Jak rozliczyć zwrot kosztów podróży zagranicznej

Przedsiębiorcy, którzy płacą podatek dochodowy od osób fizycznych na zasadach ogólnych i prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, mogą kwoty zwrotu wydatków za podróż służbową swoją i swoich pracowników wliczyć w koszty. Diety własne za podróż służbową przedsiębiorcy zaliczą jednak tylko do limitu.

Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowych zaliczane są do przychodów ze stosunku pracy. Oznacza to, że dopiero faktyczna zapłata należności przysługującej za podróż służbową będzie mogła być przez pracodawcę zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Ponadto wydatki takie mogą stanowić koszt podatkowy w całości, o ile przedsiębiorca wykaże ich związek z prowadzoną działalnością. Zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub wydatków faktycznie poniesionych będzie kosztem, nawet gdy przekraczają limity, które dla pracowników stanowią dochody zwolnione z podatku. Należy pamiętać, że wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy są diety i inne należności za czas:

- podróży służbowej pracownika,

- podróży osoby niebędącej pracownikiem (np. zleceniobiorcy).

Oznacza to, że u pracowników zwolnienie obejmuje wyłącznie diety i inne należności za czas podróży służbowej, a więc jest limitowane do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Wspomniane rozporządzenie ministerialne określa, że z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25 proc. diety. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25 proc. diety.