Korzystanie ze skrzynki pocztowej pozwala na prostą wymianę wiadomości. Jeżeli chcemy, aby była ona również dynamiczna możemy korzystać z funkcji udostępnianych przez programy do obsługi poczty.
Szybka komunikacja
Łatwe i szybkie wyszukiwanie informacji pozwala na zwiększenie wydajności nawet kilkakrotnie, dlatego warto skorzystać z opcji ustawiania i przeszukiwania folderów. Tworząc zbiór plików i przypisując im określoną nazwę możemy wyodrębnić istotne informacje i zgromadzić je w jednym miejscu. Dzięki temu nie tracimy czasu na ich ponowne wyszukiwanie, a dostęp do nich czynimy łatwiejszym i bardziej przejrzystym.
Dla bezzwłocznego wysyłania wiadomości możemy skorzystać z funkcji podziału adresatów na grupy, do których mogą być przypisane określone nazwy. Tworzenie takich zespołów skutkuje brakiem konieczności ponownego ręcznego wyboru wielu adresatów oraz pozwala to zaoszczędzić czas poświęcany na poszukiwanie potrzebnych adresów.
Polecamy: Uprzejmość w mailach
U podstaw dobrze zorganizowanej komunikacji ze współpracownikami może również być korzystanie z funkcji otwierania programu do obsługi poczty bezpośrednio z wiersza poleceń. Czyni się to przez wpisanie w nim zwrotu „mailto: przykładowy@adres.com”, gdzie w miejsce przykładowego adresu podstawiamy ten, pod który chcemy wysłać wiadomość.
Duża wydajność
Z punktu widzenia wydajnej obsługi wysyłanej korespondencji przydatny może być program, który łączy pocztę e-mail, kalendarz, kontakty z innych źródeł oraz aplikacje do tworzenia dokumentów i prezentacji. Dzięki temu przygotowane pliki mogą zostać wysłane bezpośrednio do nadawcy bez potrzeby załączania ich do wiadomości.
Dodatkowym ułatwieniem jest możliwość skorzystania z opcji przewidzianych przez programy pisane w celu rozsyłania korespondencji seryjnej. Wskazując jedynie adresatów wiadomości powodujemy, że dociera do nich e-mail o takiej samej treści jak do pozostałego grona osób. Stosowanie tej techniki jest skuteczne w odniesieniu do wiadomości wysyłanych przez nadawcę do wielu osób. Uwalnia go ona wielokrotnego od jej redagowania.
Polecamy: Sposoby tłumaczenia korespondencji obcojęzycznej
Funkcją uzupełniającą dotychczas wymienione jest tworzenie wzorów elektronicznych. Polegają one na napisaniu w treści wiadomości podstawowych zwrotów cechujących się stopniem powtarzalności. W zależności od skomplikowania komunikacji możliwe jest kreowanie wzorów o zróżnicowanym stopniu objętości i zawierających zróżnicowane elementy.