Obowiązek założenia akt osobowych i prowadzenia dokumentacji przez pracodawcę jak również konsekwencje prawne niewywiązania się z tego obowiązku zostały uregulowane w przepisach kodeksu pracy. Wskazany obowiązek ma charakter administracyjny, a same akta osobowe prowadzone są w trzech częściach. W pierwszej części pracodawca zamieszcza informacje dotyczące ubiegania się pracownika o zatrudnienie, a w szczególności kwestionariusz osobowy, świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy i dokumenty dotyczące kwalifikacji pracownika. W drugiej części zamieszcza się dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, a w tym m.in. umowa o pracę czy potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy. Ostatnia część obejmuje dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w szczególności oświadczenie o wypowiedzeniu bądź rozwiązaniu stosunku pracy czy kopia świadectwa pracy. Dokumenty przekazane przez pracownika pracodawca powinien układać w porządku chronologicznym i przechowywać w kopiach bądź odpisach. W razie niezwrócenia pracownikowi świadectwa szkolnego lub innych dokumentów łączących się ze stosunkiem pracy pracownik może - jeżeli w związku z tym zaniedbaniem poniósł szkodę - domagać się odszkodowania od zakładu pracy (wyr. SN, I PR 130/76). Ponadto pracodawca ma prawo przechowywania innej dokumentacji dotyczącej pracownia, jednakże pracownik może żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia ich w ramach tych akt (wyr. SN, I PK 295/02). Pracodawca ponadto powinien przechowywać dokumentację pracownika, na podstawie której naliczana jest emerytura bądź renta przez okres 50 lat.
Zobacz również: Jakich danych osobowych może żądać pracodawca od pracownika?
Z przepisów prawa nie wynika wprost, w jakim terminie pracodawca zobowiązany jest do założenia akt osobowych, jednak z praktyki wynika, iż powinna ona zostać założona niezwłocznie po podjęciu zatrudnienia przez pracownika. Chociażby ze względu na fakt, iż w drugiej części dokumentacji umieszcza się dokumenty odnoszące się do nawiązania stosunku pracy.
Odpowiedzialność pracodawcy z tytułu nieprowadzenie dokumentacji
Pracodawca ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną pracownikowi wskutek odmowy poświadczenia zatrudnienia w warunkach szkodliwych lub w szczególnym charakterze, wynikającej z nienależytego wykonania obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika (wyr. SN, II PK 36/04). Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest bowiem prowadzenie wskazanej dokumentacji i akt osobowych w należyty sposób. Zaniechanie tego obowiązku stanowi podstawę do nałożenia na pracodawcę kary grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.
Ponadto, jak wynika z art. 281 pkt. 7 k.p. pracodawca powinien przechowywać dokumentację w warunkach niepowodujących ich zniszczenia bądź w miejscach uniemożliwiających ich zniszczenie. W szczególności chodzi o pomieszczenia przeznaczone do przechowywania akt. W przypadku niezastosowania się do tego obowiązku pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu polega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.
Porozmawiaj o tym na naszym FORUM: Moja Firma - Kadry i ZUS