Czym jest e-faktura?
E-faktura to faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Zawiera takie same dane i posiada taką samą wartość pod względem prawnym jak faktura wystawiona w wersji papierowej, w związku z czym jest z nią równoznaczna. Wystawcy faktur elektronicznych powinni zapewnić im odpowiednią wiarygodność, tak samo jak w przypadku faktur w wersji papierowej. Oznacza to, że e-faktury powinny zawierać cechy autentyczności ich pochodzenia, integralności oraz czytelności. Wysyłanie faktur w postaci pliku PDF również jest e-fakturą. Plik jednak musi być zabezpieczony przed zmianami.
Ustawodawca przekonuje przedsiębiorców do korzystania z faktur elektronicznych poprzez wprowadzenie zmian zachęcających do ich korzystania.
Na początku 2013 roku zmieniono przepisy dotyczące odbioru faktur w formie elektronicznej. Zniesiono m.in. obowiązek wyrażenia formalnej zgody przez odbiorców na przesyłanie takich faktur, tym samym pozostawiając tę kwestię do umownego określenia przez strony. Ściślej rzecz ujmując, wystarczy ustna zgoda na otrzymywanie dokumentu w formie elektronicznej oraz opłacenie pierwszej otrzymanej tym sposobem faktury przez Klienta. Również w 2013 roku zlikwidowano obowiązek podpisywania faktur bezpiecznym podpisem kwalifikowanym, czyli tzw. podpisem elektronicznym.
Korzyści z e-fakur
Drukowanie e-faktur jest zbędne. Przepisy ustawy o VAT pozwalają nie tylko wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej, ale również w tej samej formie je przechowywać. Faktury mają być tak uporządkowane, aby można było łatwo je odszukać.
Zobacz serwis: Jak założyć firmę?
Korzystanie z e-faktur niesie za sobą szereg udogodnień dla podmiotów korzystających z tej formy regulowania rachunków. Po pierwsze, oznacza ono zdecydowane skrócenie czasu oczekiwania na dokument, który zostaje nam przekazany już w dniu jego wystawienia.
Po drugie, usługobiorcy mają możliwość określenia, w jaki sposób chcą być informowani o fakturach, np. otrzymując wiadomość e-mail, logując się na portal usługodawcy lub otrzymując powiadomienie sms na swój telefon. Na portalach usługodawcy archiwizowane są również wszystkie nasze rachunki, jak również przebieg dotychczas realizowanych płatności, do których za pomocą sieci klienci mają dostęp 24 godziny na dobę. Podkreślenia wymaga również fakt, że e-faktury to dokumenty w pełni bezpieczne, chronione hasłem jak również protokołem SSL. Korzystając z e-faktur dbamy o środowisko, a takie rozwiązanie pozwala zminimalizować zużycie papieru i zapobiega zbędnej wycince drzew. Zdarza się, że przedsiębiorcy zachęcają nas do korzystania z faktur elektronicznych, oferując ulgi lub obniżenie płatności klientom, którzy się na to zdecydują.
Popularność e-faktur
Polacy coraz częściej sięgają po e-faktury, jednak wciąż nam daleko do innych krajów europejskich. Jak wynika z badań prowadzonych na zlecenie Konfederacji Lewiatan, z e-faktur częściej korzystają klienci indywidualni niż przedsiębiorcy. Zwolennicy korzystania z elektronicznych faktur cenią sobie przede wszystkim wygodę takiego rozwiązania. Przedsiębiorcy brak dotychczasowego wdrożenia elektronicznych faktur tłumaczą kwestiami związanymi z bezpieczeństwem danych oraz przyzwyczajeniem do faktur papierowych.
Do korzystania z e-faktur zachęca nas Unia Europejska. Zgodnie z jej wytycznymi do 2020 roku faktury elektroniczne mają być głównym sposobem fakturowania na terenie wspólnoty.
Agnieszka Łokas / Kancelaria Doradztwa Biznesowego Tobolewcy