Podróże służbowe pracownika dzielą się na krajowe oraz zagraniczne. Krajowe podróże służbowe mają miejsce w granicach państwa pracownika, natomiast zagraniczne – poza jego granicami. Pracownik odbywa podróż służbową w terminie i miejscu wyznaczonym wyłącznie przez pracodawcę. Zadanie musi być skonkretyzowane i nie może mieć charakteru generalnego. (wyr. SA w Poznaniu, III AUa 31/13). Zgodnie z art. 775 § 1 kodeksu pracy, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wskazane świadczenia nie będą miały jednak charakteru dodatkowego wynagrodzenia pracownika, a będą jedynie stanowić zwrot dodatkowych kosztów poniesionych przez pracownika. Sama podróż charakteryzuje się wykonywaniem pracy przez pracownika poza stałą siedzibą pracodawcy, w której świadczy pracę, zgodnie z wiążącym go stosunkiem pracy. Wobec tego będzie miała charakter czasowy (incydentalny) a nie stały. Problem z określeniem podróży służbowej pojawia się w odniesieniu do pracowników mobilnych, czyli wykonujących pracę stale poza siedzibą pracodawcy. Wówczas podróż służbową będzie oznaczała wykonywanie pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy.
Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!
Należności z tytułu podróży służbowej
Należności wynikające z poniesionych kosztów podróży służbowej określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013.167). Zgodnie z § 2 tego rozporządzenia pracownikowi przysługuje kilka świadczeń wynikających z odbytej podróży służbowej, czyli:
- diety,
- zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia odbytej podróży w terminie nie później niż w ciągu 14 dni od dnia zakończenia odbytej podróży. W takiej sytuacji pracownik powinien przedstawić pracodawcy wszystkie rachunki, faktury bądź bilety potwierdzające poniesione wydatki podczas podróży. W przypadku, gdy nie jest możliwe udokumentowanie kosztów podróży – pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o poniesionych wydatkach wraz z przyczyną braku dokumentacji.
Dieta w podróży krajowej w 2015 r.
Zgodnie z § 7 rozporządzenia z tytułu podróży krajowej pracownikowi przysługuje dieta na pokrycie powiększonych kosztów wyżywienia w wysokości 30 zł za dobę.
Sposób obliczenia diety za czas odbytej podróży służbowej
- jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
- jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
- ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Kwota diety ulega odpowiednio zmniejszeniu o zapewnione bezpłatne wyżywienie. Wówczas każdy posiłek będzie stanowił odpowiednio:
- śniadanie - 25% diety;
- obiad - 50% diety;
- kolacja - 25% diety.
Pracownikowi należy się również zwrot kosztów poniesionych na usługi hotelarskie. Wówczas pracodawca zwraca koszty potwierdzone rachunkiem w wysokości nie wyższej, niż dwudziestokrotność diety. Jeżeli pracownikowi nie został zapewniony bezpłatny nocleg oraz nie przedstawił rachunku, wówczas otrzyma ryczałt w wysokości 150% diety za każdy nocleg.
Dni wolne od pracy w 2015 roku
Dieta w podróży zagranicznej w 2015 r.
Dietę w podróży zagranicznej stanowią należności przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków. W tym wypadku wysokość diety ustalana będzie dla danego państwa docelowego (wysokości diet określone są w załączniku do rozporządzenia) i będzie obliczana w następujący sposób:
- za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
- za niepełną dobę podróży zagranicznej:
- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
- od ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
- od ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Pracownikowi, któremu zapewnia się całodzienne bezpłatne wyżywienie w czasie zagranicznej podróży służbowej, przysługuje 25% diety. Jeżeli jednak otrzymuje on należności pieniężne na pokrycie kosztów wyżywienia, nie może liczyć na otrzymanie diety. Analogicznie jak w przypadku podróży krajowych, kwota diety ulega odpowiednio zmniejszeniu o zapewnione bezpłatne wyżywienie, wówczas każdy posiłek będzie stanowić:
- śniadanie - 15% diety;
- obiad - 30% diety;
- kolacja - 30% diety.
Rozliczenie kosztów podróży służbowej dokonywane jest w takiej walucie, jak otrzymana zaliczka na odbycie podróży. Może to być zatem waluta polska bądź obca, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.