Nowe dokumenty w aktach osobowych pracowników

Zmiana przepisów w zakresie dokumentacji pracowniczej dostosowuje wykaz dokumentów przechowywanych w aktach osobowych do wprowadzonych w ostatnim czasie zmian przepisów. W wyniku nowelizacji wprowadzono obowiązek przechowywania w części B akt osobowych pracowników:

• dokumentów dotyczących wykonywania pracy w formie telepracy (np. wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy, pisemną zgodę pracownika na przeprowadzenie przez pracodawcę kontroli wykonywania przez niego telepracy),

• pism dotyczących udzielania pracownikom dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego.

Dotychczas nie istniał obowiązek przechowywania tych dokumentów w aktach osobowych, ponieważ ww. dokumenty wiążą się z nowymi regulacjami wprowadzonymi w prawie pracy. Od 1 stycznia 2010 r. pracownicy będą mogli korzystać z dodatkowych urlopów macierzyńskich i urlopu ojcowskiego. Natomiast od 16 października 2007 r. uregulowano w przepisach wykonywanie pracy w formie telepracy.

W wyniku nowelizacji zlikwidowano natomiast obowiązek przechowywania w aktach osobowych kopii zawiadomienia urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika zarejestrowanego wcześniej jako bezrobotny. Zmiana ta jest efektem uchylenia od 1 lutego br. obowiązku powiadomienia przez pracodawcę urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika będącego wcześniej bezrobotnym. Na skutek tej zmiany przepisów zmianie uległ również wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Pracodawca nie musi już wymagać, aby osoba starająca się o pracę podawała w nim informację o pozostawaniu lub nie w rejestrze bezrobotnych.

• rozporządzenie z 10 lipca 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 115, poz. 971).

Marek Skałkowski

specjalista w zakresie prawa pracy