Samochód w firmie
Wielu mikro i małych przedsiębiorców wykorzystuje swoje prywatne samochody do prowadzenia swojej działalności. Warto wiedzieć w jaki sposób wydatki związane z użytkowaniem samochodu wrzucić w koszty prowadzenia firmy.
Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!
Ewidencja przebiegu pojazdu
Ewidencja przebiegu pojazdu służy do określania przez podatnika przebiegu samochodu, który nie jest środkiem trwałym firmy, ale jest użytkowany w działalności gospodarczej.
W ewidencji przebiegu pojazdu wykazuje się tylko te kilometry, które zostały przejechane przez podatnika w związku z wykonywaniem przez niego działalności gospodarczej. Trzeba w tym miejscu wskazać art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który stanowi, że wydatki muszą mieć bezpośredni lub pośredni związek ze źródłem przychodów.
Podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu na koniec każdego miesiąca. Zapisy w ewidencji przebiegu pojazdu są rozliczane rosnącą, jednak zapisy dokonywane są w ewidencji miesięcznie.
Polecamy: Samochód w firmie – zmiany od 1 kwietnia 2014 r.
Polecamy: Nowe obowiązki dla prowadzących księgę przychodów i rozchodów
Jak odliczyć 100% VAT od samochodu osobowego?
Kilometrówka
Wydatki na eksploatację samochodów osobowych są ograniczone i mogą być wliczane do kosztów uzyskania przychodów w określonej wysokości. Wysokość ta jest popularnie nazywana kilometrówką.
Wysokość kilometrówki oblicza się poprzez przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu do celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu określonej w odrębnych przepisach. Kilometrówka może być również określona kwotą miesięcznego ryczałtu pieniężnego.
Limity dla samochodu osobowego uzależnione są od pojemności skokowej silnika samochodowego i wynoszą odpowiednio:
- przy pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
- przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.
Zakładam firmę – opodatkowanie na zasadach ogólnych
Jakich samochodów dotyczy obowiązek prowadzenia ewidencji?
Obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy:
- samochodów osobowych będących prywatną własnością przedsiębiorcy (wspólnika firmy);
- samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy;
- samochodów osobowych będących własnością pracowników (jeżeli auta te są używane na potrzeby jazd lokalnych i rozliczenie nie jest ryczałtowe), w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej;
- samochodów osobowych zastępczych.
Rozliczenie kwartalne - czy to się opłaca?
Kiedy prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest obowiązkowe?
Podatnicy nie muszą prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, gdy:
- samochód pracownika (prywatny) jest wykorzystywany w działalności gospodarczej podatnika, a koszt eksploatacji tego samochodu jest rozliczany w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne;
- podatnik używa samochodów osobowych na podstawie umowy uważanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym;
- podatnik używa w działalności samochodu ciężarowego.
Składki ZUS pracodawcy i pracownika 2014
W jaki sposób prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
Nie funkcjonuje wzór ewidencji przebiegu pojazdów. Jednak w ustawie o PIT ustawodawca wskazała elementy, które powinna zawierać omawiana ewidencja. Tymi elementami są:
- nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,
- jej adres zamieszkania,
- numer rejestracyjny pojazdu,
- pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę,
- cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd–dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 km przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Zobowiązaną do prowadzenia ewidencji jest osoba, która używa danego pojazdu, a na koniec miesiąca pracodawca powinien zawsze potwierdzić przebieg pojazdu wynikający z ewidencji. Samochód użyczony do celów służbowych powinien mieć prowadzoną odrębnie i na bieżąco ewidencję przebiegu.
Przesyłanie wniosku do CEIDG pocztą
Jakie wydatki można odliczyć w ramach limitu kilometrówki?
W ramach limitu kilometrówki można odliczyć wydatki na zakup paliwa, opłaty parkingowe, składki ubezpieczenia OC, AC, części zamienne, naprawy, przeglądy, usługi serwisowe. Należy jednak pamiętać, że wszelkie wydatki, które podatnik chce odliczyć w ramach limitu kilometrówki, należy odpowiednio udokumentować (np. fakturami).
Każdy pojazd prywatny wykorzystywany w prowadzeniu działalności gospodarczej powinien mieć prowadzoną odrębną ewidencję. Brak ewidencji przebiegu pojazdu pozbawia podatnika prawa do zaliczenia wydatków związanych z jego eksploatacją w koszty.