Kontakty z pracownikami biura, czy firmy są o tyle łatwiejsze, że sekretarka w zasadzie styka się z tymi ludźmi codziennie, ma okazję bliżej ich poznać, a tym samym przewidzieć, jak mogą się w danej sytuacji zachować.
Inaczej wyglądają kontakty z interesantami, zwłaszcza, jeśli jest to ich pierwsza wizyta. Klienci zachowują się różnie, są mili albo agresywni, jednak to co łączy ich wszystkich, jest to, że wszyscy liczą na załatwienie sprawy po ich myśli.
Mimo tego, iż odchodzi się od utożsamiania stanowisk sekretarskich i asystenckich wyłącznie z zawodem kobiecym, w dalszym ciągu pracuje na nich więcej kobiet, niż mężczyzn. Daje to złudne skojarzenie, że jest to funkcja „służebna”, niesamodzielna, a sekretarka czy asystentka jest tylko ozdobą firmy i można ją bardzo łatwo zmanipulować, zdominować, czy zastraszyć.
Poniżej zaprezentowane rady, nie odnoszą się, oczywiście, tylko do kobiet. Powinien korzystać z nich każdy, kto nie wie, a chciałby się nauczyć, jak pozbyć się natrętnego, „wiercącego dziurę w brzuchu” klienta.
Jest taki typ ludzi, których gdy widzimy, to mamy ochotę uciec jak najdalej. Zamiast jednak wymawiać się wyjściem do łazienki, koniecznością wysłania faksu itd., lepiej „pozbyć się” go w asertywny sposób.
Polecamy serwis: Etykieta w biznesie
Jak postępować z „natrętem”:
- Określić czas, który możemy mu poświęcić – i zrobić to w miarę precyzyjnie, np. „Mogę Panu poświęcić 10 min, nie więcej. Później muszę wyjść”. Nigdy nie operujmy kategoriami „chwilka”, „moment”, „niedługo”, bo wtedy na pewno nie uwolnimy się od uciążliwego interesanta; dla niego „chwilka” to bardzo dużo czasu
- Zapowiedziany przez nas czas, powinniśmy poświęcić na stopniowe wycofywanie się z rozmowy. Zaczynamy od subtelnych sygnałów, pomoże nam na pewno unikanie kontaktu wzrokowego, mowa ciała świadcząca o wycofywaniu się. Coraz mniej angażujemy się w rozmowę, przestajemy przytakiwać (zarówno werbalnie, jak i za pomocą ruchów głowy) i oddalamy się od rozmówcy.
- Na ostateczne zakończenie „rozmowy” powinniśmy wybrać moment, gdy nasz rozmówca zrobi pauzę, np. by złapać oddech. Aby podkreślić to, że jak dla nas, rozmowa jest już skończona, można wykonać też dodatkowy gest – położyć rozmówcy rękę na ramieniu rozmówcy i stanowczo powiedzieć „Muszę już iść”. Jeśli to nie podziała, skrzyżujmy ręce na wysokości twarzy dłońmi zwróconymi w stronę rozmówcy, by zablokować kontakt. Powtórzmy raz jeszcze, że musimy już iść i po prostu odejdźmy.
- Zakończenie rozmowy powinno być zakomunikowane grzecznie, ale stanowczo. Nie potrzebne są wykręty w rodzaju „porozmawiamy o tym później”, bo to zostawia „natrętowi” furtkę do dalszego nagabywania nas. Jeżeli kończymy rozmowę, robimy to stanowczo, bez względu na protesty drugiej strony.
Zobacz także: Dlaczego stajemy się nieasertywni
Karolina Zaborska