Dobór pracownika o odpowiednich kwalifikacjach na wskazane stanowisko zależy od wielu czynników, m.in. sprawdzenia wszystkich danych osobowych tego pracownika. Dane osobowe dotyczące zarówno pracowników, jak również kandydatów na stanowisko podlegają ochronie. Zgodnie z ustawa o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2002, nr 101, poz. 926), za dane osobowe uważa się wszelkie informacje pozwalające zidentyfikować osobę fizyczną. Wskazana ustawa przewiduje również czynności związane z przetwarzaniem danych, czyli zbieraniem, utrwalaniem, przechowywaniem i wszelkimi innymi operacjami dokonywanymi na danych osobowych.
Dane konieczne według kodeksu pracy
Zgodnie z art. 211 § 1 k.p. pracodawca ma prawo żądać od pracownika (osoby ubiegającej się o zatrudnienie) danych dotyczących identyfikacji personalnej, wykształcenia, przebiegu zatrudnienia. Zgodnie z regulacją tego przepisu wskazane sfery osobiste pracownika obejmują:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) imiona rodziców,
3) datę urodzenia,
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5) wykształcenie,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Porozmawiaj o tym na naszym FORUM: Moja Firma - Kadry i ZUS
W odniesieniu do informacji koniecznych dla płatnika (pracodawcy) wymagany jest numer PESEL pracownika. Od 2011 r. pracownik nie ma obowiązku podawania numeru NIP, jeżeli nie prowadzi działalności gospodarczej. W przypadku przebiegu zatrudnienia mogą wystąpić pewne rozbieżności, bowiem co do zasady pod uwagę bierze się okresy zatrudnienia na podstawie stosunku pracy. Natomiast według innego stanowiska w doktrynie, do przebiegu zatrudnienia można zaliczyć okresy pracy zawodowej przepracowane na podstawie umów cywilnoprawnych. Ponadto pracodawca ma prawo żądać podania innych danych wynikających z odrębnych przepisów.
Dane pracownika według rozporządzenia
Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji prowadzonej przez pracodawców, pracodawca może żądać:
1) wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
2) świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
3) dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
4) świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
5) orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
6) innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Zapis dotyczący możliwości uzyskania innych dokumentów może wiązać się przykładowo z zaświadczeniem dotyczącym karalności pracownika. Zgodnie z sentencją wyroku NSA (II SA/Wa 978/11) jedynym wymaganym dokumentem przez organ zatrudniający, bądź powołujący do służby, który wiąże się z uprzednią karalnością kandydata jest informacja o osobie z Krajowego Rejestru Karnego. Domaganie się złożenia innych dokumentów, czy to od kandydata, czy też innych podmiotów, w tym organów administracji publicznej, musi wynikać wprost z przepisów prawa ogólnie obowiązujących. Informacje jakimi dysponuje Krajowy System Informacyjny Policji nie stanowią źródła wiedzy powszechnie dostępnej, służą wyłącznie do realizacji zadań Policji.
Zobacz również: Czy pracownik może nie zgodzić się na wypowiedzenie zmieniające?