Osoby uprawnione do urlopu
Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje corocznie każdej osobie wykonującej pracę w ramach stosunku pracy, bez względu na podstawę prawną jego powstania (umowa o pracę, spółdzielcza umowa o pracę, mianowanie, powołanie, wybór). Urlop wypoczynkowy nie przysługuje zatem osobom wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, np. na umowę zlecenia lub o dzieło. W przypadku umów cywilnoprawnych prawo do dni wolnych może zostać przyznane jedynie na podstawie porozumienia stron w umowie.
Pracownicy podejmujący pracę po raz pierwszy
Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 208; dalej: k.p.). Mimo że przepisy te obowiązują od kilku lat, pracodawcom nadal sprawia sporo kłopotów ustalenie, kiedy upływa miesiąc pracy.
Należy przyjąć, że miesiąc pracy mija:
● z upływem ostatniego dnia miesiąca, jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu od pierwszego dnia danego miesiąca;
Pracownik podjął pierwszą pracę 1 kwietnia 2014 r. Okres jednego miesiąca pracy, po upływie którego pracownik nabędzie prawo do 1,66 dnia urlopu wypoczynkowego (tj. 20 x 1/12 = 1,66), minął mu w tym przypadku 30 kwietnia 2014 r.
Wątpliwości mogą powstać, gdy pierwszy dzień miesiąca kalendarzowego przypada w niedzielę lub w dzień wolny od pracy wynikający z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy. Jeśli pracownik podejmuje pracę w pierwszym dniu roboczym danego miesiąca i pozostaje w zatrudnieniu przez wszystkie dni robocze tego miesiąca, prawo do urlopu nabędzie z upływem ostatniego dnia miesiąca.
Potrącenia z wynagrodzeń za pracę
Pracownik podjął pierwszą w życiu pracę 2 maja 2014 r., czyli w pierwszym dniu roboczym tego miesiąca. Okres jednego miesiąca upłynął w tej sytuacji 31 maja 2014 r.
● z upływem dnia w następnym miesiącu kalendarzowym, który datą poprzedza dzień nawiązania stosunku pracy, jeżeli do nawiązania stosunku pracy doszło w trakcie miesiąca kalendarzowego;
Pracownik podjął pierwszą pracę 6 maja 2014 r. Z upływem 5 czerwca 2014 r. nabył on prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego.
● z upływem 30 dni, jeżeli pracownik u kolejnych pracodawców był zatrudniony krócej niż miesiąc kalendarzowy lub obrachunkowy.
Pracownik podjął pierwszą pracę 17 stycznia 2014 r. na czas określony do 31 marca 2014 r. w pełnym wymiarze czasu pracy. Następnie podjął kolejną pracę na pełny etat w tym samym roku kalendarzowym u innego pracodawcy – od 2 kwietnia 2014 r. U pierwszego pracodawcy prawo do urlopu pracownik nabył z upływem 16 lutego br. oraz z upływem 16 marca br. Praca w okresie 17–31 marca (15 dni) nie uprawniała pracownika do urlopu u poprzedniego pracodawcy. Wspomniany 15-dniowy okres zatrudnienia zostanie doliczony do okresu zatrudnienia w kolejnym zakładzie pracy. Zatem już po przepracowaniu 15 dni u kolejnego pracodawcy w 2014 r. pracownik nabył prawo do 1,66 lub 2,16 dnia urlopu (jeżeli ma prawo do wyższego wymiaru urlopu).
Bez względu na to, ile miesięcy pracownik przepracował w swoim pierwszym roku kalendarzowym pracy zawodowej, w następnym roku kalendarzowym nabywa prawo do kolejnego, pełnego wymiaru urlopu 20 lub 26 dni (gdy posiada okresy uprawniające go do wyższego wymiaru urlopu).
Pracownik podjął pierwszą pracę 16 grudnia 2013 r. Nie ma on prawa do urlopu za przepracowane dni grudnia. Natomiast od 1 stycznia 2014 r. pracownik ten nabył prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni za cały 2014 r.
W związku z brakiem ustawowej regulacji nie ma podstaw do zaokrąglenia pierwszego urlopu w górę do pełnego dnia. Zatem w pierwszym roku pracy za każdy przepracowany miesiąc pracownik nabywa prawo do 1,66 (1,66...) dnia urlopu (jeżeli posiada wymiar 20 dni urlopu) lub 2,16 (2,16...) dnia (w przypadku gdy ma prawo do wymiaru 26 dni urlopu). Pracodawca może z korzyścią dla pracownika zaokrąglić ustalony wymiar urlopu do pełnych godzin lub dni.
Pracodawca może korzystniej dla pracownika zaokrąglić dni urlopu przysługującego mu w pierwszym roku pracy.
Prawo do kolejnych urlopów
Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym. Uprawnienie do kolejnego urlopu pracownik nabywa „z góry” już 1 stycznia danego roku, pod warunkiem pozostawania w tym dniu w zatrudnieniu (art. 153 § 2 k.p.). Może się także zdarzyć, że pracownik nie zyska prawa do urlopu 1 stycznia, jeśli przebywa wtedy na urlopie bezpłatnym (w trakcie urlopu bezpłatnego „zawieszone są” prawa i obowiązki stron stosunku pracy).
Pracodawca rozwiązał w maju br. z powodu likwidacji firmy umowę o pracę z pracownikiem korzystającym od 1 stycznia 2013 r. do dnia zakończenia zatrudnienia z urlopu bezpłatnego. Pracownikowi temu nie przysługuje ekwiwalent za urlop wypoczynkowy z bieżącego roku, ponieważ w opisanej sytuacji nie nabył do niego prawa.
Upadłość pracodawcy a ekwiwalent za zaległy urlop
Urlop w informacji o warunkach zatrudnienia
Przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do informowania pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego (art. 29 § 3 pkt 3 k.p.).
Informacja o warunkach zatrudnienia powinna być podana pracownikowi na piśmie. Jeśli pracownik jest zatrudniony na okres próbny, to w informacji o warunkach zatrudnienia należy mu podać wymiar urlopu przysługującego w czasie trwania tej umowy. Gdy pracownik jest zatrudniany na podstawie bezpośrednio następujących po sobie umów o pracę, pracodawca musi – za każdym razem – podawać mu informację o warunkach zatrudnienia, nawet jeśli w informacji nic się nie zmieniło. Także w sytuacji, gdy pracownik nabędzie prawo do wyższego wymiaru urlopu, należy mu przekazać aktualną informację. Podobnie jest w przypadku zmiany wymiaru etatu albo korzystania z urlopu bezpłatnego lub innego okresu niewykonywania pracy, który ma wpływ na wymiar należnego urlopu wypoczynkowego.
Warunek poinformowania pracownika o wymiarze przysługującego mu urlopu zostanie spełniony, jeżeli pracodawca przekaże mu informację o urlopie, wskazując przepisy prawa pracy, z których wynika prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego.
Przykładowe zapisy w informacji o warunkach zatrudnienia dotyczące wymiaru urlopu
| Czas trwania umowy | Wymiar etatu | Wymiar urlopu | Przykładowy zapis |
| Cały rok kalendarzowy | pełny etat | 20 dni | art. 154 § 1 pkt 1 k.p. |
| Cały rok kalendarzowy | część etatu | 26 dni | art. 154 § 1 pkt 2 i § 2 k.p. |
| Część roku kalendarzowego | pełny etat | 20 dni | art. 154 § 1 pkt 1 k.p., obliczony proporcjonalnie zgodnie z art. 1551 k.p. |
| Część roku kalendarzowego | część etatu | 26 dni | art. 154 § 1 pkt 2 i § 2 k.p., obliczony proporcjonalnie na podstawie art. 1551 k.p. |
Pracodawca może również przekazać informację o warunkach zatrudnienia w formie opisowej, wskazując wymiar urlopu wypoczynkowego, jaki mu przysługuje. Przykładowo, pracownik zatrudniony na 1/2 etatu, który ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego i podjął pracę od 1 czerwca 2014 r., może otrzymać taką informację: „przysługuje Panu w 2014 r. 8 dni urlopu wypoczynkowego, tj. 64 godziny, za okres pracy od 1 czerwca do 31 grudnia 2014 r., a od 1 stycznia 2015 r. będzie Pan miał prawo do 13 dni urlopu wypoczynkowego (104 godzin) w każdym kolejnym roku kalendarzowym”.
Problem z podaniem informacji o warunkach zatrudnienia w zakresie urlopu wypoczynkowego często dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie umów na zastępstwo. Nie wiadomo bowiem, kiedy taka umowa się rozwiąże. Dlatego w takim przypadku należy podać wymiar urlopu proporcjonalnego, jaki przysługuje pracownikowi od dnia zawarcia umowy na zastępstwo do końca roku kalendarzowego, w którym ta umowa została zawarta.
Jak obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego?
Źródło: Serwis Prawno - Pracowniczy