Większość z nas swój czas relaksu planuje z wielomiesięcznym wyprzedzeniem. Tylko w ten sposób jesteśmy w stanie wyrwać się z pracy bez straty dla jej jakości. Urlop w dowolnej chwili często wydaje się nam więc niemalże utopijną mrzonką.
Jak się jednak okazuje, to tylko nasze przekonanie. Jeśli bowiem zmienimy swoje nastawienie, rzeczywistość nagnie się do naszej woli i czas pomiędzy podjęciem decyzji o urlopie, a jej wdrożeniem w życie może skrócić się nawet do jednego tygodnia.
By to osiągnąć, oprócz nowego podejścia potrzebna będzie także poprawa organizacji pracy. W tym przypadku do sukcesu wystarczy raptem pięć prostych kroków.
Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!
Warto wiedzieć, jaki mamy cel
- Po pierwsze, zanim przystąpisz do działania, zastanów się, po co to robisz. Przykrym standardem w wielu firmach jest sytuacja, w której pracownicy czy, co gorsze, kadra kierownicza nie znają głównego celu wykonywanych na co dzień zadań – zauważa Grzegorz Frątczak, specjalista zarządzania czasem.
W większości przypadków, 20% działań daje aż 80% efektów. Jeśli więc uda nam się zdefiniować, które z obowiązków są w naszej pracy kluczowe, a następnie wykonać je w pierwszej kolejności, łatwo będziemy mogli ograniczyć swój czas spędzany w biurze.
Warto w tym momencie odpowiedzieć sobie na pytania: które z moich działań są najważniejsze? Jakie mam wskaźniki sukcesu? Z czego na koniec miesiąca rozliczy mnie mój szef? Jak moja praca koresponduje z wymaganiami klientów czy partnerów biznesowych?
Wyznacz swój cel i nie marnuj więcej czasu
Zastępcę wybieramy już dziś
Wnioski, do jakich w ten sposób dojdziemy mogą sprawić, że wystarczy, iż przed urlopem wykonamy jedynie 1/5 swoich codziennych zadań. Dzięki temu większość założonych rezultatów zostanie zawczasu osiągnięta. Pozostałą częścią będziemy się mogli zająć po powrocie albo bez strachu zlecić ją innemu pracownikowi.
Drugim bowiem elementem poprawy organizacji pracy jest umiejętność delegowania uprawnień. Swojego zastępcę najlepiej jednak wyznaczyć już dziś – na ostatnią chwilę może być bowiem trudno znaleźć kogoś odpowiedniego.
- Osoba, którą wybierzemy, powinna być nie tylko świadoma, przed jakimi obowiązkami w razie naszej nieobecności przyjdzie jej stanąć. Szybkie przekazanie zadań wymagać od niej będzie także poznania sposobów ich realizacji – podpowiada właściciel CEO Solutions.
Wielozadaniowość – mit czy umiejętna organizacja czasu?
Co, gdzie i kiedy, czyli lista zadań
Kolejny krok stanowi z kolei projektowanie swojego czasu, czyli sporządzenie listy zadań, nadanie im priorytetów i terminów realizacji. Takiego zestawienia w żadnym wypadku nie powinniśmy trzymać „w głowie”, w ten bowiem sposób obarczymy się niepotrzebnym natłokiem informacji, który tylko spotęguje uczucie zestresowania czy zmęczenia.
- Obowiązki spisane nawet na zwykłej kartce papieru w większości wypadków poprawią naszą efektywność i uwolnią nas od zbędnego balastu. Z drugiej zaś strony, zyskamy w ten sposób czarno na białym wypunktowane: co, gdzie i kiedy mamy zrobić – wyjaśnia Frątczak.
Zatem następnym razem, gdy nagle zdecydujemy się na spontaniczny wypad ze znajomymi na narty, już pierwszy rzut oka wystarczy, by określić, ile jeszcze mamy pracy i jak ją odpowiednio zorganizować, by móc sobie na taki wyjazd pozwolić.
Niezastąpieni nie mają urlopów!
Bycie osobą niezastąpioną w pracy to bez wątpienia miłe uczucie. Gorzej, gdy zapragniemy wziąć urlop i okaże się, że nikt nie jest w stanie podołać naszym obowiązkom. By nie przywiązać się do biurka już na zawsze, powinniśmy zatem dokładnie opisać wykonywane przez nas czynności.
Dzięki temu delegowanie obowiązków nie będzie stanowiło większego kłopotu. Co więcej, działania naszego zastępcy nie będą za każdym razem poprzedzane szeregiem pytań. Nie ma chyba nic bardziej denerwującego w czasie wypoczynku, niż stałe telefony z miejsca pracy.
Zapobiec temu można w prosty sposób: wystarczy wypunktować swoje najważniejsze zadania i przy najbliższym ich wykonaniu opisać po kolei czynności potrzebne do ich realizacji. Aby mieć pewność, że procedura została odpowiednio doprecyzowana, całość warto 2-3 razy powtórzyć.
Nigdy nie jest tak dobrze, by nie mogło być lepiej
Ostatnim krokiem są usprawnienia naszej pracy. Dzięki nim podniesiemy swoją produktywność, co nie tylko pozwoli na wzięcie urlopu w zasadzie w dowolnej chwili, ale zwiększy także szansę uzyskania podwyżki. Dodatkowo, jeśli zautomatyzujemy wykonywane przez nas działania, delegowanie uprawnień stanie się o wiele prostsze.
- Tu z pomocą mogą nam przyjść odpowiedzi na pytanie: co mogę dziś zrobić, by jutro zaoszczędzić choćby 30 sekund? Pół minuty w ciągu dnia już po roku może się bowiem przełożyć na wyjście z pracy nawet 2 godziny wcześniej – opisuje ekspert zarządzania czasem.
Jak zatem widzimy, raptem 5 prostych kroków dzieli nas od możliwości oderwania się od obowiązków w dowolnym momencie. Wokół nas znajdziemy zapewne wiele przykładów osób, które na wypoczynek mogą sobie bezstresowo pozwolić w zasadzie z dnia na dzień. Za nimi w większości wypadków stoi jednak umiejętne zarządzanie czasem.