Firmy już powinny składać wnioski o e-podpis

NOWOŚĆ

Od 21 lipca 2008 r. wszystkie dokumenty elektroniczne przekazywane do ZUS przez firmy zatrudniające więcej niż pięć osób będą musiały być opatrzone bezpiecznym e-podpisem. Według Pawła Wypycha, byłego prezesa ZUS, wejście w życie tych przepisów spowoduje niepotrzebny bałagan i koszty dla firm. Jego zdaniem program Płatnik gwarantuje bezpieczeństwo danych i prawidłowo rozpoznaje firmy. Eksperci przestrzegają, że jeśli pracodawcy już teraz nie rozpoczną ubiegania się o e-podpis, mogą z tym nie zdążyć przed ustawowym terminem.

Podpis z karty

- Rząd nie planuje odłożenia wejścia w życie przepisów nakładających na płatników obowiązek korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego - mówi Agnieszka Chłoń-Domińczak, wiceminister pracy i polityki społecznej.

Taki obowiązek nałożyła na nich ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 z późn. zm.). Przedsiębiorcy, którzy będą musieli przekazywać dokumenty do ZUS korzystając wyłącznie z bezpiecznego podpisu, będą więc musieli zwrócić się do jednej z trzech firm mających prawo do ich wydania, czyli do Polskiej Wytwórnii Papierów Wartościowych, Krajowej Izby Rozliczeniowej lub Unizeto Technologies. Mogą to zrobić osobiście lub za pośrednictwem poczty.

- Przygotowaliśmy elektroniczny formularz, który trzeba wypełnić. Następnie w obecności notariusza musi być złożony podpis i tak przygotowane dokumenty trzeba przesłać do naszej firmy - mówi Adam Dąbrowski z Unizeto Technologies.

Wskazuje, że od momentu otrzymania takiej przesyłki certyfikat jest przygotowany w ciągu siedmiu dni. Jednak według Elżbiety Włodarczyk z KIR dotychczas wszystkie podpisy były generowane w Warszawie i czas oczekiwania na zestaw wynosił dwa tygodnie.

- Obecnie podpis elektroniczny można wyrobić od ręki we wszystkich placówkach - mówi Elżbieta Włodarczyk.

Tomasz Kulisiewicz, ekspert Stowarzyszenia Komputer w Firmie zwraca uwagę, że ze względu na fakt, iż certyfikat jest przypisany do konkretnej osoby, pracodawcy będą musieli posiadać kilka takich stanowisk. To dlatego, że jeśli jeden z pracowników będzie chory lub na urlopie, wymiana dokumentów z ZUS będzie sparaliżowana.

Kosztowny przymus

Obowiązek podpisywania bezpiecznym podpisem elektronicznym wszystkich dokumentów przekazywanych do ZUS spowoduje wzrost kosztów prowadzenia firm. Według informacji przekazanych przez Adams Dąbrowskiego z Unizeto Technologies najtańszy zestaw można kupić za około 300 zł. Według Elżbiety Włodarczyk za pełny zestaw, w skład którego wchodzi certyfikat kwalifikowany, karta kryptograficzna, czytnik kart i licencja, trzeba zapłacić od 296 zł do 348 zł.

- W najgorszej sytuacji znajdą się firmy rzemieślnicze zatrudniające do dziesięciu pracowników. Dla nich jednorazowy wydatek rzędu 300 zł może spowodować problemy finansowe. Dodatkowo każdego roku będzie trzeba płacić za odnowienie licencji - mówi Tadeusz Kliś, wiceprezes Związku Rzemiosła Polskiego i członek Rady Nadzorczej ZUS.

Według niego nakładanie na przedsiębiorców dodatkowych obowiązków nie ma uzasadnienia merytorycznego. Większość z nich będzie korzystać z takiego certyfikatu wyłącznie w kontaktach ZUS.

- Sam ZUS też nic nie zyska na wprowadzeniu e-podpisu, bo obowiązujący program przekazywania dokumentów Płatnik jest bezpieczny i nie ma potrzeby go zmieniać - dodaje Tadeusz Kliś.

Długie kolejki

Według informacji przekazanych przez Annę Bartoń z Centrali ZUS wynika, że obowiązek przekazywania dokumentacji drogą elektroniczną obejmie 922 tys. przedsiębiorców.

- Firmy mogą nie zdążyć z jego otrzymaniem. A jeśli tacy płatnicy będą próbować przekazać do ZUS dokumenty nieopatrzone kwalifikowanym podpisem, to zostaną odrzucone przez system informatyczny. W efekcie może powstać zator w przekazywaniu dokumentów podobny do tego, jaki miał miejsce w 2000 roku - mówi Paweł Wypych.

Tomasz Kulisiewicz wskazuje, że może się powtórzyć bałagan, jaki powstał w czasie wymiany dowodów osobistych.

- Zarówno firmy, jak i biura rachunkowe będą czekać do ostatniej chwili, licząc na zmianę przepisów - zauważa.

Pieniądze w próżni

Eksperci przestrzegają, że płatnicy, którzy nie otrzymają certyfikatu, nie będą mogli przekazać do ZUS dokumentów w formie papierowej. Pojawią się wtedy zaległości w przesyłaniu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych, imiennych raportów miesięcznych, deklaracji rozliczeniowych i korekty tych dokumentów. A firmy, nawet nie mając e-podpisu, będą przekazywać składki na ubezpieczenie społeczne do ZUS. Środki te nie będą jednak księgowane na kontach emerytalnych ubezpieczonych i przekazywane do OFE.

- Budżet będzie więc musiał zapłacić karne odsetki OFE za opóźnienia - wskazuje Paweł Wypych.

Część osób może też na przykład stracić prawo do zasiłku chorobowego z powodu niezłożenia w terminie wymaganych dokumentów.

Nowe zasady przekazywania dokumentów do ZUS

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

300 zł trzeba zapłacić za najtańszy zestaw do bezpiecznego podpisu elektronicznego

BoŻena Wiktorowska

bozena.wiktorowska@infor.pl