Zmiana umowy spółki z o. o. wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru. Wydawać by się mogło, że takie rozwiązanie nie powinno budzić wątpliwości. Okazuje się jednak, że pewne wątpliwości w tej kwestii pojawiają się, w związku z czym warto je wyjaśnić.
Otóż, ten sposób zmiany umowy spółki w drodze podjęcia uchwały przez wspólników jest odstępstwem od zasad ogólnych określających funkcjonowanie spółki z o. o.
Zobacz: Jak zapisać w umowie zasady odpowiedzialności za jej naruszenie?
Oznacza to, że stosowania tego wyjątku nie można rozszerzać na czas poprzedzający moment wpisu spółki do rejestru, czyli funkcjonowania spółki w organizacji, ponieważ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji dopiero z chwilą wpisu do rejestru staje się spółką z ograniczoną odpowiedzialnością i uzyskuje osobowość prawną.
Taka interpretacja jest zgodna z postanowieniem Sądu Najwyższego - Izby Cywilnej z dnia 25 lutego 2009 r. (sygnatura: II CSK 498/2008). Odnosząc się natomiast do spółki w organizacji należy przyjąć inny sposób zmiany umowy. W tym przypadku bowiem nie będą miały zastosowania, w drodze analogii, jak wskazał Sąd Najwyższy, przepisy dotyczące samej spółki z o. o. Ten sam Sąd Najwyższy, również w składzie Izby Cywilnej wskazał inne rozwiązanie. Otóż postanowieniem z dnia 25 lutego 2009 r. (sygnatura: II CSK 489/2008) uznał, że zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji następuje w drodze umowy zawartej przez wspólników.
Tak więc zmiana umowy następuje w drodze:
- spółka z o. o. w organizacji – umowy zawartej przez wspólników,
- spółka z o. o. - uchwały wspólników, wpisanej następnie do rejestru.
Pojawia się pytanie, jak technicznie owa zmiana umowy spółki powinna wyglądać. Dopuszczalna jest zmiana umowy spółki z o. o. przez uchylenie jej dotychczasowego tekstu oraz uchwalenie w całości nowego. Dla skuteczności zmiany tych postanowień umowy, wystarczające jest w takiej sytuacji wskazanie w postanowieniu o wpisie, że nastąpiła zmiana umowy spółki przez uchylenie dawnego tekstu i uchwalenie nowego, bez konieczności wymieniania zmienionych lub uchylonych postanowień.
Polecamy: Kiedy umowa jest nieważna?
Nieco bardziej skomplikowana sytuacja występuje przy ujawnianiu danych wskazanych w artykule 166 kodeksu spółek handlowych, tj.:
- firmy, siedziby i adresu spółki,
- przedmiotu działalności spółki,
- wysokości kapitału zakładowego,
- określenia, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
- nazwisk, imion i adresów członków zarządu oraz sposobu reprezentowania spółki,
- nazwisk i imion członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej,
- jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne - zaznaczenia tej okoliczności,
- czasu trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,
- jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – oznaczenia tego pisma,
ponieważ podlegają one obligatoryjnemu ujawnieniu w rejestrze, a więc muszą zostać w nim precyzyjnie określone. Nie wystarczy więc w tym wypadku zaznaczenie, że nastąpiła zmiana umowy spółki przez uchylenie dawnego tekstu i uchwalenie nowego. Konieczne jest natomiast wymienienie zmienionych lub uchylonych postanowień.
Tak więc, z uwagi na to, że zmiana umowy spółki z o. o. w zakresie np. przedłużenia kadencji zarządu nie należy do zmian danych wskazanych w art. 166 k. s. h., których ujawnienie w rejestrze jest obligatoryjne, dla jej skuteczności nie jest konieczne wskazanie w postanowieniu Sądu rejestrowego określonego postanowienia umowy spółki, które uległo zmianie, a wystarczające jest ogólne stwierdzenie, że nastąpiła zmiana umowy spółki przez uchylenie starego i uchwalenie nowego tekstu umowy.
Taki sposób zgłaszania zmian umowy spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym został zaaprobowany w wyroku Sądu Najwyższego – Izby Cywilnej z dnia 3 marca 2006 r. (sygnatura: II CSK 147/2005). Pozostając w tematyce zmiany umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością warto pochylić się również nad kwestią obniżenia kapitału zakładowego.
Istnieje wiele sposobów obniżenia kapitału zakładowego w tej spółce.
Jednym ze sposobów jest regulacja w umowie spółki stanowiąca, że udział ulega umorzeniu w razie ziszczenia się określonego zdarzenia (określonego w umowie spółki) bez powzięcia uchwały zgromadzenia wspólników. Obniżenie kapitału zakładowego w takim trybie wymaga uchwały zarządu i wpisu do rejestru. Zarząd powinien wiec powziąć niezwłocznie uchwałę o obniżeniu kapitału zakładowego i zgłosić ją do Krajowego Rejestru Sądowego. Uchwała nie będzie potrzebna jedynie w przypadku, gdy umorzenie udziału następuje z czystego zysku.
Polecamy: Jak powinno przebiegać wykonanie zobowiązania określonego umową?
Warto pamiętać o pewnej bardzo istotnej kwestii, a mianowicie, że uchwały, o których mowa powyżej, powinny być umieszczone w protokole sporządzonym przez notariusza. Taka regulacja ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa obrotu. Jest to jak najbardziej prawidłowa konstrukcja. Warto przy tym wskazać, że do 2004 roku takie zmiany umowy spółki wymagały nawet formy aktu notarialnego. Tym samym zmiana złagodziła wymagania, ale fakt, że notariusz dopilnuje prawidłowości oraz zgodności z prawem podejmowanych uchwał, jest jak najbardziej zasadny.