Przede wszystkim, należy zdawać sobie sprawę z istoty tej formy prowadzania działalności gospodarczej. Zawarcie umowy „spółki cywilnej”, nie prowadzi bowiem do powstania jakiegokolwiek odrębnego podmiotu, posiadającego osobowość prawną oraz wyposażonego w zdolność prawną (jak np. spółka prawa handlowego). Nie wyklucza to jakkolwiek uznania spółki cywilnej na podstawie przepisów szczególnych, za pracodawcę lub podatnika. W istocie natomiast, na skutek zawarcia umowy spółki cywilnej, powstaje stosunek zobowiązaniowy, łączący przedsiębiorców realizujących w ramach umowy spółki cywilnej wspólny cel gospodarczy. Oznacza to w praktyce, iż: 1) stroną umów zawieranych w ramach spółki cywilnej są wszyscy wspólnicy, a nie osobno spółka,; 2) podmiotami praw i obowiązków są wszyscy wspólnicy, a nie spółka jako taka; 3) w postępowaniu sądowym lub administracyjnym stroną są wszyscy wspólnicy, a nie spółka; 4) majątek spółki (wniesiony, nabyty w trakcie trwania umowy) jest majątkiem wspólnym wspólników; 5) za zobowiązania „spółki cywilnej odpowiedzialność ponoszą solidarnie wszyscy wspólnicy, a nie spółka.
Fundamentem dla powstania i funkcjonowania każdej spółki cywilnej, jest natomiast umowa spółki cywilnej, zawarta pomiędzy wspólnikami – przedsiębiorcami (np. osobami fizycznymi, spółkami handlowymi), w której wspólnicy zobowiązują się dążyć do realizacji wspólnego celu gospodarczego, poprzez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów (art. 860 § 1 Kodeksu cywilnego, w skr. „k.c.”). Ustawodawca przewidział przy tym, iż umowa „spółki cywilnej” powinna być stwierdzona pismem (art. 860 § 2 k.c.) Pisemność umowy, mimo iż przydatna z punktu widzenia określenia relacji między wspólnikami, nie stanowi jednak warunku koniecznego dla bytu prawnego umowy spółki, wobec zastrzeżenia formy pisemnej jedynie dla celów dowodowych. Należy jednakowoż pamiętać o szczególnych wymaganiach co do formy umowy, w wypadku gdy przewiduje ona zobowiązanie wspólnika do wniesienia określonych składników majątkowych lub praw, dla których ustawa przewiduje zachowanie formy szczególnej (np. formy aktu notarialnego w wypadku zobowiązania do wniesienia nieruchomości), który to obowiązek rozciąga się na umowę spółki.
Zobacz: Umowa spółki cywilnej decyduje, czy po śmierci wspólnika kończy się jej byt
Elementami koniecznymi każdej umowy spółki cywilnej (essentialia negotti), są określane przez wspólników: wspólny cel gospodarczy dla którego spółka zostaje zawarta (o charakterze zarobkowym lub niezarobkowym) oraz sposób działania każdego wspólnika dla osiągnięcia tak sprecyzowanego celu. Jeżeli realizacja wspólnego celu wymaga w ocenie wspólników wniesienia wkładów (np. własności lub innych praw majątkowych), w umowie spółki należy dokładnie określić wspólnika wnoszącego wkład oraz jego przedmiot i wartość. Z kolei, gdy z realizacją wspólnego celu łączy się świadczenie określonych usług (usługi te świadczone są wówczas nieodpłatnie), umowa spółki powinna również określać rodzaj usług stanowiących wkład oraz osobę wspólnika (art. 861 k.c.) Wymaga podkreślenia, iż tak wniesione wkłady, nie stanowią majątku spółki, lecz wspólny majątek wspólników określany jako wspólność łączna, podlegający co do zasady podziałowi dopiero z chwilą rozwiązania spółki (umowy). W omawianym zakresie, jako niezwykle istotne jawi się dokładne wskazanie w umowie rodzaju oraz wysokości wkładów, co jeszcze bardziej akcentuje domniemanie wynikające z przepisu art. 861 § 2 k.c., przewidujące, iż w razie wątpliwości lub braku stosownych zapisów w umowie spółki, wkłady wspólników mają jednakową wartość.
Z punktu widzenia charakteru organizacyjnego „spółki cywilnej”, istotną rolę ogrywają zwłaszcza prawo do prowadzenia spraw spółki (tj. podejmowanie wszelkich czynności organizacyjnych niezbędnych do realizacji wspólnego celu, mających charakter wewnętrzny) oraz prawo do reprezentacji spółki (tj. podejmowanie w imieniu wspólników czynności w stosunkach zewnętrznych, wobec osób trzecich). Zasadą jest prawo i obowiązek każdego wspólnika prowadzenia spraw spółki (art. 865 § 1 k.c.)
W praktyce natomiast, z uwagi na znaczną liczbę wspólników lub znaczną ilość czynności oraz decyzji do podjęcia, wspólnicy decydują się w umowie spółki na odmienne uregulowanie prowadzenia jej spraw, przekazując cześć obowiązków lub praw wybranym przez siebie wspólnikom, lub też wskazując wprost, które czynności wymagają współdziałania wszystkich, a które może wykonać każdy wspólnik z osobna. Mowa tutaj zwłaszcza o tzw. czynnościach zwykłego zarządu oraz tych przekraczających zwykły zarząd, dla których wymagana jest zgoda wszystkich lub niektórych wspólników, wyrażona w formie jednomyślnej uchwały (lub uchwały podjętej większością głosów, jeśli tak stanowi umowa). Jedną z najistotniejszych kwestii jest zatem określenie przez wspólników w umowie spółki, które czynności może wykonywać każdy z wspólników lub też bezpośrednie wskazanie jakie sprawy prowadzi konkretny wspólnik, a dla jakich czynności wymagana jest zgoda wszystkich lub niektórych wspólników, względnie wskazanie w jaki sposób dochodzi do wyrażenia zgody (uchwala podjęta jednomyślnie lub stosowną większością głosów), z zastrzeżeniem jednakże czynności nagłej, do której podjęcia bez uprzedniej uchwały uprawniony jest każdy wspólnik, a której zaniechanie mogłoby narazić spółkę na niepowetowane straty (art. 865 § 3 k.c.). Gdy chodzi o reprezentację spółki, zasadą jest w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników, że każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw (art. 866 k.c.) Oznacza to analogicznie jak w wypadku prowadzenia spraw, iż w sytuacji gdy wspólnicy chcą powierzyć reprezentację pozostałych jednemu z wspólników, lub też wskazać sprawy w których reprezentacja przysługuje jednemu, niektórym lub wymaga uczestnictwa wszystkich, powinni zawrzeć stosowne zapisy w umowie spółki.
Niewątpliwie jedną z najistotniejszych kwestii wymagającą umownej regulacji, jest określenie udziału w zyskach oraz stratach spółki. Jeżeli wspólnicy nie określą w umowie spółki udziału w zyskach lub też partycypacji w ewentualnych stratach, każdy wspólnik stosownie do zasad określonych w przepisie art. 867 § 1 i 2 k.c., będzie uprawniony do równego udziału w zyskach i w tym samym stosunku będzie uczestniczył w stratach - bez względu na rodzaj i wartość wkładu. W umowie spółki cywilnej można natomiast inaczej określić udział w zyskach (np. odnieść go do wartości wniesionego wkładu lub wskazać wprost jaki % zysku przysługuje każdemu ze wspólników), pamiętając jednakże, że nie można żadnego wspólnika pozbawić udziału w zyskach. Analogicznie można ustalić udział w ewentualnej starcie, a nawet zwolnić niektórych wspólników od udziału w stratach.
Zobacz: Do wystąpienia ze spółki cywilnej nie jest konieczna forma aktu notarialnego
Niemniej doniosłymi elementami które powinny zostać odpowiednio uregulowane w umowie spółki cywilnej są czas trwania spółki oraz ewentualne przyczyny powodujące jej rozwiązanie. Elementy te wpływają bowiem na podział i wypłatę zysków oraz prawo wystąpienia wspólnika ze spółki. Zasadą jest, iż wspólnik może żądać podziału i wypłaty zysków dopiero po rozwiązaniu spółki, jednakże gdy spółka została zawarta na czas dłuższy (przy czym przyjmuje się iż oznacza to okres dłuższy niż jeden rok obrachunkowy), wspólnicy mogą żądać podziału i wypłaty zysków z końcem każdego roku obrachunkowego (art. 868 § 1 i 2 k.c.) Zawarcie umowy spółki na czas nieokreślony powoduje z kolei ten skutek, iż każdy wspólnik może z niej wystąpić wypowiadając swój udział na trzy miesiące naprzód na koniec roku obrachunkowego (art. 869 § 1 k.c.). Warto również wskazać na możliwość określenia przez wspólników w umowie ważnych powodów, których zaistnienie będzie powodowało rozwiązanie spółki, lub też uprawniało do rozwiązania umowy spółki, niezależnie od terminu na który została zwarta.
Umowa spółki cywilnej akcentuje trwałość składu osobowego wspólników, a zatem ewentualne wstąpienie do spółki innego wspólnika lub wystąpienie dotychczasowego (poza wypowiedzeniem), co do zasady rodzi konieczność zmiany dotychczasowej umowy. Warto zatem rozważyć na etapie zawarcia umowy, określenie zasad i warunków dopuszczalności wstąpienia określonej osoby do spółki lub wystąpienia ze spółki przez wspólnika, a także odpowiednio terminy wstąpienia lub wystąpienia ze spółki. Wspólnicy mogą również zastrzec w umowie, iż spadkobiercy wspólnika będą uprawnieni do wstąpienia do spółki na jego miejsce (art. 872 k.c.).
Przedstawione sposoby kształtowania umowy spółki cywilnej, akcentują doniosłość wprowadzenia doń określonych elementów, które bardzo często decydują o istotnych prawach i obowiązkach wspólników, a nierzadko również o jej bycie prawnym.