Przepisy podatkowe w sposób dokładny precyzują, które dokumenty przedsiębiorca jest obowiązany przechowywać. Oto najważniejsze z nich:
- Księga Przychodów i Rozchodów - stanowi podstawę do wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy. Należy regularnie ją drukować - do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni;
- Faktury sprzedażowe i kosztowe - z początkiem 2014 roku wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek wystawiać faktury;
- Potwierdzenia zapłaty - w niektórych sytuacjach do prawidłowego udokumentowania poniesione wydatku wystarczy np. potwierdzenie przelewu (wyciąg bankowy) czy paragony;
- Dokumenty związane z rejestrowaniem operacji za pomocą kasy fiskalnej - np. raport z kasy fiskalnej;
- Deklaracje i rejestry VAT - obowiązkiem płatnika VAT jest sporządzania, przechowywanie oraz przesyłanie deklaracji związanych z podatkiem VAT;
- Ewidencje środków trwałych oraz wyposażenia;
Porozmawiaj o tym na naszym FORUM!
Polecamy: Nowe obowiązki dla prowadzących księgę przychodów i rozchodów
Przechowywanie dokumentów fiskalnych - jak długo?
Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży za pomocą kas zobowiązani są do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jest to termin przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przykładowo dokumenty, które posłużyły do wypełnienia zeznania PIT za 2014 rok, należy przechowywać do końca 2019 roku.
Przechowywanie dokumentów fiskalnych - gdzie?
W odniesieniu do kas stacjonarnych podatnicy są obowiązani do przechowywania książki kas, a także programów do ich obsługiwania w miejscu ich użytkowania. Co do zasady jest nim siedziba firmy. Przepisy jednak dopuszczają możliwość archiwizowania dokumentów księgowych poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane jednostce świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów np. biuru rachunkowemu bądź firmie zajmującej się archiwizowaniem dokumentów.
Rozliczenie VAT przy odwrotnym obciążeniu w praktyce
Przechowywane dokumenty należy przede wszystkim zabezpieczyć przed uszkodzeniem lub całkowity zniszczeniem. Dodatkowo trzeba chronić je przed nieupoważnionym rozpowszechnieniem. Najlepszym sposobem na archiwizację jest podział dokumentów na poszczególne okresy rozliczeniowe, aby w łatwy i szybki sposób można je było odnaleźć w razie kontroli.
Przepisy nie poruszają kwestii postępowania z dokumentami po upływie 5-letniego okresu przechowywania. Co do zasady przedsiębiorca może podjąć decyzję o likwidacji dokumentacji oraz sposobie jej zniszczenia. Jednakże wraz z rozpoczęciem procesu likwidacji należy sporządzić odpowiedni protokół zawierający szczegółowy opis niszczonych dokumentów wraz z podpisem osób odpowiedzialnych za ich zniszczenie.