| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE MOBILNE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Przedsiębiorcy: dokumentacja tylko w wersji elektronicznej

Przedsiębiorcy: dokumentacja tylko w wersji elektronicznej

Przedsiębiorcy domagają się zniesienia obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat. ZUS twierdzi, że mogą pojawić się problemy z dokumentowaniem zarobków i ustalaniem wysokości świadczeń. Dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej, jeśli będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.

- To rozwiązanie jest dobre dla pracodawców, ale niekoniecznie dla pracowników. W naszym archiwum przechowujemy dokumentację 0,5 mln osób i z tego powodu trudno sobie wyobrazić, aby te dokumenty zeskanować - mówi Zbigniew Madej, rzecznik prasowy Kompanii Węglowej.

Podobnie uważa Radosław Kazimierski, rzecznik prasowy Poczty Polskiej. Jego zdaniem koszty związane z utrzymaniem archiwów pracowniczych są wprawdzie wysokie, ale firmy ponoszą je dla dobra pracowników.

- Nie możemy pozbawić prawa do emerytury osób, które u nas pracowały, a z różnych powodów utraciły świadectwa pracy lub zaświadczenia o wysokości zarobków - mówi Radosław Kazimierski.

Natomiast mali i średni przedsiębiorcy proponują oddać pracownikom ich dokumentację. Według Jana Barana, prowadzącego firmę usługową na Śląsku, nie ma czasu i pieniędzy na zajmowanie się dokumentacją swoich byłych pracowników i to oni powinni samodzielnie archiwizować dokumenty płacowe.

- Inaczej dochodzi do takiej sytuacji, że pracownik pracuje u mnie trzy miesiące, a ja później muszę przechować jego dokumenty przez pół wieku - denerwuje się.

Jak ustaliliśmy, minimalna cena za przechowanie jednego metra bieżącego dokumentacji w wyspecjalizowanym archiwum wynosi 15 zł za cały 50-letnim okres. A za jednego zatrudnionego w ciągu dziesięciu lat pracodawca gromadzi około 1 metra dokumentów. Mało która firma stosuje jednak tak niskie stawki, a pracodawcy muszą dodatkowo płacić za każdą dodatkową czynność archiwisty, na przykład gdy chcą uzyskać akta konkretnego pracownika albo zlecą uporządkowanie przechowywanych dokumentów.

- ZUS stoi na stanowisku, że istnieje bezwzględna konieczność zachowania 50-letniego terminu przechowywania dokumentacji - mówi Teresa Guzelf.

Tłumaczy, że skrócenie tego okresu spowodowałoby, że ZUS nie miałby możliwości kontrolowania prawdziwości zaświadczeń o wysokości zarobków. Zakład negatywnie ocenia też propozycję ograniczenia obowiązku przechowywania przez płatników składek dokumentacji płacowej jedynie do formy elektronicznej.

- Obecnie dokumentem potwierdzającym wysokość płac jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na formularzu ZUS Rp-7 - tłumaczy Teresa Guzelf.

Natomiast Jarosław Porazinski, prezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich podkreśla, że dokumenty pracownicze można będzie przechowywać w formie elektronicznej, gdy będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Wtedy będą stanowić pełnoprawny dowód dla ZUS.

- Jeśli dokumentacja ta jest potrzebna ubezpieczonemu i ubezpieczycielowi, a konieczność jej przechowywania wymusza państwo, to kosztami nie powinni być obciążani wyłącznie pracodawcy - mówi Jarosław Porazinski.

1 metr bieżący dokumentacji przypada na jednego pracownika za 10-letni okres jego pracy

15 zł wynosi najniższa opłata za przechowanie 1 metra dokumentacji przez 50 lat

 Dokumentacja pracownicza

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


BOŻENA WIKTOROWSKA

bozena.wiktorowska@infor.pl

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Mateusz Ostrowski

Analityk rynku produktów bankowych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od mojafirma.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK