Nowa teczka akt osobowych dla pracownika zatrudnionego na zastępstwo

Przepisy nie precyzują, czy przy ponownym zatrudnianiu tego samego pracownika należałoby stworzyć nową teczkę akt osobowych. Ale zwarzywszy na fakt, że pracodawca przechowuje teczki pracowników, nie ma potrzeby zakładania nowych akt. Należy jednak pamiętać o uaktualnieniu niezbędnych danych dotyczących pracownika.

Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Dodatkowo pracodawcy mają obowiązek przechowywania takiej dokumentacji i akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9a i 9b k.p.).

Akta osobowe zakładane są przez pracodawcę dla każdego pracownika oddzielnie i powinny być prowadzone według instrukcji zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.). Przy kompletowaniu dokumentów pracownika należy pamiętać o regule chronologii, podziale na części A, B i C oraz numeracji poszczególnych dokumentów.

Odpowiedziała Karolina Jagielska