Dyrektywy wskazują na umowy ramowe jako skuteczną i ugruntowaną technikę zamówieniową w skali całej Europy. W związku z ich częstym stosowaniem kilka kwestii wymagało jednak doprecyzowania w nowych przepisach. Wynikiem takiego doprecyzowania jest wyraźne zastrzeżenie, że umowy ramowe nie mogą być stosowane przez zamawiających nie będących stroną danej umowy ramowej jak i to, że nowi wykonawcy nie powinni przystępować do umowy ramowej po jej zawarciu.
Wskazuje się również, że zamawiający powinni mieć większą swobodę jeśli umowa ramowa została zawarta z co najmniej dwoma wykonawcami i określiła wszystkie warunki dokonywania zakupów w jej ramach. W takich sytuacjach albo wskazuje się konkretnego wykonawcę – zgodnie z obiektywnymi kryteriami i na warunkach uprzednio określonych – który zrealizuje zamówienie albo przeprowadza się minikonkurs wśród wykonawców –stron umowy. W dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej powinno się wskazać obiektywne kryteria, na podstawie których będzie dokonywany wybór między tymi dwoma metodami (np. wyższy poziom usługi, większy poziom bezpieczeństwa, różnica cen w porównaniu do uprzednio ustalonego cennika). Umowy ramowe nie mogą uniemożliwiać, ograniczać ani zakłócać konkurencji. Jednocześnie zamawiający nie powinni mieć obowiązku zamawiania poprzez korzystanie z umów ramowych.
Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!
Czas obowiązywania umowy
Doprecyzowaniu uległa również kwestia czasu obowiązywania poszczególnych umów zawartych w ramach umowy ramowej: podkreślono, że o ile umowa w sprawie konkretnego zamówienia udzielanego na podstawie umowy ramowej powinna być zawarta przed końcem umowy ramowej o tyle okres obowiązywania poszczególnych umów o zamówienie może być krótszy lub dłuższy od czasu obowiązywania umowy ramowej. W takich sytuacjach uwzględnia się np. czas konieczny do ich realizacji, łącznie z utrzymaniem sprzętu o spodziewanym czasie użyteczności przekraczającym 4 lata lub konieczność intensywnego szkolenia personelu w celu realizacji zamówienia.
W tym kontekście w dyrektywie stwierdza się również, że zawarcie umowy ramowej na dłużej niż 4 lata powinno być dopuszczalne w wyjątkowych przypadkach, które powinny być należycie uzasadnione, w szczególności przedmiotem umowy ramowej. Jako przykład dyrektywa wskazuje sytuację, gdy wykonawcy muszą dysponować sprzętem, którego okres amortyzacji przekracza 4 lata i który musi być dostępny w każdej chwili obowiązywania danej umowy ramowej.
Zobacz również: Umowy ramowe w zamówieniach publicznych
Gdy zamówienie poddawane jest ponownie procedurze konkurencyjnej w ramach umowy ramowej możliwe jest wykorzystanie do tego celu katalogów elektronicznych.
Szczegółowe regulacje dyrektywy klasycznej dotyczące umów ramowych - jak już wspomniano - ogólnie pozostają podobne do tych przewidzianych poprzednią dyrektywą jednak ze znaczącym rozwinięciem przepisów dotyczących zawarcia umowy ramowej z więcej niż jednym wykonawcą. Nowe przepisy nie zmienią definicji umowy ramowej (jedynie przenoszą ją z artykułów zawierających wszystkie definicje do artykułów poświęconych samym umowom ramowym), utrzymują czteroletni okres ich obowiązywania jak i wyjątek zawierania ich na dłuższe okresy pod warunkiem należytego uzasadnienia, szczególnie przez przedmiot umowy.
Umowa ramowa zawarta z kilkoma wykonawcami
Przepisy nowej dyrektywy klasycznej znoszą wcześniej istniejący wymóg, że w sytuacji, kiedy umowę ramową zawiera się z kilkoma wykonawcami musi ich być co najmniej 3, w związku z czym odnosząc się do liczby wykonawców mówią o „więcej niż jednym wykonawcy”. Umowy ramowe regulowane dyrektywą klasyczną zawierane z więcej niż jednym wykonawcą mogą być realizowane na trzy sposoby:
1) bez ponownego poddawania zamówienia procedurze konkurencyjnej, z uwzględnieniem następujących wymogów:
- zamówienie realizuje się zgodnie z warunkami umowy ramowej;
- w umowie ramowej określono wszystkie warunki dotyczące realizacji robot budowlanych, usług i dostaw;
- w umowie określono obiektywne warunki wyłonienia wykonawców będących stroną umowy ramowej, którzy je zrealizują;
- warunki wyłonienia finalnych wykonawców wskazuje się w dokumentach zamówienia
- dotyczących umowy ramowej.
2) częściowo bez ponownego poddawania zamówienia procedurze konkurencyjnej (zgodnie z pierwszym sposobem), a częściowo po ponownym poddaniu zamówienia procedurze konkurencyjnej pomiędzy wykonawcami będącymi stronami umowy (zgodnie z trzecim sposobem), z uwzględnieniem następujących wymogów:
- w umowie określono wszystkie warunki dotyczące realizacji robot budowlanych, usług i dostaw;
- taka możliwość została przewidziana przez zamawiającego w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej;
- decyzja o tym, czy określone roboty budowlane, dostawy lub usługi mają zostać nabyte po ponownym poddaniu zamówienia procedurze konkurencyjnej lub bezpośrednio na warunkach umowy ramowej, jest podejmowana na podstawie obiektywnych kryteriów, które są określane w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej;
- dokumenty zamówienia określają, które warunki mogą być przedmiotem ponownego poddania zamówienia procedurze konkurencyjnej;
- możliwość zastosowania tego sposobu odnosi się również do każdej części umowy ramowej, dla której określono wszystkie warunki dotyczące realizacji robot budowlanych, usług i dostaw, bez względu na to, czy w umowie ramowej określono wszystkie warunki dotyczące realizacji robot budowlanych, usług i dostaw dla pozostałych części umowy.
3) przez ponowne poddanie zamówienia procedurze konkurencyjnej między wykonawcami będącymi stronami umowy ramowej,
- gdy nie wszystkie warunki dotyczące realizacji przedmiotowych robot budowlanych, usług i dostaw określono w umowie ramowej.
Procedura ponownego poddania zamówienia konkurencji pozostaje bez zmian obejmując konsultacje na piśmie, składanie ofert po odpowiednio długim czasie na ich przygotowanie, otwarcie ofert, udzielenie zamówienia. Jeżeli treść dokumentów zamówienia, w szczególności specyfikacji technicznych, można określić w sposób precyzyjny wtedy procedura ponownego poddania zamówienia konkurencji może zostać przeprowadzona za pośrednictwem aukcji elektronicznej.
Zobacz: Jakie są kryteria oceny ofert w umowie ramowej?
Elektroniczne katalogi
Oferty na potrzeby umowy ramowej można składać w postaci katalogów elektronicznych. Zamawiający mogą także zdecydować, że ponowne poddanie zamówienia konkurencji będzie opierać się na zaktualizowanych katalogach. W takiej sytuacji zamawiający albo zapraszają oferentów do ponownego złożenia katalogów elektronicznych zaktualizowanych na potrzeby danego zamówienia udzielanego na podstawie umowy ramowej, albo powiadamiają oferentów, że ze złożonych wcześniej katalogów zamierzają pobrać informacje do sporządzenia ofert dostosowanych do danego zamówienia (pod warunkiem że o stosowaniu tej metody poinformowano w dokumentach zamówienia dotyczących umowy ramowej). W tej drugiej sytuacji zamawiający powiadamia o dacie i godzinie kiedy zamierza pobrać informacje, zapewniając jednocześnie oferentom możliwość odmowy zgody na takie pobranie. Zamawiający powinni zapewnić wystarczający czas między powiadomieniem a faktycznym pobraniem informacji, a przed udzieleniem zamówienia przedstawić danemu oferentowi pobrane informacje dla ich zakwestionowania lub potwierdzenia, że sporządzona oferta nie zawiera żadnych istotnych błędów.
Umowy ramowe mogą być zawierane także przez centralne jednostki zakupujące realizujące scentralizowane działania zakupowe lub przez kilku zamawiających z rożnych państw członkowskich.
Odnośnie ogłoszeń, nowa dyrektywa klasyczna utrzymuje dotychczasowy przepis, zgodnie z którym zamawiający nie są zobowiązani do przesyłania ogłoszeń o wynikach postępowania o udzielenie zamówienia dla każdego zamówienia opartego na umowie ramowej. Państwa członkowskie mogą natomiast zobowiązać zamawiających do grupowania ogłoszeń o wynikach postępowań prowadzonych na podstawie umowy ramowej w okresach kwartalnych. W takim przypadku należy wysyłać zgrupowane ogłoszenie w ciągu 30 dni od zakończenia każdego kwartału.
Zobacz też: Rozszerzenie zakresu zamówienia w odniesieniu do umowy ramowej
Autor: Justyna Pożarowska, Urząd Zamówień Publicznych
Źródło: Zamówienia publiczne w Unii Europejskiej po modernizacji - nowe unijne dyrektywy koordynujące procedury udzielania zamówień publicznych