Niemal każdy ze swojego doświadczenia, może podać choć jeden przykład sytuacji, w której przekazywanie informacji w firmie zawiodło.
Często zdarza się, że pewne informacje docierają do zainteresowanych osób już po fakcie, i to z bardzo dużym opóźnieniem. Równie często zdarza się, że informacje w ogóle nie docierają do adresata.
Takie sytuacje powodują, że zaangażowanie pracowników może się zmniejszyć. Do tego będą oni stawiać opór wobec zmian. Dzieje się to głównie wówczas, gdy pracownicy są informowani o istotnych kwestiach w ostatniej chwili albo nawet po fakcie, gdy wszystkie decyzje zostały już podjęte.
Frustrujący może być więc nie tylko brak informacji. Równie irytujące jest kilkakrotne informowanie o tym samym fakcie przez kilka osób, np. drogą mailową. W efekcie skrzynka jest zaśmiecona, a pracownicy w tym natłoku wiadomości mogą nie zauważyć tej naprawdę istotnej. We wszystkim więc należy zachować umiar.
Nieustanny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami w firmie jest głównym elementem jej działalności. Często zdarza się, iż informacja z jednego działu jest bardzo potrzebna do tego, by podjąć decyzję w innym.
Warto więc zadbać o to, by skrócić czas przepływu takich informacji. Obecnie nie ma już konieczności utrwalania i przekazywania wszystkich informacji na papierze.
Nowoczesne systemy informatyczne pozwalają na to, by szybko przekazywać sobie wszelkie informacje, np. raporty, zestawienia, ale i krótkie informacje o zebraniu itp.
Zobacz: Różnorodność ról organizacyjnych w pracy
Wewnętrzny przepływ informacji to jeden z najistotniejszych elementów, jaki powinien zostać przemyślany w trakcie organizowania się firmy. Niestety, w wielu firmach nadal pokutuje przekonanie, że tylko informacja przekazana na wydruku jest istotna i ważna.
W wielu przedsiębiorstwach więc zamiast archiwizować i przekazywać dokumenty w formie elektronicznej, zapisuje się wszystko na kartkach papieru.
Trzeba pamiętać także o tym, że w procesie przekazywania informacji mogą wystąpić pewne zakłócenia. Może się okazać, że ze wszystkich informacji przekazywanych z ust do ust albo pocztą elektroniczną niekiedy trudno jest wyłuskać to, co jest naprawdę ważne w danym momencie.
Znaczącą rolę w procesie przekazywania informacji pełnią osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych. To od nich wypływa większość informacji decyzyjnych.
Powinni oni więc dołożyć wszelkich starań, by samemu przekazywać ważne dla firmy informacje. Nie powinno się doprowadzać do sytuacji, w których pewne informacje wyciekają i docierają do pracowników wcześniej.
Jeżeli pracodawca do tego dopuści, musi liczyć się z negatywnymi konsekwencjami.
Zobacz: Czy potrafisz zarządzić swoim czasem w pracy?
Wiadomo, że takie informacje mogą rozprzestrzenić się w firmie bardzo szybko i wywołać spore zamieszanie.
Dbajmy zatem o skuteczny i efektywny proces przepływu informacji – to się opłaca każdemu przedsiębiorcy.
Agnieszka Banasik
19524 - infolinia urzędu pracy
www.zielonalinia.gov.pl