| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Moja firma > Poradniki > Dlaczego warto posiadać podpis elektroniczny

Dlaczego warto posiadać podpis elektroniczny

Wiele firm posiada już elektroniczny uniwersalny podpis kwalifikowany. Wykorzystywany jest on najczęściej do składania deklaracji elektronicznych i wystawiania elektronicznych faktur, ale nie tylko. Posiadanie podpisu elektronicznego jest wymagane również w elektronicznych kontaktach z ZUS (e-ZUS), Krajowym Rejestrem Sądowym (e-KRS), z urzędem statystycznym prowadzącym rejestr podmiotów gospodarczych (e-REGON).

6. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych - „e-PFRON”

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych uruchomił system e-PFRON (www.e-pfron.pl).
System e-PFRON został podzielony na dwie części:
● lokalną aplikację e-PFRON OffLine (aplikacja e-PFRON OffLine jest samodzielnym programem pozwalającym na przygotowanie i podpisanie dokumentów. Pracuje w środowisku Windows 95, 98, Me, NT, 2000 i XP. Aplikacje można otrzymać w oddziale PFRON);
● internetową aplikację e-PFRON OnLine (aplikacja e-PFRON OnLine pozwala na przesyłanie wypełnionych dokumentów drogą elektroniczną do PFRON. Udostępnia również raporty oraz pozwala na otrzymywanie korespondencji elektronicznej od PFRON bez konieczności zakładania konta e-mail. Za pomocą e-PFRON OnLine możliwe jest także zarządzanie kontami użytkowników danej firmy przez administratora pracodawcy).
Podział ten zapewnia możliwość oddzielenia najbardziej czasochłonnych prac związanych ze sporządzeniem dokumentów i dzięki temu ogranicza do minimum aktywny czas połączenia z Internetem.
 

6.1. Jaki podmiot jest uprawniony do składania dokumentów do PFRON drogą elektroniczną


Podmiotem uprawnionym do składania dokumentów przez e-PFRON jest każdy pracodawca, który ma obowiązek składania deklaracji wpłat na PFRON oraz składania do Funduszu informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (INF-1 i INF-2).
 

6.2. Jakie warunki należy spełniać, aby drogą elektroniczną przesyłać dokumenty do PFRON


Podstawowym warunkiem, który trzeba spełniać, aby móc korzystać z systemu e-PFRON, jest posiadanie numeru ewidencji PFRON. Jeśli firma nie posiada jeszcze takiego numeru, musi pobrać i wypełnić jeden z następujących formularzy:
● formularz DEK-Z, jeżeli jest pracodawcą zobowiązanym do wpłat na PFRON,
● formularz INF-1-Z, jeżeli jest pracodawcą zwolnionym z wpłat na PFRON.
Następnie formularz ten firma musi wydrukować i przesłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres:
Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych
al. Jana Pawła II 13
00-828 Warszawa
O przydzieleniu numeru w rejestrze PFRON Fundusz poinformuje listownie.
Wówczas firma może zarejestrować się jako użytkownik e-PFRON i składać dokumenty drogą elektroniczną.
Kolejnym warunkiem jest posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego. Dokumenty sporządzane do PFRON przed wysłaniem muszą być bowiem uwierzytelnione bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Posiadanie bezpiecznego kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie jest jednak w tym przypadku obowiązkowe. Przedsiębiorca w celu zabezpieczenia przesyłanych dokumentów może się również posłużyć certyfikatem dostarczonym przez PFRON.
 

6.3. Jak zarejestrować się w e-PFRON, aby móc składać dokumenty drogą elektroniczną

 
I etap - instalacja. Po pierwsze, trzeba pobrać aplikację e-PFRON OffLine ze strony serwisu informacyjnego (http://www.e-pfron.pl), z zakładki: Pliki do pobrania - Podstawowa wersja aplikacji OffLine-Pobierz - Instalacja aplikacji e-PFRON OffLine, i zapisać ją we wskazanej przez siebie lokalizacji. Następnie trzeba otworzyć (uruchomić) pobrany plik z aplikacją e-PFRON OffLine i zainstalować ją.
II etap - utworzyć profil. Należy wybrać opcję Administracja i utworzyć profil, w którym będą zapisywane wypełnione dokumenty. Kliknąć przycisk Nowy i określić jego nazwę i lokalizację (we wskazanej lokalizacji program utworzy katalog, z którego później należy wskazywać podpisane dokumenty do wysłania). Wybrać opcję Administracja, a następnie opcję Generacja kluczy.
Następnie należy wypełnić wszystkie pola formularza, podając dane pracodawcy oraz dane osobowe użytkownika, w szczególności zwracając uwagę na definiowane hasło do klucza prywatnego, które będzie później używane do podpisywania dokumentów (hasło musi zawierać co najmniej 8 znaków i nie powinno być wśród nich polskich liter oraz znaków specjalnych typu: spacja, gwiazdka, ukośnik). Wskazać katalog, naciskając przycisk „...” (Przeglądaj), w którym zostanie zapisany plik klucza prywatnego (nazwa.pvk) i plik żądania certyfikacji (nazwa.csr). Podać własną, krótką nazwę dla tych plików i zatwierdzić, klikając przycisk Zapisz. Wygenerować plik klucza prywatnego (nazwa.pvk) i plik żądania certyfikacji (nazwa.csr), naciskając przycisk OK.
III etap - rejestracja online. Należy wybrać opcję Internet, a następnie e-PFRONOnLine - po wejściu na stronię https://www.e-pfron.pl wybrać opcję Rejestracja użytkownika. Po raz kolejny wypełnić wszystkie pozycje, m.in. zdefiniować hasło do logowania (może być takie samo jak hasło do klucza prywatnego). Wskazać za pomocą przycisku Przeglądaj lokalizację (uprzednio utworzonego w aplikacji e-PFRON OffLine) pliku żądania certyfikacji (nazwa.csr). Zatwierdzić dane, wybierając przycisk OK. Kliknąć przycisk Pobierz certyfikat i zapisać go (nie zmieniając jego nazwy) we wskazanej przez siebie lokalizacji (nazwa pliku certyfikatu powinna być zgodna z loginem użytkownika). Wydrukować Kartę Rejestracji Użytkownika, na której są dane użytkownika (m.in. login użytkownika). Następnie zalogować się na stronie https://www.e-pfron.pl, podając login i hasło do logowania. Po czym wybrać opcję pismo Zgłoszenia Administratora i zaakceptować warunki korzystania z systemu.
Po wypełnieniu formularza należy go odpowiednio podpisać, ostemplować i wysłać listem poleconym lub priorytetowym do PFRON, z dopiskiem na kopercie „e-PFRON”.
IV etap - weryfikacja. Po pozytywnej weryfikacji danych rejestrowych pracodawcy z danymi zawartymi w piśmie Zgłoszenia Administratora Pracodawcy oraz poprawności utworzonego loginu i pobranego certyfikatu, PFRON nadaje wskazanej osobie uprawnienie Administrator. Istnieje również możliwość sprawdzenia przez użytkownika aktywacji - w tym celu należy zalogować się na stronie internetowej https://www.e-pfron.pl, gdzie w linii Poziom dostępu system wyświetla nadane uprawnienie: Administrator, a menu rozszerzone jest o dodatkowe opcje.
Dokonanie aktywacji uprawnień PFRON potwierdza także pisemnie. Dokumenty można przesyłać elektronicznie już w momencie aktywacji uprawnień Administratora, widocznych na stronie https://www.e-pfron.pl.
W przypadku niezgodności danych zawartych w piśmie Zgłoszenia Administratora Pracodawcy z danymi znajdującymi się w systemie (dane ewidencyjne) lub z danymi zawartymi w utworzonym certyfikacie, PFRON pisemnie o nich informuje i usuwa niepoprawnie utworzone konto (wówczas należy ponownie przeprowadzić całą procedurę rejestracji użytkownika i przesłać nowe pismo Zgłoszenia Administratora Pracodawcy).
 

6.4. Które z dokumentów do PFRON można w chwili obecnej przesyłać drogą elektroniczną


System e-PFRON obsługuje następujące wzory deklaracji:
● DEK-I-0 - deklaracja miesięcznych wpłat, składana przez pracodawcę zobowiązanego do wpłat, o którym mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rehabilitacji,
● DEK-I-a - deklaracja miesięcznych wpłat, składana przez pracodawcę zobowiązanego do wpłat, o którym mowa w art. 21 ust. 2a i 2g ustawy o rehabilitacji,
● DEK-I-b - deklaracja miesięcznych wpłat, składana przez pracodawcę zobowiązanego do wpłat, o którym mowa w art. 21 ust. 2b i 2g ustawy o rehabilitacji,
● DEK-II - deklaracja miesięcznych wpłat, składana przez pracodawcę zobowiązanego do wpłat, o którym mowa w art. 31 ust. 3 pkt 1 ustawy o rehabilitacji,
● DEK-II-a - deklaracja wpłat, składana przez pracodawcę zobowiązanego do wpłat, o którym mowa w art. 33 ust. 4a pkt 2, ust. 7 i 7a ustawy o rehabilitacji,
● DEK-W - deklaracja wpłat, składana przez pracodawcę zobowiązanego do wpłat, o którym mowa w art. 23 ustawy o rehabilitacji,
● DEK-R - deklaracja rozliczenia rocznego wpłat, składana przez pracodawcę zobowiązanego do wpłat, o którym mowa w art. 21 ust. 1, 2a, 2b i 2g, art. 23, art. 31 ust. 3 pkt 1 oraz art. 33 ust. 4a pkt 2, ust. 7 i 7a ustawy o rehabilitacji,
● DEK-Z - deklaracja identyfikacyjna, składana przez pracodawcę zobowiązanego do wpłat, o którym mowa w art. 21 ust. 1, 2a, 2b i 2g, art. 23 oraz art. 31 ust. 3 pkt 1 ustawy o rehabilitacji.
System e-PFRON obsługuje też następujące wzory informacji:
● INF-1 - informacja miesięczna, składana przez pracodawcę zwolnionego z wpłat, o którym mowa w art. 21 ust. 2, 2a, 2b lub 2e ustawy o rehabilitacji,
● INF-2 - informacja roczna, składana przez pracodawcę zwolnionego z wpłat, o którym mowa w art. 21 ust. 2, 2a, 2b lub 2e ustawy o rehabilitacji,
● INF-1-Z - informacja identyfikacyjna, składana przez pracodawcę zwolnionego z wpłat, o którym mowa w art. 21 ust. 2, 2a, 2b lub 2e ustawy o rehabilitacji.
System e-PFRON pozwala także na przesyłanie do Funduszu następujących wniosków o pomoc publiczną:
● F-WNI - wniosek przeznaczony dla pracodawców ubiegających się o pomoc publiczną z tytułu wpłat na PFRON,
● F-DM - wniosek przeznaczony dla pracodawców ubiegających się o uzyskanie ulgi z tytułu wpłat na PFRON w ramach pomocy de minimis,
● F-IDM - wniosek przeznaczony dla pracodawców ubiegających się o uzyskanie ulgi z tytułu wpłat na PFRON w ramach pomocy innej niż pomoc de minimis.
Deklaracje należy przesyłać do PFRON wyłącznie poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego. Wyjątkiem jest zgłoszeniowa deklaracja identyfikacyjna DEK-Z, którą w formie dokumentu pisemnego należy składać jedynie w sytuacji, gdy pracodawca występuje o nadanie numeru w rejestrze PFRON.
 

6.5. Jakie są wymagania sprzętowe niezbędne do wysyłania dokumentów do PFRON drogą elektroniczną


System e-PFRON nie ma wygórowanych wymagań sprzętowych. Do korzystania z systemu niezbędne jest natomiast oprogramowanie:
e-PFRON OffLine:
● System operacyjny Windows 95/98/Me/NT/2000/XP,
● Przeglądarka internetowa Internet Explorer w wersji 5.5 lub wyższej.
e-PFRON OnLine:
● Dowolna przeglądarka internetowa akceptująca cookies,
● Połączenie z Internetem umożliwiające przeglądanie stron WWW (protokół https).
Do korzystania z aplikacji e-PFRON OffLine, jak też e-PFRON OnLine zalecane jest używanie przeglądarki Internet Explorer w wersji 5.5 lub wyższej.
 

6.6. Jak przesłać dokumenty do PFRON drogą elektroniczną


W systemie e-PFRON przygotowanie dokumentów przedsiębiorcom umożliwia opcja Formularze. Udostępnia ona wszystkie wzory deklaracji, które podlegają obowiązkowi przekazywania poprzez teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych, oraz wzory informacji i wniosków o pomoc publiczną.
Opcja Formularze podzielona jest na trzy części:
● Deklaracje - udostępnia formularze deklaracji składanych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na PFRON,
● Informacje - udostępnia formularze informacji składanych przez pracodawców zwolnionych z wpłat na PFRON,
● Wnioski - udostępnia formularze wniosków o pomoc publiczną.
Co istotne, opcja Formularze została podzielona na sekcje tematyczne, na przykład Dane ewidencyjne pracodawcy lub Dane o zatrudnieniu w etatach. Niektóre informacje raz zapisane (np. dane ewidencyjne) są podpowiadane przez aplikację przy sporządzaniu dokumentów korygujących lub za inne okresy.
W systemie e-PFRON wprowadzane dane są wstępnie weryfikowane, dlatego przejście do kolejnej sekcji jest możliwe tylko po prawidłowym wypełnieniu odpowiednich pozycji widocznych na ekranie. Jednakże należy pamiętać, że to użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowe wypełnienie dokumentów. Aplikacja jedynie podpowiada, które pozycje powinny być zweryfikowane przez użytkownika i w razie potrzeby zmodyfikowane.
W dolnej części edytowanego dokumentu widoczne są przyciski umożliwiające:
● przechodzenie pomiędzy sekcjami (przyciski strzałek),
● skorzystanie z objaśnień do wypełnianego dokumentu (przycisk „?”),
● zamknięcie okna i przerwanie wypełniania dokumentu, z możliwością zapisania jego aktualnego stanu (przycisk „Zamknij”),
● zapisanie wprowadzonych danych bez konieczności przerwania edycji (przycisk „Zapisz”),
● dołączenie podpisu elektronicznego do sporządzanego dokumentu (przycisk „Podpisz”),
● anulowanie wcześniej złożonego podpisu elektronicznego (przycisk „Usuń podpis” - widoczny po złożeniu podpisu elektronicznego),
● wydrukowanie formularza dokumentu (przycisk „Drukuj”)
oraz w formularzach deklaracji przycisk umożliwiający:
● obsługę wzoru polecenia przelewu lub wpłaty gotówkowej (przycisk „Wpłata”).
Istotną funkcją w systemie jest możliwość przerwania i zapisania w każdej chwili dokumentu (korzystając z przycisku „Zapisz”) w takiej postaci, w jakiej aktualnie się znajduje. Można również wcześniej podpisany dokument ponownie edytować. Korzystając z przycisku „Usuń podpis”, można przywrócić edycję całego dokumentu, z wyjątkiem pozycji „Miesiąc” i „Rok”.
● ustawa z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych - j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 14, poz. 92; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 6, poz. 33
● rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 stycznia 2009 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych - Dz.U. Nr 8, poz. 43
● rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z 29 maja 2003 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych - Dz.U. Nr 104, poz. 969
● rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z 6 czerwca 2003 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz - Dz.U. Nr 105, poz. 989

Marta Wysocka

konsultant podatkowy

reklama

Narzędzia przedsiębiorcy

POLECANE

Dotacje dla firm

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Pomysł na biznes

Eksperci portalu infor.pl

Jobs Plus

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »