| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Biznes i finanse > Kiedy zaciągać zobowiązania

Kiedy zaciągać zobowiązania

Zobowiązania handlowe powstają na skutek rozrachunków z dostawcami i dokonywania zakupów z wykorzystaniem kredytu kupieckiego. Jednak bardzo często dostawcy w zamian za wcześniejsze uregulowanie płatności oferują dyskonto.

Zarządzanie zobowiązaniami powinno obejmować szerszy zakres czynności niż tylko podejmowanie decyzji: opust czy termin płatności. Po pierwsze firma powinna opracować, zasady obowiązujące przy zaciąganiu zobowiązania. Są one sprecyzowane w ogólnych warunkach dostaw (OWD). Co powinny zawierać OWD od strony finansowej?

Przede wszystkim termin płatności. Warto określić standardowy, obowiązujący w firmie, termin płatności w dniach. Będzie to doskonała baza do rozpoczęcia negocjacji. Obok samej długości terminu płatności należy zdefiniować zasady obowiązywania terminu płatności. Najlepiej, aby termin płatności obowiązywał od momentu otrzymania poprawnej faktury. Wpisanie takiej klauzuli w umowie chroni odbiorcę przed konsekwencjami złego obiegu dokumentów u dostawcy. Każde opóźnienie w wysyłce dokumentów powstałe z winy dostawcy będzie skutkowało wydłużeniem terminu zapłaty. To bardzo ważne, gdyż pozwala lepiej zaplanować płynność finansową i budżet wydatków. Wyznaczając długość terminu płatności przedsiębiorstwo powinno pamiętać o ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (ustawa z 12 czerwca 2003). W myśl tej ustawy, jeśli termin płatności jest dłuższy niż 30 dni, wierzyciel może domagać się odsetek karnych za każdy dzień ponad dni określone w ustawie.

Obok warunków płatności ogólne warunki dostaw powinny precyzować również: zasady promocji, wynagrodzenia za usługi świadczone przez kupującego na rzecz sprzedającego (np. usługi związane z ekspozycją zakupionych towarów), rodzaje i wysokość kar umownych (m.in. za niekompletne zamówienia, za opóźnienia w dostawie), regulacje dotyczące cennika (cennik obowiązujący, terminy dostarczenia nowego cennika).

Należy również zwrócić uwagę, w jakiej walucie następuje rozliczenie. Wielu dostawców zastrzega w umowie, że cena jest określona np. w euro, ale płatność nastąpi faktycznie w złotówkach. Może to być kosztowne dla odbiorcy, szczególnie w czasach, gdy kursy walut zmieniają się dynamicznie. Jeśli odbiorca jednak zaakceptuje taki zapis, powinien pomyśleć nad zabezpieczeniem kursu.

Przed podpisaniem umowy przez zarząd każda umowa powinna być zaopiniowana i parafowana przez dział finansowo-księgowy.

Podpisanie umowy nie oznacza, że proces kontroli zobowiązań handlowych jest zakończony. Firma powinna wdrożyć standardowe mechanizmy kontrolne.

Po pierwsze kontroli powinna podlegać dokumentacja związana z dostawą oraz same dokumenty dostawy. Fakturę przed zapłatą należy sprawdzić pod kątem zgodności warunków płatności oraz cen. Błędy w tym zakresie powinny skutkować wygenerowaniem żądania korekty do faktury.

Skontrolowany musi być również termin płatności uzyskiwany od dostawców. Im dłuższy, tym bardziej dla niej korzystny. Umożliwia dłuższe „obracanie” gotówką i uzyskiwanie dodatkowego dochodu. Jeśli firma nie ma gotówki, termin płatności zastępuje kredytem bankowym, który musi zaciągnąć, żeby zapłacić dostawcy. Zmniejsza to angażowanie zewnętrznych kapitałów, a w konsekwencji ogranicza koszty finansowe. Miarą, którą można wykorzystać w ocenie, po jakim czasie przedsiębiorstwo płaci swoim dostawcom, jest średni ważony termin płatności. Oblicza się go za pomocą wzoru:

ŚWTP =(X1*WF1 + X2*WF2 + ....... + Xn*WFn) / WFO

gdzie:

ŚWTP - średni ważony termin płatności

X1- termin płatności dla faktury numer 1

X2 - termin płatności dla faktury numer 2

Xn - termin płatności dla faktury n

WF1 - wartość faktury numer 1

WF2 - wartość faktury numer 2

WFn - wartość faktury numer n

WFO - wartość faktur ogółem

Średni ważony termin płatności obok liczby dni odroczenia płatności w czasie uwzględnia dodatkowo wartość faktury. Odbiorca może uzyskiwać korzystne terminy zapłaty od dostawców, których obroty nie są duże, krótsze natomiast od dostawców kluczowych. Zastosowanie średniej ważonej poprzez uwzględnienie wartości faktury dostarcza lepszych informacji zarządczych z punktu widzenia płynności finansowej.

Obok ważonego terminu płatności kontrolą należy objąć również terminowość księgowania dokumentów. W tym celu wykorzystuje się wzór:

TKD = DZF - DWF

gdzie:

TKD - terminowość księgowania faktury

DZF - data zaksięgowania (wprowadzenia) faktury w systemie FK

DWF - data wystawienia faktury przez dostawcę

Zbyt późnie księgowanie dokumentów nie jest korzystne dla firmy. Może istotnie zachwiać jej płynnością finansową. Płatność nieuwzględniona w preliminarzu gotówkowym może spowodować problemy z terminowym uregulowaniem faktury.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Vaillant Sp. z o.o.

Producent kompletnych rozwiązań systemów grzewczych.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »