Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego są zobowiązane zgłaszać sądowi rejestrowemu każdą zmianę zgłoszonych danych.
Gdy sąd rejestrowy stwierdzi brak wykonania obowiązku
Zgodnie z art. 24 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2007 r. Nr 168 poz. 1186) w razie stwierdzenia, że wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin.
Zobacz: Koniec kolejek po odpis z KRS
Wezwanie sądu będzie pod rygorem zastosowania grzywny
Jeżeli podmiot nie wykona obowiązków w tym terminie, sąd rejestrowy nałoży na niego grzywnę. Grzywna może być ponawiana, co oznacza, iż sąd rejestrowy może ją nałożyć kilkakrotnie.
Jednakże w sytuacji w której zarówno wezwanie jak i w jego następstwie grzywna nie spowodują złożenia wniosku o wpis lub dokumentów, których złożenie jest obowiązkowe, a w rejestrze jest zamieszczony wpis niezgodny z rzeczywistym stanem rzeczy, sąd rejestrowy wykreśli ten wpis z urzędu.
Należy dodać, iż w szczególnie uzasadnionych przypadkach sąd rejestrowy ma uprawnienie do dokonania z urzędu wpisu danych odpowiadających rzeczywistemu stanowi rzeczy, o ile dokumenty stanowiące podstawę wpisu znajdują się w aktach rejestrowych, a dane te są istotne.
Szczególnie dotkliwą sankcją może być orzeczenie sądu rejestrowego o rozwiązaniu spółki osobowej i ustanowieniu likwidatora. Ustawa przewiduje taką możliwość, jeżeli pomimo stosowania grzywny, osobowa spółka handlowa wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego nie wykonuje swoich obowiązków zgłoszeniowych (na wezwanie sądu).
Zobacz: Zasada nieusuwalności wpisów w KRS
Jeżeli pomimo stosowania grzywien osoba prawna wpisana do rejestru przedsiębiorców nie wykonuje obowiązków zgłoszeniowych (na wezwanie sądu) sąd rejestrowy może ustanowić dla niej kuratora na okres nieprzekraczający roku. Sąd rejestrowy może przedłużyć ustanowienie kuratora na okres nieprzekraczający 6 miesięcy, jeżeli czynności kuratora nie mogły zostać zakończone przed upływem okresu, na który został ustanowiony.
Kurator może podjąć czynności zmierzające do likwidacji osoby prawnej, jeżeli nie dojdzie do wyboru lub powołania jej władz w terminie trzech miesięcy od dnia ustanowienia kuratora albo wybrane lub powołane władze nie wykonują obowiązków zgłoszeniowych o których mowa w art. 24 ust. 1.
Należy również pamiętać, iż obok powyższych, istnieją również inne rodzaje odpowiedzialności za brak wykonania obowiązku przewidzianego przepisami prawa (np. odszkodowawcza).