Wdrożenie outsourcingu księgowego u klienta cz. I

Norbert Sołtysiak Kierownik Działu Księgowego FPA Group
rozwiń więcej
Ważnym elementem procesu wdrożenia było zapoznanie się z saldami występującymi na kontach księgowych.
Firma zewnętrzna przejmuje w połowie roku,w spółce prawa handlowego prowadzenie ksiąg. Proces odbywa się w siedzibie klienta, przy użyciu jego systemu. O czym warto wiedzieć?

Proces wdrożenia usług outsourcingowych u Klienta zależy w dużej mierze od późniejszego sposobu prowadzenia tych usług. W outsourcingu księgowym możemy wyróżnić kilka typów prowadzenia powyższych usług:
1. Prowadzenie ksiąg Klienta w siedzibie biura outsourcingowego na programie biura (najczęściej spotykany wariant);
2. Prowadzenie ksiąg Klienta w siedzibie biura outsourcingowego na programie Klienta;
3. Prowadzenie ksiąg Klienta w siedzibie Klienta na programie biura outsourcingowego;
4. Prowadzenie ksiąg Klienta w siedzibie Klienta na programie Klienta (zastąpienie działu księgowego Klienta firmą outsourcingową).

Zobacz: Jak wdrażać outsourcing i nie popełnić błędów w zarządzaniu zmianą?

Problemy pojawiające się podczas powyższego wdrożenia:

Znajomość oprogramowania Klienta

Aby móc w pełni przejąć księgi Klienta wymagane jest poznanie jego oprogramowania finansowo - księgowego. W związku z powyższym poprosiliśmy Klienta aby zorganizował nam szkolenie dotyczące obsługi jego programu finansowo - księgowego. Było to konieczne ponieważ Klient posiadał system który nie był popularny na naszym rynku, co wiązało się z trudnością znalezienia osób posiadających wystarczającą wiedzę do obsługi tego programu. Klient wyraził chęć pomocy
i oddelegował osobę (z centrali firmy) w celu przeszkolenia pracownika biura outsourcingowego. 

Ustalenie tz. bilansu startowego lub otwarcia usług

Ważnym elementem procesu wdrożenia było zapoznanie się z saldami występującymi na kontach księgowych. Udało nam się to zrobić jeszcze w obecności obecnej księgowej, co pozwoliło nam w prosty sposób uzyskać odpowiedzi na pytania które pojawiły się podczas weryfikacji. Powyższy proces zakończył się stworzeniem pisemnej informacji dla Klienta pokazującej stan ksiąg w momencie przejęcia przez biuro outsourcingowe. Jest to proces czasochłonny i pracochłonny, jednakże pozwala on zabezpieczyć firmę outsourcingową w przypadku późniejszych problemów.

Zobacz: Jakie są strategie wyboru odpowiedniej formy outsourcingu?

Ustalenie współpracy dotyczącej wizyt, przygotowywania raportów

Jest to jeden z najtrudniejszych etapów podczas wdrażania outsourcingu w firmie. W wielu przypadkach klienci traktują pracowników firmy outsourcingowej jak pracowników własnego działu. Powoduje to wiele nieporozumień i niedomówień, które później rzutują na współpracę. W naszym przypadku zostały ustalone jasne procedury opisywania, przekazywania jak i akceptacji dokumentacji księgowej. Ustalone także została częstotliwość wizyt pracownika biura outsourcingowego. Było to konieczne ponieważ obecność pracownika naszego biura była ograniczona czasowo do 24 godzin tygodniowo.

Moja firma
Rewizja KPO przyjęta przez rząd. Co z podatkiem od aut spalinowych?
30 kwi 2024

Rewizja Krajowego Planu Odbudowy (KPO) została przyjęta przez Radę Ministrów - poinformowała na platformie X minister funduszy i polityki regionalnej Katarzyna Pełczyńska-Nałęcz.

Nie tylko majówka. W maju będą jeszcze dwa dni ustawowo wolne od pracy. Kiedy?
30 kwi 2024

Dni wolne w maju. Ci, którym nie udało się zorganizować pięcio- czy nawet dziewięciodniowego długiego weekendu, mogą jeszcze spróbować w innym terminie w tym miesiącu. Kiedy jeszcze wypadają dni ustawowo wolne od pracy w najbliższym czasie? 

Sztuczna inteligencja w branży hotelarskiej. Sprawdza się czy nie?
30 kwi 2024

Jak nowe technologie mogą wpłynąć na branżę hotelarską? Czy w codziennym funkcjonowaniu obiektów hotelowych zastąpią człowieka? Odpowiadają przedstawiciele hoteli z różnych stron Polski, o różnych profilach działalności, należących do Grupy J.W. Construction.

Jak zarządzać budżetem biznesu online, gdy wzrastają koszty?
30 kwi 2024

Biznes e-commerce jest pełen wyzwań, bo wymaga zarządzania na wielu płaszczyznach. Jak zachować ciągłość finansową, gdy operator zmienia warunki współpracy? 

Mikroprzedsiębiorcy poszli po kredyty, ale banki udzieliły ich mniej, niż rok temu
30 kwi 2024

Według informacji przekazanych przez Biuro Informacji Kredytowej, w marcu br. banki udzieliły mikroprzedsiębiorcom o 4,5 proc. mniej kredytów, a ich wartość była niższa o 3,3 proc. w porównaniu do marca 2023 r.

Dane GUS na temat handlu hurtowego i nowych zamówień w przemyśle. Poniżej oczekiwań ekspertów
29 kwi 2024

Z danych GUS na temat handlu hurtowego i nowych zamówień w przemyśle w marcu br. wynika m.in., że typowy dla tego okresu wzrost sprzedaży hurtowej w ujęciu miesięcznym osiąga niższą, od notowanej w tym okresie w ubiegłych latach, dynamikę. Statystyki pokazują również kontynuację trwającego już od lutego 2023 roku okresu ujemnej dynamiki sprzedaży hurtowej w ujęciu rocznym. Marcowe dane na temat nowych zamówień w przemyśle, pokazujące znaczny spadek w stosunku do ubiegłego roku, są kolejnym powodem do niepokoju po ogłoszonych wcześniej przez GUS, rozczarowujących wynikach produkcji przemysłowej (spadek o 6,0% r/r w marcu b.r).

Niższy ZUS będzie sprzyjał decyzjom o otwarciu JDG?
29 kwi 2024

W 2023 r. powstało 302 tys. nowych firm jednoosobowych, a 177 tys. odwiesiło swoją działalność. Jednocześnie z rejestrów wykreślono ich aż 196,5 tys. Czy mniejsze koszty prowadzenia działalności gospodarczej spowodują, że będzie ich otwierać się więcej? 

Dostawa jedzenia w majówkę nie musi być tylko do domu
26 kwi 2024

Majówka w tym roku, przy dobrej organizacji urlopu, może mieć aż 9 dni. Część Polaków decyduje się na taki długi wyjazd, sporo planuje wziąć dodatkowe wolne tylko 2 maja i też wyjechać, część będzie odpoczywać w domu. Będziemy jadać w restauracjach, gotować czy zamawiać jedzenie na wynos?

Jaki jest sekret sukcesu rodzinnych firm?
26 kwi 2024

Magazyn "Forbes" regularnie publikuje listę 100 najbogatszych Polaków. W pierwszej dziesiątce tegorocznego zestawienia jest kilku przedsiębiorców działających w firmach rodzinnych. Jaka jest ich recepta na sukces? 

Skuteczne kierowanie rozproszonym zespołem w branży medycznej
26 kwi 2024

Zarządzanie zespołem w branży medycznej to zadanie, które wymaga nie tylko specjalistycznej wiedzy, ale też głębokiego zrozumienia dynamiki interpersonalnej i psychologii pracy. Jako przedsiębiorca i założyciel BetaMed S.A., zawsze stawiałam przede wszystkim na rozwój kompetencji kierowniczych, które bezpośrednio przekładały się na jakość opieki nad pacjentami i atmosferę panującą w zespole.

pokaż więcej
Proszę czekać...