Wprawdzie art. 371 § 6 k.s.h. przewiduje procedurę uchwalania regulaminu zarządu w spółce akcyjnej, to jednak w kodeksie nie przewidziano analogicznej regulacji w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W praktyce regulamin zarządu pozwala na ustalenie sposobu działania zarządu, bez zawierania obszernej i mocno rozbudowanej umowy spółki. Choć regulamin jest dokumentem o charakterze wewnętrznym, pozwala on w znaczny sposób usprawnić proces decyzyjny w spółce oraz usprawnić pracę organu zarządzającego. Przy okazji należy mieć na względzie treść art. 204 § 2 k.s.h., zgodnie z którym prawa członka do reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich, a także art. 208 § 2 dający prawo prowadzenia spraw spółki każdemu członkowi zarządu.
Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!
Roczne sprawozdanie finansowe spółki z o.o.
Ustalenie treści regulaminu
Przy ustalaniu treści regulaminu należy pamiętać, że jego postanowienia nie mogą stać w sprzeczności z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, a także z postanowieniami umowy spółki. Nie mogą także w regulaminie zostać uregulowane kwestie, które powinny zostać zawarte w umowie spółki, ponieważ jego postanowienia są pochodne w stosunku do przepisów k.s.h. oraz umowy spółki.
Ponieważ regulamin nie ma charakteru normatywnego, jego naruszenie przez członka zarządu, nie będzie powodowało odpowiedzialności odszkodowawczej wobec spółki. Jak wspomniano wyżej, wobec spółki członkowie zarządu podlegają ograniczeniom ustawowym, zawartym w umowie spółki, oraz w uchwałach wspólników, co jednak nie będzie wykluczało odpowiedzialności organizacyjnej (np. w postaci odwołania).
Regulamin zarządu wydaje się przy tym najodpowiedniejszym miejscem, w którym można określić podział obowiązków pomiędzy członków zarządu oraz zakres ich kompetencji. Często zasiadanie w organach spółki wiąże się z zajmowaniem pewnego stanowiska, a także nadzorowaniem i organizacją pracy danego działu firmy. Jak wskazano powyżej, choć przepisy nie regulują wprost kwestii procedury uchwalania oraz treści regulaminu zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, to jednak taki wewnętrzny dokument spółki wydaje się najodpowiedniejszym miejscem, w którym należałoby określić zakres kompetencji członków zarządu. Podkreślenia wymaga także fakt, że wprowadzenie wewnętrznego podziału kompetencji pomiędzy członków zarządu, nie spowoduje, że ich prawa zostaną ograniczone, gdyż jak wskazano powyżej, zgodnie z art. 208 § 2 każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki, a postanowienia regulaminu nie mogą być sprzeczne w przepisami, o czym także wspomniano wcześniej.
Regulamin zarządu nie jest jedynym dokumentem, w którym szczegółowo można unormować zarówno prawa, jak i obowiązki. Odpowiednie zapisy mogą znaleźć się np. w uchwale powołującej do Zarządu, w kontrakcie menadżerskim (coraz częściej wykorzystywanym w praktyce), czy wreszcie w umowie o pracę, zawartej z członkiem zarządu.
Oprócz opisanego powyżej podziału kompetencji w regulaminie mogą zostać zawarte regulacje dotyczące np. podejmowania uchwał, sporządzania protokołów, odbywania posiedzeń zarządu.