Zobowiązanie pracodawcy do prowadzenia ewidencji czasu pracy zostało uregulowane w art. 149 kodeksu pracy. Zgodnie z jego treścią pracodawca prowadzi ewidencję w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń, które są związane z wykonywaną pracą. Dodatkowo celem ewidencji może być kontrolowanie pracodawcy w zakresie stosowania się do przepisów prawa o czasie pracy. Z obowiązku prowadzenia ewidencji zwolnieni są pracodawcy zatrudniający pracowników w systemie zadaniowym, pracowników otrzymujących wynagrodzenie ryczałtowe za pracę w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej a ponadto pracowników świadczących pracę w imieniu pracodawcy poza zakładem pracy. Elementy składające się na ewidencję czasu pracy dla każdego pracownika określa § 8 rozporządzenia MPiPS w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.1996.62.286). Oznacza to, iż dla każdego pracownika pracodawca prowadzi odrębnie kartę ewidencji czasu pracy w określonym zakresie, imienną kartę dotyczącą wynagrodzenia i innych świadczeń oraz kartę przydziału. Pracodawca zobowiązany jest do udostępnienia ewidencji na żądanie pracownika. Stanowi bowiem dokument prywatny, który wskazuje na fakt, iż zawarte w nim treści są zgodne ze stanem faktycznym.
Zobacz również: Pracownicy tymczasowi z agencji pracy
Zaniechanie prowadzenia ewidencji
Pracodawca, który przeprowadza redukcję etatów z przyczyn niedotyczących pracowników, oraz który nie prowadzi ewidencji czasu pracy powinien liczyć się z możliwością wstąpienia pracownika na drogę sądową. Jednakże zgodnie z sentencją wyroku SA z dnia 13 września 2012 r. (III APa 19/11) zaniechanie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika nie uprawnia przyjęcia domniemania faktycznego albo prawnego o wiarygodności wersji czasu pracy przedstawionej przez pracownika. Oznacza to zatem, że pracownicy powinni brać pod uwagę, iż przedstawione przez nich dowody mogą nie być w pełni wiarygodne. Ponadto pracownik, który uniemożliwia pracodawcy ewidencjonowanie czasu pracy unikając składania informacji o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy a także przypadkach opuszczenia pracy, nie może skutecznie podnosić zarzutu, że jego czas pracy nie był należycie dokumentowany (wyr. SN z dnia 14 maja 2012 r. II PK 231/11). Zaniechanie prowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracodawcę powoduje, że na jej podstawie nie można ustalić wersji czasu pracy pracownika, co nie zmienia prawa dowodowego. Brak takiej ewidencji może powodować odpowiedzialność pracodawcy za wykroczenie, jednak z przepisów o ewidencji czasu pracy nie wynikają zmiany reguł dowodzenia. Brakującej ewidencji czasu pracy pracodawca nie może przedstawić jako dowodu w sprawie i tym samym nie może go przeciwstawić dowodom pracownika. Z drugiej strony ewidencja czasu pracy pracownika przedstawiona przez pracodawcę może być podważana przez pracownika i stąd nie zawsze musi stanowić dowód o mocy nadrzędnej nad innymi. Takiej mocy dowodowej ewidencja czasu pracy nie czerpie z samej nazwy, lecz z tego, czy potwierdza rzeczywisty czas pracy (wyr. SA z dnia 27 marca 2012 r. III APa 32/10).
Zadaj pytanie na Forum: Moja Firma - Kadry i ZUS