocenie innym przykładem preferowania przez ustawodawcę prawdy formalnej jest art. 108 ustawy, który wprowadza obowiązek zapłaty podatku wykazanego w fakturze przez wystawcę, choćby obiektywnie, materialnie sprzedaż nie była objęta obowiązkiem podatkowym.

- Obowiązywanie z woli ustawodawcy zasady prawdy formalnej występuje jedynie w wypadkach wyraźnie wskazanych w ustawie - podkreśla Robert Krasnodębski.

Odnosi się to także do treści i formy dokumentu, tj. faktury. Zdaniem eksperta wykładnia rozszerzająca nie jest dopuszczalna. Przepisy ustawy nie zawierają bowiem przepisów zakazujących przygotowywania i przesyłania faktury za pomocą środków elektronicznych. Zdaniem Roberta Krasnodębskiego, jeżeli spełnione są ustawowe warunki uznania danego dokumentu za fakturę, to bez znaczenia jest miejsce, w którym została wydrukowana - u wystawcy i odbiorcy czy metoda jej dostarczenia - e-mailem, pocztą, kurierem czy osobiście. W ocenie eksperta przepisy dotyczące e-faktur dotyczą szczególnych sytuacji, w których faktura nie przybiera formy pisemnej, tylko przechowywana jest w formie cyfrowej.

Faktury elektroniczne

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

E-faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji

ALEKSANDRA TARKA

aleksandra.tarka@infor.pl