| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Temat Dnia > Przedsiębiorcy: dokumentacja tylko w wersji elektronicznej

Przedsiębiorcy: dokumentacja tylko w wersji elektronicznej

Przedsiębiorcy domagają się zniesienia obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat. ZUS twierdzi, że mogą pojawić się problemy z dokumentowaniem zarobków i ustalaniem wysokości świadczeń. Dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej, jeśli będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.

- To rozwiązanie jest dobre dla pracodawców, ale niekoniecznie dla pracowników. W naszym archiwum przechowujemy dokumentację 0,5 mln osób i z tego powodu trudno sobie wyobrazić, aby te dokumenty zeskanować - mówi Zbigniew Madej, rzecznik prasowy Kompanii Węglowej.

Podobnie uważa Radosław Kazimierski, rzecznik prasowy Poczty Polskiej. Jego zdaniem koszty związane z utrzymaniem archiwów pracowniczych są wprawdzie wysokie, ale firmy ponoszą je dla dobra pracowników.

- Nie możemy pozbawić prawa do emerytury osób, które u nas pracowały, a z różnych powodów utraciły świadectwa pracy lub zaświadczenia o wysokości zarobków - mówi Radosław Kazimierski.

Natomiast mali i średni przedsiębiorcy proponują oddać pracownikom ich dokumentację. Według Jana Barana, prowadzącego firmę usługową na Śląsku, nie ma czasu i pieniędzy na zajmowanie się dokumentacją swoich byłych pracowników i to oni powinni samodzielnie archiwizować dokumenty płacowe.

- Inaczej dochodzi do takiej sytuacji, że pracownik pracuje u mnie trzy miesiące, a ja później muszę przechować jego dokumenty przez pół wieku - denerwuje się.

Jak ustaliliśmy, minimalna cena za przechowanie jednego metra bieżącego dokumentacji w wyspecjalizowanym archiwum wynosi 15 zł za cały 50-letnim okres. A za jednego zatrudnionego w ciągu dziesięciu lat pracodawca gromadzi około 1 metra dokumentów. Mało która firma stosuje jednak tak niskie stawki, a pracodawcy muszą dodatkowo płacić za każdą dodatkową czynność archiwisty, na przykład gdy chcą uzyskać akta konkretnego pracownika albo zlecą uporządkowanie przechowywanych dokumentów.

- ZUS stoi na stanowisku, że istnieje bezwzględna konieczność zachowania 50-letniego terminu przechowywania dokumentacji - mówi Teresa Guzelf.

Tłumaczy, że skrócenie tego okresu spowodowałoby, że ZUS nie miałby możliwości kontrolowania prawdziwości zaświadczeń o wysokości zarobków. Zakład negatywnie ocenia też propozycję ograniczenia obowiązku przechowywania przez płatników składek dokumentacji płacowej jedynie do formy elektronicznej.

- Obecnie dokumentem potwierdzającym wysokość płac jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na formularzu ZUS Rp-7 - tłumaczy Teresa Guzelf.

Natomiast Jarosław Porazinski, prezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich podkreśla, że dokumenty pracownicze można będzie przechowywać w formie elektronicznej, gdy będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Wtedy będą stanowić pełnoprawny dowód dla ZUS.

- Jeśli dokumentacja ta jest potrzebna ubezpieczonemu i ubezpieczycielowi, a konieczność jej przechowywania wymusza państwo, to kosztami nie powinni być obciążani wyłącznie pracodawcy - mówi Jarosław Porazinski.

1 metr bieżący dokumentacji przypada na jednego pracownika za 10-letni okres jego pracy

15 zł wynosi najniższa opłata za przechowanie 1 metra dokumentacji przez 50 lat

 Dokumentacja pracownicza

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.


BOŻENA WIKTOROWSKA

bozena.wiktorowska@infor.pl

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Finesia Consulting Sp. z o.o.

Usługi księgowe i kadrowo-płacowe

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »