| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Jak rozliczać i potrącać zaliczki udzielone pracownikowi

Jak rozliczać i potrącać zaliczki udzielone pracownikowi

Określenie „zaliczka” jest używane przez pracodawców w dwojakim znaczeniu: po pierwsze – jako kwota pieniężna przekazywana na poczet przyszłego wynagrodzenia pracownika, po drugie – jako wypłata udzielana na wydatki w imieniu i na rachunek udzielającego zaliczki, z której po dokonaniu wydatku biorący zaliczkę zobowiązuje się rozliczyć i zwrócić jej niewykorzystaną część.


Rodzaj pobranej zaliczki wpływa nie tylko na procedurę działania przed jej otrzymaniem. Dla osoby rozliczającej pracownika istotna jest informacja, jakiego rodzaju zaliczkę pobierze pracownik, czy będzie to zaliczka na poczet zakupów, czy na poczet wynagrodzenia - również ze względu na fakt, że inne będą zasady rozliczenia tej należności.

Zaliczką są wypłaty (w formach: gotówkowej, przelewu bankowego czy umożliwienia korzystania z karty kredytowej) na rzecz pracownika dokonywane z obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia się, powiązane z koniecznością poniesienia przez niego wydatków związanych z wykonywaniem pracy, które powinien pokryć pracodawca (art. 87 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy). Są to np. zaliczki na poczet kosztów delegacji służbowej, na zakup materiałów potrzebnych pracownikowi do pracy czy paliwa do samochodu służbowego.

Należy podkreślić, że nie można wykluczyć możliwości udzielania pracownikowi przez pracodawcę zaliczki w formie przelewu bankowego lub przez umożliwienie korzystania z karty kredytowej (wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2008 r., I PK 39/08).

Zaliczką jest też potocznie nazywana przedterminowa wypłata części wynagrodzenia na poczet wynagrodzenia, którego termin wypłaty przypada w okresie późniejszym. Sąd Najwyższy w wyroku z 24 lipca 2001 r. (I PKN 552/00; OSNP 2003/12/291) stwierdził, że to wynagrodzenie zaliczkowe nie jest zaliczką w rozumieniu art. 87 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy.

WAŻNE!

Nie jest zaliczką na poczet przyszłego wynagrodzenia nadpłata wynagrodzenia za pracę.

Udzieloną pracownikowi zaliczkę na poczet zakupów należy traktować jako mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 Kodeksu pracy). Ze względu na taki charakter i zapobieżenie nieprawidłowościom w rozliczaniu się pracowników, zaliczki znalazły się wśród świadczeń, które można potrącić z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody.

Pracownik dokonując zakupów na rzecz firmy z własnych środków otrzymałby od pracodawcy zwrot tych wydatków. Pracodawca może jednak na poczet tej należności wypłacić pracownikowi zaliczkę, którą następnie ten będzie zobowiązany rozliczyć. Gdy wartość zakupu przewyższa wysokość zaliczki, pracownik otrzyma zwrot różnicy między wypłaconą zaliczką a faktycznie wydaną kwotą. Jeśli natomiast wartość wydatków będzie niższa, pracownik jest zobowiązany do zwrotu niewykorzystanych kwot, a w przypadku gdy nie dokona planowanych zakupów - do zwrotu całej zaliczki. Jeżeli pracownik tego nie uczyni, pracodawcy przysługuje prawo do potrącenia kwoty zaliczki z wynagrodzenia pracownika.

Nie zawsze pracodawca może potrącić zaliczkę w całości z wynagrodzenia wypłacanego w najbliższym terminie, ponieważ Kodeks pracy nakłada ograniczenia na wysokość potrącanych kwot. Na pokrycie niezwróconych przez pracownika w przyjętym terminie zaliczek pracodawca może potrącić mu nie więcej niż połowę wynagrodzenia (art. 87 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy). Granica ta obowiązuje także wówczas, gdy wraz z zaliczkami potrąceniu podlegają kwoty egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż alimenty (np. spłat rat kredytu bankowego poręczonego przez pracownika), a gdy wraz z nimi miałyby być potrącane alimenty - mogą one objąć 3/5 wynagrodzenia pracownika.

Jednak po potrąceniu zaliczek pracownikowi nie może pozostać do wypłaty mniej niż 75% minimalnego wynagrodzenia przysługującego za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy (art. 871 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy).

Kwoty wolne od potrąceń zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi w 2009 r.

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Finesia Consulting Sp. z o.o.

Usługi księgowe i kadrowo-płacowe

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »