Kategorie

Jak rozliczyć zwrot kosztów podróży zagranicznej

Bogdan Świąder
Bogdan Świąder
inforCMS
Pracodawcy, którzy wypłacają zwrot kosztów podróży pracownikom, mogą te wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Podobnie będzie, gdy diety z tytułu podróży służbowej będą należne przedsiębiorcy, przy czym koszty te będą limitowane.


Przedsiębiorcy, którzy płacą podatek dochodowy od osób fizycznych na zasadach ogólnych i prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, mogą kwoty zwrotu wydatków za podróż służbową swoją i swoich pracowników wliczyć w koszty. Diety własne za podróż służbową przedsiębiorcy zaliczą jednak tylko do limitu.


Rozliczenie wypłat


Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowych zaliczane są do przychodów ze stosunku pracy. Oznacza to, że dopiero faktyczna zapłata należności przysługującej za podróż służbową będzie mogła być przez pracodawcę zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Ponadto wydatki takie mogą stanowić koszt podatkowy w całości, o ile przedsiębiorca wykaże ich związek z prowadzoną działalnością. Zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub wydatków faktycznie poniesionych będzie kosztem, nawet gdy przekraczają limity, które dla pracowników stanowią dochody zwolnione z podatku. Należy pamiętać, że wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy są diety i inne należności za czas:

- podróży służbowej pracownika,

- podróży osoby niebędącej pracownikiem (np. zleceniobiorcy).


Oznacza to, że u pracowników zwolnienie obejmuje wyłącznie diety i inne należności za czas podróży służbowej, a więc jest limitowane do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.


Diety pracowników

Reklama


Wspomniane rozporządzenie ministerialne określa, że z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.


Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25 proc. diety. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25 proc. diety.


Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy.


Wyjazd przedsiębiorcy

Reklama


Nieco inaczej zaliczenie do kosztów z tytułu zagranicznych wyjazdów służbowych odbywa się, gdy podróż służbową wykonuje sam przedsiębiorca. W tym przypadku nie będzie możliwości wliczenia do kosztów wszystkich wydatków związanych z podróżą służbową, ale tylko diet w limitowanej wysokości. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, czyli w przepisach wspomnianego wcześniej rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej.


W tym miejscu trzeba przypomnieć, że prawo do odliczenia diet nie może być ograniczone ze względu na charakter lub rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Przez pewien czas organy podatkowe kwestionowały możliwość zaliczenia do kosztów diet przedsiębiorców, którzy prowadzili usługi transportowe. Obecnie pod wpływem orzecznictwa organy podatkowe zmieniły stanowisko uznając, że gdy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorca przemieszcza się w celu dostarczenia towaru (w kraju lub za granicą), to stanowi to podróż służbową, w trakcie której może ponosić wydatki, związane ze swoim utrzymaniem. Dotyczy to również pracowników zatrudnionych w firmie prowadzącej działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych.


Zapisy w księdze


Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wiąże się z poprawnym udokumentowaniem poniesionych wydatków.


Zapisów w księdze dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają natomiast udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.


PRZYKŁAD:

ROZLICZENIE DIET

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w firmie, która wykonuje usługi w zakresie transportu drogowego. Zatem wykonywanie bezpośrednio przez przedsiębiorcę oraz pracowników zadań związanych z prowadzoną działalnością poza miejscowością, w której znajduje się siedziba spółki, stanowi podróż służbową. Świadczenie usług transportowych w ramach prowadzonej działalności nie wyłącza prawa do zaliczenia wydatków związanych z podróżą służbową do kosztów. Przy czym do kosztów będzie można zaliczyć całość wypłaconych diet i innych należności wypłaconych pracownikom, a do limitu określonego w rozporządzeniu ministerialnym wartość diet przedsiębiorcy.


CO ZAWIERA POŚWIADCZENIE PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane:

- imię i nazwisko, cel podróży,

- nazwę miejscowości docelowej,

- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),

- stawkę i wartość przysługujących diet.


BOGDAN ŚWIĄDER

bogdan.swiader@infor.pl


PODSTAWA PRAWNA

- Art. 21 ust. 1 pkt 16 oraz art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

- Par. 14 ust. 2 pkt 5 i ust. 3 oraz ust. 13 objaśnień rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

- Par. 2 oraz par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

 
Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Moja firma
    1 sty 2000
    14 maja 2021
    Zakres dat:

    Uchwała SN w sprawie kredytów frankowych przesunięta. Czy jest jeszcze potrzebna?

    Uchwała SN w sprawie kredytów frankowych. Po pięciogodzinnych obradach, Izba Cywilna Sądu Najwyższego odroczyła 11 maja 2021 r. posiedzenie w sprawie pytań dotyczących sporów o kredyty powiązane kursem CHF. SN uznał, że w pierwszej kolejności zapozna się ze stanowiskiem Rzecznika Praw Obywatelskich, Narodowego Banku Polskiego, Komisji Nadzoru Finansowego, Rzecznika Finansowego, oraz Rzecznika Praw Dziecka. W terminie 30 kolejnych dni, Instytucje te mają przedstawić swoje stanowisko. Po tym czasie, Izba dokona analizy każdego z tych stanowisk i dopiero następnie, wyda uchwałę. Termin posiedzenia w tej sprawie, nie jest znany.

    Kredyt mieszkaniowy w maju 2021 r. – zdolność kredytowa, wkład własny, oprocentowanie

    Kredyt mieszkaniowy w maju 2021 r. W bankach nigdy wcześniej nie było tylu wniosków o kredyty mieszkaniowe. Mimo tego większość z nich jest akceptowana. Rekordowe zainteresowanie nie przekłada się wprost na rosnące oprocentowanie. To może jedynie dotyczyć co ryzykowniejszych klientów.

    Jak podróżować w czasie pandemii?

    Jak podróżować w czasie pandemii? O jakich zasadach pamiętać? I na ile warunki epidemiologiczne są w stanie skomplikować wyjazd?

    Zawiadomienie o dokonaniu montażu instalacji gazowej

    Zawiadomienie o dokonaniu montażu instalacji gazowej: o czym pamiętać, ile kosztuje i jak właściwie wygląda? Dziś opowiemy właśnie o tym.

    Program "Czyste powietrze" z systemem gwarancji bankowych

    Program "Czyste powietrze" - powstanie system gwarancyjny, którego celem będzie poszerzenie współpracy z sektorem bankowym. Program "Czyste powietrze" umożliwia udzielenie pomocy finansowej osobom, które chcą wymienić nieefektywne źródła ciepła.

    Wyrejestrowanie pojazdu w przypadku wywozu z kraju

    Wyrejestrowanie w przypadku wywozu pojazdu z kraju: o czym pamiętać, ile kosztuje i jak właściwie wygląda? Dziś opowiemy właśnie o tym.

    Wyrejestrowanie pojazdu po kradzieży

    Wyrejestrowanie pojazdu po kradzieży: czy jest możliwe, ile kosztuje i jak właściwie wygląda? Dziś opowiemy właśnie o tym.

    Zarząd wspólnoty mieszkaniowej nie organizuje zebrania właścicieli lokali - co można zrobić?

    Zebranie ogółu właścicieli lokali. Zarząd (lub zarządca) wspólnoty mieszkaniowej ma obowiązek przynajmniej raz w roku (nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku) zwoływać zebranie ogółu właścicieli lokali. Co prawda art. 90 ustawy z 31 marca 2020 roku o zmianie tzw. ustawy covidowej stanowi, że jeżeli ustawowy termin zwołania zebrania właścicieli lokali przypada w okresie obowiązywania stanu epidemii, ulega on przedłużeniu o 6 tygodni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Tym niemniej w różnych okresach ubiegłego roku możliwe było organizowanie takich wydarzeń, jednak wiele wspólnot tego nie zrobiło. Zdaniem niektórych ekspertów, bierność może wynikać ze złej woli lub niepewności stanu prawnego. Skutek jest taki, że od ponad 12 miesięcy w wielu wspólnotach nie odbyły się coroczne zebrania właścicieli. Co można z tym zrobić?

    Czy CPK ma szansę stać się portem lotniczym 3. generacji?

    Port lotniczy 3. generacji a CPK. Do 2030 roku Międzynarodowy Port Lotniczy Incheon, a od lutego 2021 r. także doradca strategiczny Centralnego Portu Komunikacyjnego zamierza zmienić paradygmat współczesnych lotnisk przekształcając się w port lotniczy 3. generacji. Czy koncepcja azjatyckiego partnera sprawdzi się także w przypadku CPK?

    Nieruchomości sąsiadujące z gruntami obszaru górniczego - wyrok TK

    Nieruchomości położone w bezpośrednim sąsiedztwie obszaru górniczego. Brak statusu strony postępowania koncesyjnego właścicieli nieruchomości sąsiadujących z gruntami, na których ma odbywać się wydobycie kopalin ze złóż, jest niezgodny z konstytucją - orzekł Trybunał Konstytucyjny. Skargę w tej sprawie wniosła współwłaścicielka jednej z takich nieruchomości.

    Sprzedaż opon w Q1 2021. Wyraźnie widać wzrosty!

    Sprzedaż opon w Q1 2021 z dwucyfrowymi wzrostami. Polski Związek Przemysłu Oponiarskiego zaprezentował dane, które napawają optymizmem.

    Prognoza wzrostu PKB Polski w 2021 i 2022 r. 

    PKB Polski - prognoza 2021. Komisja Europejska podwyższyła w środę prognozę wzrostu PKB Polski w 2021 r. Przedstawiła również prognozę na 2022 rok.

    Dofinansowanie z Programu LIFE – nowe możliwości rozwoju eko-biznesu

    Ochrona środowiska może stać się punktem wyjścia do prowadzenia biznesu albo mieć pozytywny wpływ na jego rozwój. Projekty zrealizowane przy wsparciu finansowanym Programu LIFE są tego doskonałym przykładem. Trwa nabór do Inkubatora wniosków LIFE, który zwiększa szanse przedsiębiorców, by sięgnąć po to dofinasowanie.

    Bez podwyżki stóp procentowych nie zdusimy wysokiej inflacji [VIDEO]

    Inflacja w Polsce jest znacznie powyżej celu inflacyjnego NBP. Żyjemy w świecie zerowych stóp procentowych, ale to musi się skończyć, wtedy odczujemy jak duże są koszty spłacania kredytów i długu budżetu państwa.

    Hotele otwarte. Czy branża odrobi straty?

    Hotele vs COVID-19. Czy w ogóle, i w jakim tempie, branża hotelarska odrobi straty po kilkumiesięcznym zakazie działalności? Czy ponowne otwarcie sprawi, że unikniemy fali upadłości w tym sektorze gospodarki?

    Brexit. Jak mogą zyskać polskie firmy?

    Brexit. Szacuje się, że w 2020 roku Wielka Brytania straciła prawdopodobnie aż 11,3% swojego PKB. Z drugiej strony są kraje i firmy, które mogą skorzystać na Brexicie. Na tej liście jest też Polska.

    Od kiedy otwarte kina i siłownie? Jest wcześniejszy termin

    Jest nowy termin otwarcia instytucji kultury oraz siłowni, klubów fitness i basenów. Rząd podjął decyzję o przyśpieszeniu otwarcia o 8 dni.

    Czy to koniec home office? Na powrót do biur liczą nie tylko prezesi

    Czy home office zostanie z nami na dłużej? Badania KPMG sugerują, że największe firmy spodziewają się, że większość pracowników wróci do pracy stacjonarnej, gdy tylko rządy zduszą pandemię koronawirusa. Prognozy mówiące o tym jakoby praca biurowa miała odejść wraz z dawną normalnością, okazały się zbyt pochopne.

    Small Business Units - co to za inwestycje?

    Czym charakteryzują się inwestycje typu Small Business Units i do kogo najczęściej są skierowane? Co należy wiedzieć o inwestycjach typu SBU?

    RODO w praktyce - co się zmieniło przez 3 lata?

    RODO: 93% Polaków potwierdza, że ich pracodawca dba o kwestie ochrony danych osobowych. Czy według polskich pracowników, unijne rozporządzenie zwiększyło dbałość pracodawców o ochronę danych osobowych? Co jeszcze się zmieniło po wprowadzeniu nowych przepisów?

    Budynki plus energetyczne w programie „Nowa Energia”. Wnioski od 1 czerwca 2021 r.

    Program „Nowa Energia”. Z początkiem czerwca 2021 r. rusza nabór wniosków o dofinansowanie wdrożenia innowacji w obszarze plusenergetycznych budynków w ramach programu „Nowa Energia”. Na innowacyjne projekty w tej dziedzinie czeka 250 mln zł.

    Rusza nabór wniosków o dofinansowanie do programu „Nowa Energia”

    Nowa Energia to program wsparcia przedsiębiorców w zakresie wdrażania innowacji energetycznych budynków. Sprawdź, kto może starać się o wsparcie z programu i jakie warunki należy spełnić.

    Zdrowy dom, czyli jaki?

    Zdrowy dom. Polacy spędzają w domach i mieszkaniach nawet 90 proc. swojego czasu. Pandemia COVID-19, lockdowny oraz konieczność zdalnej pracy i nauki pokazały, jak ważne są odpowiednie warunki mieszkaniowe dla funkcjonowania rodziny, zdrowia i dobrego samopoczucia. Dla 75 proc. Polaków zdrowie i chęć poprawy komfortu życia okazały się głównym motywatorem do rozpoczęcia remontu. Z kolei dla 80 proc. spośród tych, którzy szukali ostatnio nowego lokum, najważniejsze okazały się takie cechy zdrowego domu jak jakość powietrza i ilość światła dziennego – wynika z VI edycji raportu „Barometr zdrowych domów”. Zmiana podejścia Polaków może być nie tylko drogowskazem dla nowych inwestycji deweloperskich, lecz także impulsem do przyspieszenia renowacji istniejących budynków. Tym bardziej że 40 proc. badanych planuje remont lub przeprowadzkę w ciągu następnych dwóch lat.

    Inwestorzy coraz większą grupą wśród kupujących mieszkania

    Wynajem mieszkań - inwestorzy stają się coraz większą grupą wśród kupujących mieszkania. Nie przejmują się spowolnieniem na rynku najmu, które wywołała pandemia koronawirusa.

    Ponad 500 mieszkań w ramach SIM SMS

    Społeczna inicjatywa mieszkaniowa (SIM). Ponad 500 mieszkań ma wybudować SIM SMS – społeczna inicjatywa mieszkaniowa powołana przez gminy z trzech województw – śląskiego, małopolskiego i świętokrzyskiego. Kolejna SIM powstała przy współpracy KZN i siedmiu gmin – Zawiercia, Klucz, Staszowa, Jędrzejowa, Końskich, Sędziszowa i Małogoszcza.