Słowa Petera Druckera są kwintesencją tego, czym jest zarządzanie czasem. Skuteczne wcielenie w życie tego zespołu narzędzi i technik pozwala na szybszą i efektywniejszą pracę, a ostatecznie umożliwia osiągnięcie wyznaczonych sobie celów zarówno na polu zawodowym, jak i osobistym.
Czas to nie pieniądz
Sposób, w jaki wykorzystujemy nasz czas, przypomina trochę wydawanie pieniędzy. Czas „wydajemy” na różne czynności, obowiązki i przyjemności, oszczędzamy go, jeśli wykonujemy swoje zadania szybciej lub przy mniejszym wysiłku niż wcześniej, inwestujemy - jeśli wykorzystujemy czas teraz, by zaoszczędzić go później. Integralną różnicą i tym, co czyni z zarządzania czasem nie tylko modne, ale też niezwykle przydatne i potrzebne narzędzie, jest fakt, iż o ile utracone pieniądze możemy zwykle odrobić, tak stracony czas przepada bezpowrotnie.
Zobacz także: Jak właściwie wykorzystywać posiadany czas?
Syndrom studenta
Prokrastynacja, czyli odkładanie ważnych zadań na później, choć stara zapewne tak jak sama praca, została dopiero niedawno szerzej opisana i poznana. Odkładanie w czasie swoich zadań sprawia, że ci, którzy to robią, pracują tyle samo czasu lub nawet dłużej niż inni, ale koncentrują swój czas w sposób niewłaściwy. Uciekanie się do zajęć przyjemniejszych bądź wygodniejszych do wykonania ma dwie główne przyczyny - albo zadanie wydaje się nieprzyjemne, albo przytłaczające. Szczególnym przypadkiem prokrastynacji, de facto opisanym przez psychologów, jest syndrom studenta. Odnosi się on do zjawiska polegającego na tym, iż ludzie (najczęściej studenci) w pełni zaangażują się w wykonanie danego zadania dopiero tuż przed upływem jego terminu. Najskuteczniej z prokrastynacją walczyć można motywując siebie - wymyślając własne nagrody, prosząc innych o nadzór albo uświadamiając sobie negatywne konsekwencje zaniechania lub opóźnienia wykonania zadania. Jeśli zadanie, któremu musimy sprostać jest przytłaczające, można rozbić je na mniejsze, łatwiejsze i szybsze do wykonania zadania, stworzyć plan działań i zacząć od najłatwiejszych, najszybszych elementów tak, aby całe zadanie nie sprawiało wrażenia niewykonalnego.
Zobacz także: Odwlekanie zadań, czyli prokrastynacja
Do zrobienia: lista zadań
Stworzenie listy zadań do wykonania jest z jednej strony najskuteczniejszą, a z drugiej bardzo prostą metodą zarządzania czasem. Niezwykle ważne jest, aby listy sporządzać regularnie, co najmniej raz w tygodniu, a najlepiej każdego ranka i każdego wieczora poświęcać chwilę na aktualizację swojej listy. Zadania, które trafiają na listę powinny być maksymalnie skonkretyzowane, a większe wyzwania można podzielić na kilka mniejszych kroków.
Przykładowy proces tworzenia tygodniowej listy zadań może przebiegać następująco: najpierw należy zidentyfikować czas, który ma być przeznaczony na pracę, a następnie należy zidentyfikować zadania, które są niezbędne, aby dobrze wykonywać swoją pracę. Wówczas możemy zaplanować czas wykonania ważnych i pilnych zadań, a także tych, których nie można przenieść na innych lub całkiem zaniechać. Najczęściej popełnianym błędem przy tworzeniu planu działania jest rozplanowanie całego dostępnego czasu pracy. Praktyka podpowiada, aby zaplanować sobie jedynie ok. 60% czasu, pozostawiając resztę w rezerwie na nieprzewidziane wydarzenia, osobiste potrzeby i przyjemności oraz przerwy.
Dodatkowo zwiększyć skuteczność tego narzędzia można poprzez nadawanie rang i priorytetów zadaniom na liście. Właściwie to, jak nadajemy priorytet zadaniom, jest kwestią osobistych preferencji, aczkolwiek pomocna może być technika ABC, która każe grupować zadania na trzy grupy. Zadania z grupy A są pilne i ważne, z grupy B - ważne, ale niepilne, wreszcie z grupy C - ani ważne, ani pilne. Pomysł nadawania zadaniom priorytetów wywodzi się z często przywoływanej w ekonomii i nauce o zarządzaniu zasady Pareto, inaczej zasady 80:20, w myśl której 80% nakładów prowadzi do 20% efektów, zaś pozostałe 20% nakładów generuje 80% efektów. Plany i listy zadań do wykonania, w określonej według priorytetu kolejności mają na celu wykorzystanie tej zasady w codziennym życiu i pracy.
Zobacz także: Jak potrafisz zarządzać czasem?
Doprowadzanie roboty do końca
Dla osób, którym nie wystarczają proste metody tworzenia list zadań, zaprojektowano wiele bardziej złożonych technik zarządzania czasem, z których najpopularniejszą jest chyba metoda zwana „Getting Things Done”, czyli dosłownie `doprowadzanie roboty do końca`, stworzona przez Davida Allena. Skuteczna realizacja zadań, bo taką nazwę technika nosi w polskim przekładzie książki Allena, opiera się na założeniu, że człowiek musi usunąć z głowy zadania do wykonania poprzez ich zewnętrzne zapisanie, a w ten sposób umysł, uwolniony od konieczności pamiętania wszystkich obowiązków, może skoncentrować się na faktycznym ich wykonywaniu.
Skuteczna realizacja zadań obejmuje sześć poziomów perspektywy (od bieżących zadań do całego życia) oraz kontrolę wykonania zadań w oparciu o cztery procesy. Pierwszy z nich to kolekcjonowanie, czyli zbieranie wszystkich zadań, zobowiązań, planów i celów w jedno miejsce, zwane „koszykiem”, co ma na celu niejako „oczyszczenie” z nich umysłu. Kolejnym etapem jest analiza, która polega na uporządkowaniu zadań z poprzedniego etapu, przeniesieniu na listę zadań, do kalendarza lub ich wykonaniu. Allen sugeruje tu regułę dwóch minut - jeśli zadanie zajmie mniej niż dwie minuty, należy je wykonać natychmiast, zamiast przenosić do następnego etapu, którym jest porządkowanie, czyli etapu organizowania zadań według ich kontekstu i rozbicie projektów na pojedyncze zadania. Wreszcie na etapie realizacji następuje faktyczne wykonywanie pracy zarówno tej zaplanowanej, jak i niespodziewanej. Pamiętać należy przy tym, że żaden system organizacji pracy nie będzie skuteczny, jeśli nadmiernie dużo czasu spędzać będziemy planując zadania, zamiast ich faktycznego wykonywania.
Zarządzanie sobą
Niezależnie od tego jak bardzo jesteśmy zorganizowani, nawet eliminując wszystkich złodziei czasu, jak Internet czy telewizja, i wcielając w życie przedstawione wyżej lub dowolne inne z szerokiej palety narzędzia organizacji pracy, zawsze pozostanie nam tylko 24 godziny na dobę. Czas tak naprawdę przecież się nie zmienia. Jedyne, co możemy robić to zarządzać sobą, tak, aby świadomie i lepiej wykorzystywać czas, który mamy.
Zobacz także: Jak zarządzać samym sobą?
Andrzej Pańkowski